国有大型石油企业ECM平台建设探悉

摘 要：针对大型国有石油企业走向全球化过程中所面临的业务文档管理落后、利用率低、共享困难等问题，通过对国内外相关工作现状的研究与分析，结合国有石油企业实际，给出一种ECM平台建设的方法和思路。重点是为解决业务文档中非结构化信息的管理与使用，从而提升企业级文档管理信息化水平，为更好地服务海外业务、服务全球客户提供一定的借鉴与思考。

关键词：业务文档；ECM平台；信息资源；国有大型石油企业

中图分类号：F270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）12-0039-02

引言

随着经济全球化的发展，中国大型石油企业迅速走向海外。据统计，中国石油企业海外事业已遍布非洲、中东、南美、亚太及中亚—俄罗斯等五大地区[1]。为了应对经济全球化所带来的激烈竞争，中国石油企业应借鉴企业全球化管理的先进经验，在引入实施先进管理体系的同时，需要不断推动企业内容管理（Enterprise Content Management，简称ECM）平台的建设。目前，大型国有石油企业存储的海量信息中，80%多的信息是非结构化信息（即本文所指的“内容-Content”），包括纸质文件、电子文档、项目往来邮件、传真、报告、表格、图片、音频和视频文件等。有序地存储、管理并挖掘国有大型石油企业非结构化信息即企业内容，给出相应的ECM平台建设思路，充分地发挥ECM信息的利用价值是国有大型石油企业提高竞争力和生产力的主要手段。

一、相关工作与现状分析

目前，国内外各大企业在整个信息资产管理方面的成效还是比较显著的，但是，作为信息资产重要组成部分的非结构化信息的管理仍然不足。究其根源，一方面是由于信息增长巨大，海量信息的存储和处理比较困难；另一方面是因为大量的、非结构化信息的管理比较分散，共享困难，开发使用率低。据IBM相关数据统计，全球来自交易中的信息每年增长的速度在60%以上，而其他各种相关信息的每年增长率已达到90%以上[2]。

目前，中国大型石油企业面临的竞争方式已从单一的企业外延（如并购、兼并，扩大投资等）向企业的外延与内涵（如SAP、ECM的建设和使用）相结合转移。当前，国有大型石油企业已经投入巨资大力发展了IT应用，初步建成了各自统一的数字油田管理系统和企业内部信息传递管理系统，建设且实施了ISO9001、ISO14001、全面预算管理、全面风险管理、ERP等管理体系，并经过多年的运行积累，存储了海量的信息资源。但是，这些海量的信息资源管理分散、共享困难，形成彼此隔离的信息孤岛。科学管理和合理开发企业内的海量信息资源尤其是大量的、非结构化数据信息，已成为国有大型石油企业面临的巨大挑战之一。

一些IT厂商针对企业非结构化数据信息管理问题纷纷推出了相关解决方案，有名的有IBM推出的ECM解决方案[2]。该方案将企业内容（即企业非结构化信息）应用于具体的业务系统中来发挥其内容的价值。

国内研究将ECM建设划分为三个阶段 [3～4]：第一个阶段是以物理介质的方式进行管理，其问题是管理成本随着时间和量的增加将成几何级数增加，利用率很低；第二个阶段是数字化管理阶段，比如缩微系统，可长期保存信息资产，可部分查询，但无法和业务系统集成，无法集中管理；第三个阶段是使用数字化信息资产来改善整个企业的业务处理流程，使得所有信息的流转实现数字化，不仅能节省大量的费用，同时也极大地提高了工作效率和工作质量。

二、面向业务文档管理的ECM平台建设

（一）建设意义

1.有利于推动业务文档的信息化和数据的集中处理。在石油企业全球化、电子化的趋势下，信息技术手段已成为石油企业新的业务增长点。通过对业务文档的高速扫描、归档索引、光盘存储、集中保管、网络查询和权限控制，才能逐步实现业务文档的信息化，适应现代企业的管理需求，快捷、准确、高效地为研究和决策提供信息支撑，增强国有大型石油企业的国际竞争力。

2.有利于提高企业人员的工作效率和业务资源的共享。ECM平台是将企业开展业务活动而生成、接收和维护的具有凭证价值和查考价值的信息（如外文电传、工作往来邮件真、单据、报表等）进行高效和系统控制的管理平台，其主要管理活动包括信息的形成、接收、维护、利用及处置，以及捕获并保存业务活动及事务处理的证据和信息的过程。采用ECM平台后，不仅可以替代原有低效的纸质资料的流转，降低人力劳动强度，还可以将业务资料存储、保管、查询与使用过程的效率大大提升。另外，可制定管理措施和机制，实现在一定范围内的管理部门、业务部门的人员查询访问企业的业务档案，实现跨企业部门、跨地域，甚至跨时区的资源的综合利用。

3.有利于提高业务文档安全性，降低企业运行成本。通过企业业务文档的电子化存储与管理，能实现电子资料与文档实物的异地存储，既安全又方便，为业务文档提供了可长期保存的备份，又能避免文档实物的大量积压，解决纸质文档使用不便的问题，提高了企业信息处理能力，改善原有文档保管模式。通过ECM平台建设，还能大量减少文档保管人员数量及工作量，降低企业人力资源需求及成本，而每天减少的打印数量、缩减的文档实物存放空间、降低的复印设备损耗和复印纸等，都利于企业运行成本的降低。

