采购流程管理范文

时间:2023-09-05 11:01:23

采购流程管理

采购流程管理范文第1篇

(一)强化日常监管提高物资使用效益

当高校物资购入后是物资管理部门工作的开始,物资管理部门要全力克服重采购、轻管理的情况,着重开展高校物资的日常管理。首先要对购入的物资建立起整套体系的入库手续,对相关仪器设备的编号、使用年限、购入时间等相关数据资料进行记录与保存。对大仪仪器、办公设备、材料等物资进行科学合理的保管;对各项仪器与设备进行实时的跟踪调查,第一时间掌握设备的使用情况、使用频率等具体情况;定期对物资开展盘点,给下一次物资采购方案提供参考信息。物资管理部门还应该设立专业的技术人员,负责所有仪器设备的维护与保养。在环境与条件允许的情况下对设备与仪器进行开发、改造等。

(二)建立高校物资管理机构

目前高校物资管理工作十分琐碎、制度不完善是导致物资管理混乱的主要原因之一。因此高校建立专门的物资管理部门是十分有必要的。建立高校物资管理机构,设定规范的物资管理制度,全面发挥高校物资管理的职责。高校可以根据自己实际情况来建立能够保证物资管理工作正常进行的专业机构。在主管领导的带领下一同组织协调工作。物资管理机构可以分为财务部门、设备管理部门等,财务部门负责价值管理、设备管理部门负责物资管理与核对。管理机构要设立明确规范的管理制度,以做到科学管理,有效管理。

(三)统一物资信息强化核对检查

在现代化社会中高校物资管理部门应该利用计算机来开展日常管理工作,以便全面、详细的记录、存储物资信息,以形成物资管理部门与财务部门一对一的管理模式以及物资管理部门与物资使用部门一对多的物资管理模式。高校物资管理部门不仅仅是物资的存储部门,同时也是物资的详细信息中心,其占据了物资账单核对的主导地位。高校物资管理部门要根据日常物资管理的时机需求定期的、有目标的开展物资核对。

二、采购流程管理控制

(一)制定采购预算以及采购计划

高校在进行物资采购的过程中只有控制好采购成本,才能够实现节约成本,获得更高的绩效。进行采购预算工作,就是对高校内部工作展开资源配置。预算是一种控制机制,能够起到控制实际采购成本的作用。制定采购预算是对物资采购成本的预测,是整个采购的理性规划。预算不仅能够对物资采购展开合理的配置,并且建立了一个标准,从而可以对采购实施过程中的资金使用情况展开随时的检测,从而确保采购的顺利进行。有了采购预算,就可以提高采购资金的使用效率,有效的控制采购资金,从而达到控制采购成本的目的。

(二)处理好采购与相关业务的关系

采购部门与物资管理部门之间存在密切的关系,主要表现为采购的物品存放在何处、怎样存放、如何保养、合理调拨,何时报废等问题。采购部门与财务部门主要的关系则表现为财务部门在什么情况下给予采购物资人员采购经费、何时给供应商结款等等。采购部门在与其他部门协调过程中,会出现各种偏差,这时就需要双方相互协调,在一定的情况下还应当请求高校领导层集体研究解决。

(三)采购体系管理

采购体系管理是从文件制定和有关的管理架构组成的文件体系。文件体系中包括采购策略、计划、目标、以及有关的制定等。

(四)建立采购流程管理系统

在信息化社会中利用计算机软件来优化采购流程是十分科学的选择。基于BPR核心思想与电子化采购方式就可以对高校采购过程进行优化。从提交采购需求信息、采购审批、供应商管理到网络竞价、选择供应商、合同签订、送货跟踪、验收、电子支付等一系列流程都可以利用BPR采购流程管理系统来进行最优控制。

三、结束语

高校对物资管理以及采购流程管理控制十分关键,直接关系到高校物资使用与教学科研工作。高校想要获得正常的发展,就应当对物资管理与采购流程管理展开严格的控制。高校物资管理与采购流程管理控制是一项利益相关密切、时间周期较长、矛盾较为集中的工作,通过对物资管理与采购流管理控制必将进一步提升物资管理与采购工作效率,给高校教学科研工作的顺利进行提供有力的保障。

采购流程管理范文第2篇

采购成本构成具有多样性和动态性的特征,影响采购成本的主要因素有: 采购价格因素,这是企业成本和费用的主要组成部分,是采购成本高低的决定因素; 采购数量因素,经济批量的采购方式是影响采购成本的重要因素;物品市场信息因素,在全球经济和网络经济时代,及时全面准确地掌握分析物品市场信息, 是影响采购成本的关键因素; 物品的运送方式因素以最短的里程,最低的费用和最短的时间及时准确安全经济地完成物品在空间的转移是影响采购成本的重要因素; 采购策略因素,在广阔的全球经济中,激烈的市场竞争条件下,具有预见性和灵活机动的采购策略是影响采购成本的重要因素。

企业物资的采购成本管理与控制的主要策略

一、确立企业物资市场采购的基本目标

采购物资的品种、规格、质量全部合格,且供货及时。如果采购的物资品种、 规格及质量不合格,供货不及时,往往造成企业生产中断、停工待料,这就使产品额外增加成本,影响产品相关部门的正常生产,影响整个产品的生产进度和周期,使产品合同不能顺利按时完工交付,造成企业的信誉下降。因此,保证生产的顺利进行是采购工作的重要目标。

