论采购与付款业务内部会计控制

摘要：建立现代企业刺度。加强科学管理，建立和健全内部会计控制制度，建立适应社会主义市场经济条件下企业自主经营、自我约束、自负盈亏、自我发展的运行机制，已经越来越显示出其重要性和必要性。内部会计控制是现代企业必不可少的一种有效管理手段。内部控制简单地说，是指为了保护财产物资的安全、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性所实施的有关控制活动。根据企业的内部会计控制，加强采购与竹款内部会计控制，是企业生产经营中五大循环的重中之重。对降低企业采购成本，防范不法行为，规避经营风险，提高经济效益有着深远的意义。因此针对企业采购与付款业务内部会计控制提出相应的论证。

关键词：付款控制；货款结算；订购

中图分类号：F23　文献标识码：A　文章编号：1672-3198(2009)14-0237-02

1　采购与付款内部会计控制的目标

采购与付款业务是指企业支付货币，取得物品或劳务的过程。是企业生产经营管理中的一个主要环节。企业应实施采购与付款业务内部控制，对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序；健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统，加强请购、采购、验收、付款关键点的控制；实施采购决策环节的相互制约和监督机制。通过有效地控制，达到预定目标。

2　采购与付款业务流程与内部会计控制要点

2.1　采购与付款程序

完整的采购与付款程序涉及五个环节；业务流程如下图所示。

2.2　采购与付款业务内部会计控制常见错弊

盲目采购、收受回扣、虚开发票、验收不严、违规结算。

2.3　内部会计控制要点

2.3.1　请购(制定采购计划)

(1)单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目。具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

(2)单位应当建立采购申请制度。依据购置物品或劳务等类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程度。

(3)单位应当建立严格的请购审批制度。①企业采购的动因源于内部各个部门对各项货物(商品)或服务的需求，同时对某些商品还要考虑适当的储存，因此为避免盲目采购，企业有必要制定采购计划，而且应建立在企业采购预算基础上，并进行合理授权。②对原材料、零配件、商品和其他物资等所需物品，所需部门可根据预算正确填写请购单，由本部门授权人审批。对于不符合规定的采购申请，审批人应当要求采购人员调整内容或拒绝批准。请购单一式四份，注明请购部门。请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。经审批的请购单送交采购部门。对于重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。对于临时需要的物品，很难列入预算，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经仓储部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，请购单须经使用部门主管审批，并经财务部门资金预算授权人签字后，交采购部门办理采购。对于紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。

2.3.2　订购与签订购货合同

无论何种需要的请购。采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定：应订购多少‘向谁发出订货单；什么时候发出订货单。

(1)订购数量的控制。

(2)向哪一家发出订货单。

(3)何时发出订货单。

在上述三方面的决定做出之后。将请购单一联退请购部门，以示答复；一联退仓库准备验货；一联退财务部门筹备资金；一联采购部门作为签订购销合同的依据。采购部门根据签批后的请购单，应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同，在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交贷方式、折扣条件、售后服务等内容，作为供销双方共同遵守的契约，对采购合同必须按照采购权限规定，由各级授权人进行审核，审核同意后，才能加盖合同专用章。在订贷单向供应商发出之前。还必须由专人核查，订货单是否授权审批，以及是否有经批准的请购单作为支持凭证，确保订货单的有效性，采购合同一般一式四份，一份交供货商请求发货。一份由采购部门专人保管，负责合同的执行。一份交会计部门以监督合同的执行。一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。

2.3.3　货物验收

货物抵达或接受劳务后。应对照订单或购货合同进行验收，由独立的验收部门或人员对货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行核实，并出具验收的证明资料，为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制是有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也要控制存货的管理工作。

2.3.4　货款结算与什款控制

(1)单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

(2)单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账欺和定金的管理。

(3)单位应当加强应付账款和应付票据的管理。由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

(4)单位应当建立退货管理制度。对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货货款。

(5)单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。

2.3.5　会计记录

以上每个环节。会计人员应作必要的记录。

3　强化采购与付款内部会计控制的措施

3.1　规范采购付款业务授权批准制度

(1)企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权。

(2)企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购。

(3)采购合同的签订需经有关授权人员审批。

(4)采购款项的支付应经有关授权人员审批。

3.2　分离不相窖的岗位与职责

企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容岗位基本有。

(1)请购与审批。由生产、销售、仓库及其他职能部门根据其需求提出，经分管采购工作的负责人进行审批，审批人不能超越权限审批，由采购部门组织采购。

(2)询价与确定供应商。采购部门和使用部门共同参与询价程序并确定供应商，不能由采购部门单独完成。

(3)采购合同的订立与审计。由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计。

(4)采购与验收。采购部门不能进行货物验收，验收工作由专职人员或质检人员进行。

(5)采购、验收与相关会计记录。商品的采购、储存保管人员不能担任会计记录工作，以减少误记的可能。

(6)付款审批与付款执行，付款的审核人与付款的执行人职务应相分离，记录应付账款的会计人员不能同时担任付款职务(出纳职务)，例如：支票的签字和应付账款的记账应相互独立。

3.3　订货报价控制制度

(1)定期审查供应商的基本资料，为企业采购决策提供可靠信息。

(2)对所有潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。

(3)对于一般和重要物品或劳务采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系。综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。

(4)对一些特殊或重大的采购项目应获取一些有竞争性的书面报价单。

(5)向供应商取得采购价、运费、运输工具折扣、折让、支付条款及税率等资料。

(6)就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。

(7)选取某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表以及不选取竞争性报价供应商的理由。

(8)当协商的价格、质量、付款期订单范围发生变化时，对变化的订单应及时予以审批，授权执行。

3.4　充分的凭证和记录制度

为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以采购，申请、经济合同、验收、入库单和结算凭证为载体的控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录，并且还要签字盖章，做到账证、账账、账表、账实相符，并且检查全部有编号签字的凭证与记录是否按标准化程序要求处理，这是保证完整性的重要控制措施，可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可根据完整性检查是否存在舞弊现象。

3.5　加强会计监督机制

(1)建立内部稽核制度。设置专职兼职稽核员，负责采购与付款业务的凭证、账簿、报表、合同、预算等的稽查，以及账证、账账、账表、账实之间的核对，保证正确相符。及时发现已经发生但尚未造成影响或损失的错误和舞弊，发挥内部控制的预警作用。

(2)切实落实监督检查制度。单位应当对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。单位监督检查机构或人员应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全。各项规定是否得到有效执行，采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括。

①采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象，

②采购与付款业务授权批准制度的执行情况，重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

③应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账敖和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

④有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。