高校档案室勤工助学的探索

为适应当前教育教学需要，高校档案室增加了服务内容，改进了服务方式，提升了自身形象。但同时也产生了一些新的矛盾和问题，其中档案查阅量增加和人员紧张是目前最为突出的问题。各高校针对此问题采取了各种措施。实践证明用聘请大学生参加档案室工作的方式来缓解这一矛盾，是一个行之有效的办法。我院档案室在达标过程中，学生为我们录入了大量的数据；在档案室常规工作中，勤工俭学同学也协助我们做一些基础性工作，为我们腾出时间做年鉴、资料汇编等编研创造条件。

一、高校学生参加档案室勤工助学的原因分析

高校档案室通常由学院办公室或图书馆分管。由于种种原因，档案室的编制和人手显得非常紧张，为了缓解档案室人手不足的压力，选择让大学生参加档案室勤工助学不失为一个较好的措施，实现档案室及大学生双赢，其原因有二：

1.勤工助学有利于培养学生的综合素质，推动档案工作顺利开展。高校的主要任务是培养人和教育人，高校勤工助学不仅是缓解困难学生经济压力的有力措施，还是大学生参与学校管理，了解学生动态的有效途径。学生通过勤工助学这一实践课堂的磨练，有利于提高道德修养，促进心理健康，拓展知识领域，提高综合素质，培育实践能力，创建和谐校园等。大学生参与我们档案室工作，这也为高校档案室更好地发挥管理育人和服务育人职能开辟了一条新途径。翻开高校档案，高校都有自己的光荣历史和辉煌历程。高校档案所记录的这一页页历史，正是生动的爱国光荣校史，是对学生进行爱国主义教育的好教材。充分利用档案资源，介绍学校悠久的历史、灿烂的文化和优秀人才，让其对学校、对大学生活有一种热爱和珍惜。因为从学校档案挖掘出来的信息对大学生来说，这些都是发生在自己就读学校，易懂易接受，并非假大空，尤其是校友系友的先进事迹，优秀成果更是令学生敬佩不已，他们的业绩皆为后生学子的榜样，他们的档案均是经验之谈，是宝贵的财富。他们从档案中受到的教育更为深刻。

我院档案室勤工助学的同学，通过勤工助学补贴部分生活费，不仅一定程度上缓解了经济压力，更重要的是从回母校查阅档案的校友身上看到了他们闪光的地方：从一名基层教师成长为区骨干、市级骨干。如我校92届中文系毕业生王君，重庆市中学语文特级教师，全国中语优秀教师，全国中语教改新星，堪称中国教育界的一朵奇葩。我院作为师范院校，她的先进事迹不能不说对我们在校大学生是一种鼓励和鞭策。从专科生通过努力成为硕士生、博士生也不乏其人，他们生动的例子催人奋进。

2.为档案室注入青春活力，促进档案室工作效率的提高。由于诸多因素，高校档案员组成复杂，年龄相对较大。他们工作经验丰富，但缺乏活力，档案室气氛太过沉闷，大学生有朝气，富有热情，他们的到来为档案室带来了青春活力，在一定程度上能带动其他馆员的情绪。大学生的参与，给我们档案室带来了欢声笑语，工作环境相对愉悦。

高校档案工作需要建立档案网络服务平台，在我们档案人手紧张并且实力有限的情况下，勤工助学的学生是我们很好的力量源泉。勤工助学学生专业覆盖面广，有一定的计算机知识和外语水平，是对档案室信息技术力量的很好补充。我院计算机专业的同学，他们对计算机非常熟悉，有他们的参与，我们对档案管理软件的应用得心应手；有外语系同学的参与，出国留学毕业生的学籍卡、英语翻译我们就迎刃而解。可见大学生参与我们档案室工作非常必要。