物资的价格问题,往往受物资的短缺程度及供需量多少等因素的影响。采购物资的价格降低,则产品成本随之降低,使工厂利润增加,这也是物资采购的一个重要目标。

减少物资采购的中间环节可减少大量的费用,因为物资除本身的货款外还要支付运输费、旅差费、业务管理费等,而且采购的物资在企业内部还要发生一系列装卸费、搬运费、储存保管费以及资金、利息等费用的支出。减少中间环节, 随之可减少采购费用,降低产品成本。

二、认真做好企业采购物资的库存管理,尽量实现零库存

零库存管理是企业综合管理实力的体现,要求企业在物流管理方面有充分的时空观念,以严密的计划、科学的采购、及时的配送、准确的考核,达到物资供应体系的高效率运转。为了实现有效的管理,必须找到合适的平衡点,根据企业的实际情况和用户订货需求,对各种不同的相互矛盾的成本进行权衡。

推行全面预算管理,构建内部市场化预算体系,实现成本控制从事后算账, 到事前预算、事中控制、事后分析 的转变,根据生产作业计划和重大工程预算,结合物资消耗定额,编制物资需用计划,经相关业务部门审核,由经营考核部门严格审批,确保物资采购计划的准确性,避免重复采购,从源头上对产生积压的条件进行控制。

企业要实现零库存,必须有供货稳定、质量可靠、货源丰富的物资采购渠道,同时企业的物资供应管理是一项系统性较强的活动,包括使用计划审批、订货采购处理、物资运输配送、到货质量验收、发放使用管理、财务资金结算等,需要运用现代通信技术和网络技术,把企业与物资供应商有效地联成一个整体,构建电子商务系统,打破企业固有的边界,以最快捷的速度将最丰富的物资集中起来供企业使用,及时完成信息交换,加速物资和资金的流动。

采购流程管理的强化

一、加强制度建设,规范采购行为。要加强物资管理各项制度建设,建立科学、严密、行之有效的物资采购供应内控体系,确保物资采购供应各项工作严格在制度约束下进行,规范行为。必要时还应建立健全管理制度集中采购制度和采购监督检查制度。合理完善的制度是采购工作顺利进行的重要保证。

二、加强业务培训和道德教育,提高业务人员水平和思想素质。针对一部分人员思想认识模糊,追求金钱,贪图享乐思想蔓延的情况,加强对企业工作人员,特别是物资采购这样的重点岗位、重点人员的党性和法制教育,显得尤为重要。企业要重视加强重点岗位干部职工的思想教育和职业道德教育,结合典型实际案例,通过剖析犯罪分子走上犯罪道路的原因,教育广大干部职工引以为戒,促使他们做到忠于职守,遵纪守法,廉洁奉公,坚决抵制各种腐败思想的侵蚀。在加强业务教育培训的同时,还必须加强思想道德教育和违法违纪警示教育,用典型的违法违纪采购案例教育物资从业人员识别商业陷阱,提高抵抗商业贿赂的意识,提高从业人员廉洁自律意识和职业道德素养,构筑牢固的职业道德防线,做到廉洁采购、依法采购、阳光采购。

三、加强对供应商管理。在现代采购管理中,供应商与企业是一种合作关系,强调供应商与企业合作共赢,必须对供应商进行有效的管理。在选择供应商时, 应根据产品质量、价格、交货期以及企业资信等各种因素优选供应商,并建立供应商档案,对供应商进行动态管理,与有实力、讲信誉的供应商结成长期合作伙伴。要经常告诫供应商远离商业贿赂,一旦查处永不录用,严重时提交司法机关处理。

采购流程管理范文第3篇

关键词:工程服务类 招标采购 体系建设

中图分类号:TP311.52 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2016)10(a)-0112-02

工程服务类包括工程的咨询、设计、施工、监理等工程服务以及信息技术、电网技术、金融、法律、后勤、财会、管理咨询、软件开发、运维修理、物流等综合服务。近年来,省级电力公司工程服务类招标采购规模逐年递增,如何在有限的人力物力资源下,高效高质量地完成招标采购任务,不断提升工程服务类招标采购管理精益化水平,成为公司亟需思考的问题。

1 工程服务类招标现状及问题分析

1.1 工程服务类招标现状

目前,工程服务类招标采购全流程包括5个环节:需求计划申报及审核、开标前、开标、评标、定标及资料归档。其中,需求计划申报及审核环节主要完成需求计划申报、划分标段、划分标包、需求计划审核定稿等工作;开标前环节包括任务接收、招标准备、公告、标前澄清、开标准备等工作;开标阶段主要完成开标准备、开标以及评标准备等工作;评标环节主要完成评标准备、初评、详评工作;定标环节主要完成定标、中标通知以及归档等工作。

1.2 问题分析

1.2.1 新型采购对象大量涌入,采购规模逐年增大

从2013年起,大量的运维修理、技术服务、综合服务等服务类项目纳入到省级电力公司招标采购范围,工程服务类招标采购规模快速增长。运维修理、技术服务、综合服务等新纳入集中采购范围的采购金额、数量增速均在50%以上。