（二）建设原则

总结国内外用户建设电子文件管理系统的经验，企业ECM平台建设应遵循以下原则：

1.注重配合国有大型石油企业其他业务系统的建设。

2.注重体系架构设计与优化，减少企业维护、改造、重建的实施成本与技术难度；体系架构要符合集中管理、分布存储、统一稳固的需求，又要满足先进、开放、合理的理念。

3.建立能满足不同内容格式及种类需求的平台，让企业这些内容信息真正“活”起来，建立起真正意义上的企业级ECM平台。

（三）建设要点

1.把准ECM平台管理的范畴。按照世界上发达国家和地区通常做法，可以划作三类[4]：一类是业务系统平台，即生成或管理业务活动数据的自动化系统，旨在为各级业务之间开展交往提供便利，这类系统更注重业务流程、版本控制等，对文件信息固化后的管理不是它的关注重点；第二类是电子文件管理系统（Electronic Records Management System，ERMS），主要针对电子文件的捕获、识别、分类、保存、使用和处置进行有效和系统的管理活动，其关注的重点是电子文件的半现行阶段，也包含该阶段与现行阶段、非现行阶段的衔接过程；第三类就是数字档案馆系统（Digital Archives，DA），主要致力于解决数字档案信息并具备保管数字化档案的功能。根据一般大型石油企业的情况（基于笔者的经验，本文所研究和探索的ECM平台，偏重于上述ERMS和DA系统的组合是比较好的解决方案），具体可涵盖：（1）文档管理；（2）网络内容管理；（3）电子归档文件管理；（4）文档捕获和影像管理；（5）基于文档的业务驱动和合作管理；（6）工作流管理。

2.掌握ECM平台管理的重点内容。行业中把由传统关系数据库管理系统处理的数据信息称为结构化数据或结构化信息，而把包括纸质文件、电子文档、传真、报告、表格、图片、音频和视频文件等在内的信息称为非结构化数据或内容（Content） [2] 。通过对国有大型石油企业业务文档的梳理，笔者认为ECM平台所管理的内容应包括（但不局限于）：使用纸张的信件和申请表格、电子邮件和传真；计算机产生的结算单、货物清单和报表；电子数据表格、演示文稿和文字处理文档；各种多媒体记录，如项目业务（客户服务）往来电话的数字音频记录或公司培训视频资料等。通过明确ECM平台管理的重点内容，将对整个石油企业的内容进行统一集中的管理和再利用，并且和其他业务系统能够进行紧密集成，从而节省运营成本，提高工作效率、服务质量和企业竞争力。

3.明确ECM平台建设模式/流程。（1）管理内容的归集存储。如使用摄像机或数码相机将业务文档拍摄录入或高速扫描仪进行扫描录入，归集后的电子文档使用磁盘阵列、光盘库代替纸质载体进行电子化存储。（2）电子影像归档查询。如对归集存储的扫描影像、文档、E-mail、报告、音频、视频和 Web 内容等各种形式的海量内容信息进行管理和整合，应能够随需应变地提供信息。（3）企业级信息搜索。企业级信息不仅包括数据库中业务交易信息、客户信息等结构化数据，而且还有大量产品资料、服务记录、往来邮件、事件处理说明、规章制度手册、工作记录报告等非结构化的文本信息内容；也就是说大量的企业内容信息保存在文件服务器、邮件系统、网站的网页、内容管理服务器等系统中，格式可能是文本、XML、Word文档、PDF及PPT文件等；对企业此类信息的搜索不同于互联网的简单信息搜索，在企业内部实现此类信息的搜索具有更大的复杂性；这种复杂性主要体现在此类信息分布的多样性、信息访问控制的安全性以及与业务应用系统的集成等多个方面。如何从企业纷繁复杂的信息资源中，找到用户所需要的内容是ECM平台建设流程中最为关键的一步，也是为企业提供更大效益、提高企业全球竞争力的关键一环。

结束语

本文主要针对国有大型石油企业的ECM平台建设问题进行深入的探讨。目前，针对ECM平台建设问题首先要做的是企业内容的电子化存储管理，然后才是针对存储的电子文件开展管理活动；做到电子化存储管理比较容易，难在要满足各业务部门对电子文件的内容管理和对电子文件的灵活使用。在这一方面，业界都是依靠ERMS系统建设并重点探索其功能需求规范来主导的，而中国在这方面才刚起步，因此，希望通过本文的研究和探索，为中国大型企业开展此类平台建设和应用提供借鉴。

参考文献：

[1] 郭鹏，晏飞.构建国际油气合作商务评价体系[J].国际经济合作，2011，（3）.

[2] http：///developerworks/cn/data /[Z].

[3] 彭开怀.内容管理三级跳[J].软件工程师，2003，（1）.

[4] 钱毅.电子文件管理系统功能需求规范定位研究[J].北京档案，2011，（4）.[责任编辑 刘娇娇]