二、当前高校学生参加档案室勤工助学存在的问题

1.对高校档案室勤工助学的认识不足。有些老师对档案室认识有误区，认为档案室涉及机密，谈档案色变，档案库房“闲人莫进”四个字高高挂起，不能让学生插手，让他们接触档案就会泄露机密，因此他们觉得档案室不适合大学生参与勤工助学，即使有勤工助学岗位，大家也认为让大学生参加档案室勤工助学就是让他们来帮忙，做工作，不能够接触档案，尤其是文书档案。此外，对学生的要求不高，没有真正培养他们的档案意识和管理意识，或者依赖于大学生，一些本属于自己分内的工作，却等学生来做，少数馆员的依赖性导致服务意识弱化。档案室安排学生主要是根据工作需要，如进行计算机录入，整理档案等工作，是老师力量的补充和工作的协助者。

2.对大学生的岗前培训不重视。大学生由于学业或社会活动的增多，他们勤工助学流动较大，或许刚熟悉档案室工作，又由于自己的发展需要，离开了档案室，档案员一看自己辛辛苦苦培训的同学就这样匆忙离去，觉得培训很浪费，所以会淡化岗前培训。而事实上档案工作操作性及原则性强，要求规范，如果没有必要的基础知识和纪律要求，大学生对所要从事的档案工作并不清楚，所以很难参与到管理工作中去。常常是档案室的老师忙得加班加点，学生却无从帮忙。出现了虽有学生却不能有效利用的现象，同时也加深了认识上的误区，也就是说只能让学生做一些简单的工作。

三、高校档案室勤工助学的优化管理

一旦高校档案室选择了勤工助学作为力量补充，就需要充分发挥大学生作用，做好高校档案室勤工助学管理工作。我认为应该从以下几个方面进行：

1.提高对档案室勤工助学工作的认识。我们要大力宣传，让档案室老师接受勤工助学这件事情，解放思想。有正确的指导思想，才能认真看待此项工作。大学生参与档案工作都是在我们老师的指导下完成的，因此我们档案员要从思想上认识勤工助学意义重大，不断拓展勤工助学工作的内涵，尽快形成一套行之有效的勤工助学工作的运行机制和管理制度，从而使档案室勤工助学活动有章可循，使学生的正当权益受到保护，使档案室勤工助学管理工作走上规范化的轨道。档案室工作人员既不能将自己份内的事统统推给学生，使学生觉得自己不被尊重而产生厌烦情绪，也不能因为学生经济困难而偏袒他们工作中的失误。要时刻关注他们的心理健康，塑造他们成长的良好环境。

2.择优聘用，加强“进口关”的把握。在我们选择勤工助学同学参与档案室工作时，一定要严格把握“进口关”，这是档案工作的性质决定的，它需要责任心强、认真细致、思想素质过硬的学生参与。档案室应主动与各院系辅导员、班主任联系，挑选责任心强、思想素质高的同学，这样的同学参与档案室勤工助学才可靠，才与档案室的保密制度相匹配，做到“不该看的绝对不看，不该说的绝对不说”。另外，还应对他们进行岗前教育培训，从心理和思想上帮助他们解除压力，正确看待生活中的困难，树立战胜困难的信心和勇气，增强劳动光荣的意识，树立正确的人生观和价值观。

3.加强对勤工助学学生的过程管理。在档案室确定勤工助学人选后，对他们进行岗前培训，介绍档案工作的特点和流程，清楚自己的职责和责任，同时加强对他们思想教育，遵守档案纪律，保证勤工助学的顺利开展。并对他们合理安排工作，最大限度发挥学生的作用。由于受到课程的限制，所以安排工作要考虑工作能力、学习专业等因素进行合理搭配，尽量兼顾不同专业和年级的同学，这样才能保证我们档案室每天都有足够人手，保证工作的顺利开展，对他们的出勤和工作能力做好详细登记，既是核定他们薪酬的主要依据，也是与他们所在院系反馈信息的依据。这种记载是我们档案室规范管理，明确责任的需要，也能最大限度地调动学生的工作积极性，发挥他们的聪明才智和作用的需要。

高校档案室勤工助学，不仅为大学生提供了参与社会实践的舞台，锻炼了大学生的综合能力，减轻了一些大学生的家庭负担，更重要的是增强了大学生的责任心和荣誉感。只要我们加强对勤工助学学生的培训和管理，他们就能为档案室注入新的活力，从而促进档案工作的开展。