1.2.2 工程服务类招标采购全流程环节复杂,工作量大

一般工程服务类招标采购业务模式下,采购全流程包括需求计划申报及审核、开标前、开标、评标、定标及资料归档五大环节,各环节又各包括约20项子环节,涉及人员、表单较多,办理流程复杂,耗时耗人,管理工作量大。

1.2.3 评标专家数量不足,难以有效支撑评标工作

工程服务类招标采购对象范围广、差异大,对评标专家的要求也相对较高,评标过程中不免出现以下问题:专业专家资源不足,不能有效支撑评标工作需要;部分专家跨专业评标,专业知识欠缺,评标技能不熟练,导致评标质量不够稳定,影响项目建设有序展开。

2 工程服务类招标采购管理体系建设

该文从管理和技术两个维度,通过完善采购组织机制、推广应用一表两书三册、调整评标专家结构、开发招标采购辅助管理工具4项措施,形成系统化且具有可操作性的招标采购管理体系。

2.1 完善采购组织机制

2.1.1 明确组织体系

工程服务类招标采购风险防控体系下,仍全面推行集中招标采购管理。在按照集约化、扁平化、专业化方向建立层级简化、链条清晰的统一组织架构的基础上,通过梳理服务类招标采购全流程各环节的工作内容和工作重点,总结、明确各角色在招评标活动中的岗位职责,以达到规避流程风险、提升规范化管理水平的目标。

2.1.2 完善管理制度办法

围绕公司全面建成物力集约化管理体系的总体要求,管理制度以科学简约、全面覆盖、实用管用为原则,全面建成统一规范、一贯到底、操作性强的通用制度体系。基于工程服务类招标采购工作特点和省级电力公司自身业务情况,提出招标采购风险管控策略,编制具有针对性的一系列操作性制度,建立规范的企业内部控制制度,优化工程服务类招标采购流程。

2.2 推广应用一表两书三手册

“一表”,以业务流程为主线,对全流程各环节进一步细分,明确各环节的主要工作内容、时间节点和相关工作产物,同时将细分后的工作落实到具体的责任人。“三册”包括《审查会工作手册》《开标工作手册》和《评标工作手册》,是针对工程服务类招标采购相关环节编制的工作指导手册。通过将计划审查、开标和评标环节的工作内容细化至具体操作流程,明确各项流程的基本操作要点,同时进行任务分配、确定并落实工作责任人、时间节点以及工作规范等具体要素,为工程服务类招标采购的实施提供科学的工作指导。为提高省级电力公司招标采购质量,公司结合自身实际,对一表两书三手册进行修订和推广,在有效进行业务风险防控的同时,持续提升全流程管理水平。

2.3 调整评标专家结构

为完善评标专家库建设,公司引入人才扩充机制和强化培训机制,不断补充新力量。省级电力公司在维护专家库、新增专家时充分考虑项目单位需求与评标专家资质能力之间的匹配度,最大程度实现一人多能,有针对性地增加个别人员储备较少专业的评标专家,避免部分评标专家频繁出席审核会,确保评标专家的数量能够支撑评标工作需要。同时,定期组织专家集中进行专业技能与招投标相关法律法规培训,以提高专家业务素质,进而减少乃至消除专家跨专业评标的现象,提升工程服务类采购评标质量。

2.4 开发招标采购辅助管理工具

省级电力公司从创新管理手段、提升自身管理能力等方面入手,开发工程服务类招标采购辅助管理工具,以期借助电子化手段来规范招标采购业务流程,规避流程风险,进而大幅提升工程服务类招标采购业务流程的管控水平,提高招标采购工作效率。工程服务类招标采购辅助管理工具主要具备以下功能。

(1)任务集中管控与推送。从业务协同角度出发,将工程服务类招标采购标准化流程结果及关键节点时间进度进行线上集中管控,具备工作任务创建、任务分配与推送、任务过程管控、结果管理等功能。

(2)过程及结果信息的归档。基于流程梳理结果,针对工程服务类招标采购各环节业务内容所输出的过程及结果文档进行集中存储、分类归档,为后期数据查询及工作总结分析提供来源。

(3)招标文件生成功能完善。完善招标文件自动生成功能,通过合理选择招标文件模板,同时对招标文件模板中的各插入点与来源文件模板进行手动配置,从而线上配置各节点数据来源,依托工具自动生成招标文件。

(4)数据查询与辅助统计分析。利用多种组合条件查询相关数据,采用科学的数据统计分析方法,多维度对历史数据进行研究分析,从而通过专业化的数据统计分析工作为工程服务类招标采购工作的高效和规范化开展提供支撑。

工程服务类招标采购辅助管理工具的应用对于规范招标采购业务流程,规避流程风险,提升工程服务类招标采购业务流程的管控水平,提高招标采购工作效率具有重要意义。

3 结语

工程服务类招标采购过程中从计划申报开始,经过采购策略制定、招标文件编制、审标、发标、开标、评标、定标等环节,最终与中标人签订合同,全流程资源管控分散、协同运作不足、业务风险丛生。该文在对工程服务类招标采购业务现状进行调研分析的基础上,充分考虑工程服务类招标采购业务特点,分别从管理、技术两个维度重点研究,共同构建了完整立体的工程服务类招标采购管理体系,有效实现招标工作全流程集中管控,提升招标工作效率效益。

参考文献

[1] 黄文宏.电力工程招标评标方法的几点思考[J].中国工程咨询,2010(6):55-56.

[2] 徐奕.电力工程招标管理工作的问题研究[J].济・管理・综述,2015(11):148-149.

采购流程管理范文第4篇

第一条采购人、采购机构进行政府采购活动适用本规定。

采购人是指我市国家机关、事业单位、团体组织及使用财政性资金的其他单位。

采购机构是指经同级人民政府批准成立的集中采购机构或者经*市财政部门认定依法获取政府采购业务资格的社会中介机构。

第二条政府采购实行集中采购和分散采购相结合。

集中采购是指政府采购机构接受采购人委托,对列入当年集中采购目录范围以内或限额标准以上的货物、服务或工程按照法定程序和方式进行政府采购的行为。

分散采购是指采购人或其委托的采购机构,对未纳入集中采购目录范围内或者采购限额标准以下且未实行定点采购(协议供货)的货物、服务或工程进行采购的行为。

第三条在政府采购网络管理系统全面运行前,集中采购应按下列程序进行:

(一)项目申报。采购人按照政府采购预算(包括追加预算)、执行计划填报《政府采购项目处理(流程)表》(一式三联),连同采购项目需求等详细资料报送财政分管业务处室(以下简称业务处)。

(二)财政部门审核。业务处按照有关规定负责对采购项目资金的审查,财政部门政府采购办公室(以下简称采购办)负责对采购方式等内容进行审核。

(三)接受项目委托。经财政部门审查符合要求和有关规定的,该项目正式进入采购程序,采购机构接受采购人委托的,应在3日内与采购人签订《政府采购项目委托采购协议书》(一式三份),采购人、采购机构和采购办各执一份;经财政部门审查不符合规定的,退回采购人,重新填报。

(四)确定采购方式。拟采用公开招标以外的采购方式的,采购人应填报《政府采购方式申报表》说明原因报采购办。采购方式一经确定不得擅自更改。

(五)编制采购文件。采购机构应及时、主动地与采购人加强联系,详细了解采购需求,按照有关规定草拟采购文件并送采购人审阅,采购文件技术部分还应由专家审查,在《*市政府采购文件预审会签表》上签字(盖章)确认,报采购办备案。

采购文件的编制应做到充分、细致、周密、严谨,需要对采购方案进行专家论证的,还必须邀请专家会同采购人对项目方案进行论证,直至达到项目要求。如因采购文件出现遗漏或倾向性等原因造成采购活动失败或受到供应商投诉甚至造成经济损失的,将根据有关规定追究相关单位和责任人的责任。

(六)采购公告。采购机构先向采购办预约开标室,再将采购公告报采购办备案后方可在指定的信息媒体上。

招标公告自之日起到投标截止时间不得少于20日;竞争性谈判不得少于7日;其他方式根据具体情况确定。

采购机构应该充分考虑和预见由于采购信息受众范围的大小等因素而出现参加投标(或报价)供应商数量不足的情况,还应采取有效措施,以保证有足够数量的供应商参加应标(或报价)。

(七)发售采购文件。采购公告自之日起即可发售采购文件。严禁在政府采购公告之前出售采购文件。采购机构应对购买采购文件的供应商名称、数量等情况保密。

(八)组成评审小组。评审小组由采购人代表和专家组成,其中专家应从评审专家库中随机抽取,人数不少于成员总数的三分之二。采用招标方式的,评审小组应由五人以上的单数组成;采用其他采购方式的,评审小组应由三人以上的单数组成,但法律法规另有规定的除外。

(九)召开评审会议。评审会议应当在*市政府采购市场内召开。采购机构应当按照法定程序和有关法律规定组织评审会议。评审小组根据评审意见推荐中标(或成交)供应商并填写《政府采购评审专家意见汇总表》,由各位评委签字,最后由政府采购监督管理人员签字确认。采购机构根据评审过程、专家意见和结果等情况出具评审报告,评审报告应对供应商情况、评审过程、中标(成交)或未中标(成交)原因等进行详细地描述。

(十)下发中标(或成交)通知书。采购机构应及时下发中标(或成交)通知书,中标(成交)通知书对采购人和中标(成交)供应商均具有法律效力,采购双方不得无故改变中标结果和放弃中标项目,否则应承担法律责任。

(十一)组织签订政府采购合同。中标(或成交)通知书下发以后,采购机构应及时组织采购人和中标(或成交)供应商按有关规定签订政府采购合同,

(十二)供应商履约验收。采购人应当组织对供应商履约的验收,大型或复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作,验收完毕出具《政府采购项目验收报告单》。

(十三)办理资金结算。采购项目验收完毕后,采购机构应将采购活动资料(包括《中标(成交)通知书》、《政府采购合同》、《政府采购项目验收单》)等及时送采购人,采购人按照有关规定到市财政部门办理结算手续。

第四条办公设备定点采购应按以下程序办理:

(一)采购单位填写《*市市直行政事业单位办公设备定点采购批准单》(以下简称批准单),报财政业务处室审核同意后送采购办签署意见,并作为定点采购和账务处理的依据。

(二)采购人持《批准单》到*市政府采购市场定点产品展室和定点供应商办理采购手续,定点供应商应及时送货上门并提供免费安装调试服务;

(三)在供应商供货后七日内,采购单位应组织有关人员进行验收,对验收不合格的,采购单位有权要求供应商进行更换或退货。验收合格的,采购单位应凭《批准单》、合同或者发票到市财政部门办理资金支付手续。

第五条采购单位办理办公耗材定点采购时,根据《市直行政事业单位办公设备及办公耗材定点采购指南》直接到定点供应商处购买,定点供应商在“耗材记录卡”上登记采购单位名称、产品品牌、规格型号、数量、单价和总金额等内容,并由采购单位经办人签字和加盖单位财务章后生效。“耗材记录卡”或发票作为采购办公耗材资金支付的依据。

第六条归集政府采购资料,建立政府采购档案。每一采购项目完成以后,采购机构应及时将采购文件、《委托协议书》、投标或报价文件、开标记录、专家评审意见汇总表、《政府采购合同》、《项目验收报告单》和评审报告等有关资料进行归集、整理,按规定的时间报送采购办,采购人和采购机构也应各自保存一套档案备查(部分资料可以为复印件)。

第七条在政府采购活动中,出现符合《政府采购法》规定应予废标的情形,应当填报《*市政府采购项目废标报审表》,经采购办批准后方可废标,并将废标原因及时通知所有投标人。任何人不得擅自废标。

废标后需采取其他方式组织采购的,应当按照本规定第三条第四款规定办理。

第八条投标(报价)供应商对政府采购活动有异议的,可以在采购会议结束七个工作日内向采购人或采购机构提出质疑,采购人或采购机构必须在七个工作日内作出答复,质疑供应商对答复不满意或采购人、采购机构未在规定时间内做出答复的,可以在答复期满十五个工作日内向同级政府采购监管部门进行投诉。

第九条采购机构必须随时接受政府采购监管部门的监督、管理和调查。

第十条采购机构要加强政府采购工作人员的业务培训,建立健全政府采购内部管理制度。

第十一条政府采购工作人员有违反法律法规行为的,按法律法规规定的处罚办法进行处罚。

第十二条本规定由*市财政局负责解释。

采购流程管理范文第5篇

[关键词]信息技术;医院;内部采购

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.035

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)06-00-02

1 目前医院内部采购流程的现状

目前医院采购的分类只分为药品、设备、信息系统与日常办公用品等。药品实行统一采购,医疗设备及耗材、信息系统、日常办公用品根据政府采购目录纳入政府大宗采购。未纳入政府大宗采购的根据采购限额进入院内采购程序。日常的采购流程包括收集信息、询价、比价、议价、评估、索样、决定、请购、订购、协调与沟通、催交、进货验收及整理付款等。现阶段院内采购流程:①科室提出申请,经过有关部门的审批,最终交由采购员采购;②货物采购回来入库、安装及验收,需要相关人员参与;③整理付款,整理相关资料票据,将各种凭证提交财务办理货款支付;④存档,根据采购物品分门别类,需收集审批后的申请、招标文件、中标通知书及院内谈判相关文件、合同、验收报告等,按规定归档。

2 医院内部采购流程的建立

2015年,建设电子化无形交易平台成为改革方向,医院内部采购流程也应建立信息化平台来完成。目前大多数医院都有办公系统,厦门大学附属中山医院通过办公系统已建立了工作流,院内申请都通工作流,结束纸质申请的时代,但申请只是内部采购流程的一部分,要完成采购流程的电子一体化必须通过信息技术开发一个全新系统。

2.1 采购申请的建立

目前通过办公系统的申请,完成各部门的申请,电子工作流的建立,结束了一天跑几趟机关的历史,通过网络与办公电脑就能办理。每年使用科室根据自身需求做下一年度的预算,在采购申请时就可以通过系统查看是否为年度预算,省去审批者再去询问财务的环节。此外,还可以进行采购货物的调研,相关的负责人根据科室申请的货物也可通过系统查看现有资产情况,来确定是否需要增加以及增加的数量。

2.2 采购进度的查询

根据需要采购物资的采购限额,参照每年的政府采购限额目录,纳入政府采购的根据政府采购要求办理,若为医院内自行采购,则根据院内采购流程进行采购。内部采购流程的建立,可在系统里设置院外招标采购与院内采购,可对每个物资采购进度进行查询,比如:采购预算执行表的审批情况、项目参数的递交、开标时间、招标结果,以及院内谈判是否完成入库、归档等,在众多招标项目中只需将项目名称输入就能知道采购进度,根据采购进度进行下一步工作安排。

2.3 采购货物的入库与验收

并不是所有货物都存放仓库,一些大型设备与特殊货物是直接送到指定地点,结合各部门需求安装完成后由相关部门组织验收。这可通过系统设置为一般货物与特殊货物。在系统中还可以查到采购的货物是否存放库房、数量是否相附、是否需要多方验收等。在以前的工作中,常会出现很多货物采购进来后无人来领,以及货物使用很长一段时间后却没有出库,甚至发票丢失等情况,但现在通过系统管理就可明确知道采购物资的归属。

2.4 采购货物的档案管理

目前医院的采购档案仍然是传统纸质档案管理。传统档案管理模式,以保存在工作中产生的原始数据信息为主要内容,归档以实现资料的调取与查阅,在必要时刻档案具有历史查考与法律凭证的作用。这种模式在手工管理的时代不仅十分重要也十分可行。然而,随着自动化管理工具的成熟和普遍使用,对所需信息的控制,已经开始从库房管理模式转向资源管理模式,信息管理的要求和具体实施,已经渗透到方方面面。在调阅与提取档案信息时,电子档案省时省力,省去纸质复印环节,只需输入项目名称或档案号就可一目了然获得档案资料,还可以将在采购过程中所产生的纸质资料扫描为图片以电子格式存放在系统里方便实时查找与调阅。

3 实现内部采购流程信息化管理的原则

内部采购流程信息系统所存储的信息,必须具有简易而且持续的可获取性。信息系统必须能够快速而准确地将以书面为基础的信息转化为电子信息,保证第一时间向信息需求者提供信息。这能够减少在作业上和制订计划上的不确定性,减少损失和浪费。

内部采购流程信息的精确性与及时性。系统的信息必须能够精确地包含当前采购项目状况和定期活动,信息越是准确,就越能提高工作效率和更精准地控制成本。信息的及时性要求,采购活动发生时,要尽快在信息系统内进行记录,就是说系统必须及时地更新信息。这也是物流信息化最基本的原则。

内部采购流程信息系统的灵活性。该系统必须具有高度的灵活性,以满足各采购员及相关人员的多样化需求,必须有能力提供采购员所需要的数据。

内部采购流程信息系统界面的易操作性。信息系统必须是易于操作的,便于使用的操作界面无形中提升了使用者的工作效率。要求系统界面能有效地向决策者提供所有相关的信息,避免管理者通过复杂的操作才能达到相应的要求。良好的人机界面、美观、使用方便、易学易用、大大降低操作人员对计算机知识的要求。

4 建立内部采购流程系统的注意事项

注意硬件的支持。该系统应满足大众的需求,运行环境要求不高,对用户硬件配置要求低,用户无须额外升级现有电脑软硬件,只需要一般的办公电脑就能安装使用。项目档案最终电子图片的格式存档,对存储器的容量及性能具有较高要求,势必在选择存储器与服务器时就把性能与容量放在首位。

注意接口开放与网络支持。由于该系统依附于整个医院信息化系统,要做到信息资源共享与互动,可以调阅平台上的其他系统的数据,也可让其他系统调取自身的数据。信息数据的资源共享离不开网络的支持,我国现阶段进入信息化技术的高速发展时期,智能手机的普及以及无线网络的支持,把有线工作渐渐转变为无线工作,通过一部智能手机就可以完成日常生活所需。如果利用手机APP可将工作转化为掌上工作,工作效率就会得以提高,所以内部无线网络的建设也应该跟上信息潮流的步伐。

保障网络安全。信息网络化使信息公开化、利用自由,任何人都可以在网上信息和获取信息。这样,网络信息安全问题就成为阻碍网络发展的核心问题,与外界的因特网连接使信息受侵害的问题尤其严重。内部局域网的信息安全更是不容忽视的。网络内部各节点之间通过网络共享资源,就可能无意中把重要的信息或个人隐私信息存放在共享目录下,造成信息泄漏。因此,网络安全不仅要防范外部网,同时更防范内部网,必须建立内外网隔离,让系统建立在安全稳定的网络环境下。

5 医院内部采购流程系统建立的意义

信息化是现代各项管理的技术支撑,推进信息化建设是加快各项发展的必要前提。充分利用现代通信工具和信息技术,在采购过程中将制造商、供应商和用户联结起来,达到各环节的有效监控和全程管理,实现信息资源的共享。积极采用条形码、卫星定位系统、电视监控等先进技术,提高物资信息管理的水平。

首先,传统纸质采购申请需申请科室找各个部门审批,各部门相互联系又相互制约从而达到内控目的。然而各部门审批人员并不是时时都在,一张申请批复要经过很长时间。有了电子流的申请,省去找人审批的时间,大大提高了审批时效。其次,通过系统查询可以随时了解追踪项目的进展,每年成百上千的采购项目也能有条不紊进行,特别是财政拨款项目,涉及年底支付情况,可通过提示来较早完成这部分项目。完成采购入库后再进行付款时,也可通过系统调阅查看入库情况以及使用科室,做到票、物相符。再次,系统将档案管理电子化。以前要查阅传统的纸质档案时,必须到档案室调取且在众多档案柜里查找,费时费力。而如今只需轻松输入项目名称就可以查找到想要的资料,必要时还可以直接从系统里打印,省去复印等繁琐环节。

医院内部采购管理信息化彻底改善采购管理工作费时费力的状况,大大提高采购管理工作效率。通过建立内部采购系统,使采购计划制订得更加科学合理,更加切合实际,并具有前瞻性,组织职能也将大大优化,更有效率。领导不再是单一的自上而下指挥,而是自上而下和自下而上的双向指挥,指挥的效果能够得到及时反馈,各部门的相互配合也更加快捷、直接、通畅。

主要参考文献

[1]虞巧灵,石磊.企业文书和档案管理[M].武汉:华中科技大学出版社,2011.

[2]李日保.现代物流信息化[M].北京:经济管理出版社,2005.

采购流程管理范文第6篇

国际金融危机后,世界经济进入调整期,增长速度明显放缓。我国市场下滑的同时使得各类企业的发展步履维艰,而企业也面临着错综复杂的风险与难以应对的挑战。在这样的环境与背景下,企业必须将经营重点置于风险管理工作上,在关注外部风险的同时,更需要对内部的业务流程管理进行严格而科学的管控,如此才能在激烈的市场竞争中获取一席之地,并实现企业的可持续发展。基于企业业务流程管理对于抵抗风险的重要性,以流程管理为视角,对企业风险管理模式的构建进行分析与讨论,在当前的经济形势下,对于企业的生存与发展具有较强的现实意义。

关键词:

流程管理;企业;风险管理模式;构建

企业业务流程管理是以吸纳业务流程重组、流程再造思想与工具为支撑要素,采用综合性的方法强化组织战略,旨在强化业务操作的精细性与规范化的一种管理方式。对其进行合理运用可以降低企业运营成本,提高企业内外部响应速度,最终巩固企业抵抗风险的能力。以业务流程为入手点,将风险管理有效融入流程环节中,实现与企业现有管理框架的耦合,是构建基于流程管理方式下企业风险管理模式的主要途径,同时也是充分发挥风险管理工作有效性的必要手段。

一、流程管理概念综述

流程管理是一种综合性与系统性较强的管理方法。流程可以看作是一种路线图,主要涵盖以完成某项工作为目标,相关数据、信息、资料在不同单位、部门、人员之间传递的网络。流程管理的中心是规范化的流程构造,以该流程构造为核心,将各项工作任务分配到各部门或各岗位,以绩效体系为载体,对考核工作实施与落实,将目标与激励成功传导至企业各层次,使每位员工均明确自身岗位职责,从而推动流程的良性运转。与此同时,将系统性的工作进行流程化处理,可以清楚而详细地将若干作业项目和它们的关联人员及其相互工作关系进行描述,进而实现目标的精细化管控。流程管理包括流程梳理、流程优化、流程固化三个阶段。流程梳理是对企业现行完整业务内容与活动过程的摸底展现,在对企业流程体系进行规划与调整的同时,可以为企业内部实现全面流程管理思想普及和手段落实提供不竭动力;流程优化是在流程梳理的基础之上,具有选择性地运用流程管理理念及信息技术工具对重点业务领域及关键流程进行深层次的分析与优化;流程固化则聚焦于将经过分析优化的新业务流程,借助制度、标准、信息系统等多种形式提高管理工作的规范性与显性化。

二、构建基于流程管理的企业风险管理模式的可行性与现实意义

企业内部的一系列业务流程集成了企业的运营与发展,而所有单体业务流程中的活动或“子流程”是这些业务的支撑要素。基于此,要想推动企业稳定而高效的运营,需要以流程为着手点,提高其运作效率。现阶段,市场竞争愈发激烈,经过不断地迭代演变,风险管理已经成为大型企业内部管理不可或缺的组成部分,特别是在实际业务流程中融入风险管理思想与手段之后,业务流程经历了综合性与系统性的设计与改造,突破了以往各种“信息孤岛”的状态,从而初步构建了以流程管理为基础的企业风险管理模式。

1.企业风险管理与流程管理的目标一致企业要想充分发挥风险管理的功能作用,使之成为企业经济效益提升的支撑,首要任务是强化企业风险点的控制与管理,并提高其有效性。而流程管理在关注业务流程风险点的同时,还需要对流程成本、效益、质量等因素进行综合性考虑。以此看来,企业风险管理与流程管理在管理方法与关注点方面存在一定程度的差异,然而两者具有高度的目标一致性,且均统一于企业的战略目标,服务于企业的可持续发展。

2.流程管理是企业风险管理实现显性化的导向企业要想提高风险管理工作的可操作性与科学性,就必须将风险管理与流程有效地融合起来,构建以业务流程管理为基础支撑的风险管理模式,将错综复杂的风险管理活动进行转变,使其以流程输入、输出为导向,提高其动态化与层次性,同时以业务流程中无数个“工作流”为支撑要素,将关键控制点推送到业务流程中,将风险管理与业务流程有效融合,进而提高风险管理的显性化。

3.业务流程是企业开展风险管理的基础支撑作为一种循环流程,企业风险管理主要包括业务分析、业务流程梳理、风险识别、风险评估、提出风险控制策略、实施风险管控、管控效果反馈与改进等环节,因此其属于一种业务流程为支撑要素,以信息系统为平台,切实实施风险预警、监控与管理改进的闭环管理模式。其工作的开展与进行主要以企业各业务流程为依托,通过对风险点进行辨识,构建风险识别、分析、管控、改进等多环节为一体的风险管理框架,进而以业务流程为基础的风险管控机制,实现企业各业务重要运营活动与运营单元的安全管控。由此可见,企业风险管理与业务流程管理具有极为紧密的联系,企业开展风险管理需要以业务流程为基础支撑。

三、流程管理视角下企业风险管理模式构建的相关措施

要想构建并实施以流程管理为基础要素的企业风险管理模式,并提高其科学性与显性化,就必须将企业业务流程管理框架设计作为风险管理的头绪,采取由上而下或自下而上的互动方式梳理企业目标领域的业务流程,推动并实现每一层业务流程的目标,进而促进企业总战略目标的实现。最终将风险管理流程框架与具体业务风险管理流程有机结合起来,并在该体系中对风险点与关键流程管理环节进行详细描述,如此可以将流程管理有效的融入到企业风险管理工作中,提高风险管理工作的可行性与显性化。

1.确立基于流程管理的企业风险管理的“三道防线”为了构建基于流程管理的企业风险管理模式框架,首要任务是确立企业风险管理的“三道防线”,为实现基于流程管理的企业风险管理显性化创造有效的基础条件。以大型施工企业为例,第一道防线是经营部与采购部,主要涉及工作包括招投标、预决算、材料采购、设备采购等,施工企业需要注意招投标工程项目的前期评估和预测,并强化对招投标报价风险的控制,对合同进行科学化管理,同时需要构建有效的成本管理与分析系统;而关于预决算过程,施工企业需要对工程施工的所有影响因素进行充分的考虑,对其中的风险因素进行分析,提前做好应对措施;在材料与设备采购方面,施工企业需要通过证件检查与取样试验的方式,保证其使用性能与质量,避免材料与设备质量问题造成工程施工出现安全与质量问题。第二道防线是工程部与安监部。主要包括分包管理、质量控制、施工协控、设备安监、安全文明等工作,施工企业需要认清合法分包的界限,及时、规范、严谨地签订合同,并对各环节委托授权进行严格审查;在质量控制过程中,施工企业需要针对风险源与事故多发工序进行严格控制,规范施工工艺与操作行为,及时处理质量问题与安全隐患;而对施工中的机械设备进行定期的安全监督与检查极为必要,可以有效防止机械设备故障造成的工程安全与质量问题;与此同时,强化企业全体员工的安全意识,可以从根本上降低施工风险出现的概率。第三道防线是财务部与办公室。针对施工准备、施工过程、竣工结算等阶段,对施工直接成本与间接成本进行严格的决算与把控,并竭力在合同审查中为施工企业争取更多的经济利益;办公室需要加强行政、人事、信息等方面的管理,规范行政制度,强化企业员工的岗位责任心,防止信息泄露,充分发挥企业风险控制的辅助作用。

2.流程管理视角下企业风险管理体系设计企业需要以全部业务流程的构成情况为逻辑架构,并将其视为风险管理工作的骨架与脉络,在基于流程管理的企业风险管理体系设计过程中,首要任务是打破传统职能部门与组织机构的流程组织方式,对企业业务流程的顶层结构明确定义,并以分层方式对指导框架进行细化,对一层进行完善以后,才允许进行下一层指导框架的处理与构建。在基于流程管理的风险管理体系中,各单位的战略规划、业务流程与职责、业务流程图及目录梳理成果等是构成体系的基本要素与支撑,对企业各部门的主要业务职责和业务特点进行了集中反映;在该体系中,企业需要以企业的战略规划与规章制度作为牵引动力,为该体系的高效运转注入源源不竭的推动力量;与此同时,企业要想构建基于流程管理的风险管理模式,还需要对国际上流程框架的案例进行充分参考与借鉴,例如ERP模型、APQC模型等,借助这些案例,企业可以对价值链为线索的流程组织方式理解得更充分。

3.基于流程管理的企业风险管理模式的精细化分析以体系设计的角度来看,业务流程梳理是构建基于流程管理企业风险管理模式的必要条件。如图1所示,首先对企业各个业务流程的性质与涉及的领域进行分析与参考,从流程的始端对风险进行辨识评估和内控诊断,对业务流程框架进行确定。然后需要对该框架实施风险分析与缺陷认定,建立起风险管理与业务流程的接口,并在这个过程中对重点业务流程进行确定和明确,而后需要对风险信息与业务流程一一对应的关系进行绘制,最终编制出“风险—流程控制矩阵”。企业的部门管理者、业务复杂人或业务骨干均需要参与到业务梳理中来,形成一个负责流程梳理工作的团队,该团队需要任用不同的人才负责相应层次的业务梳理与描述,并扩展业务梳理的覆盖面与范围,保证覆盖到所有业务活动。提高该模式的精细化需要构建详细的流程细化模型,主要包括:规范合理的主流程模型、子流程模型、具体操作流程模型、各项模板及相关指导文件、其中各流程模型包含的责任主体及参与单位。提高基于流程管理的企业风险管理工作的精细化,有助于企业提高风险管理工作的规范性与科学化。

四、A企业构建基于业务流程的风险管理思路及措施

我国大型施工企业A企业开展了全企业范围内的风险管理流程,在确定了业务流程框架以后,按照重点风险排序,企业将物资采购选定为重大风险进行管理控制。企业将“基于业务流程”作为控制采购风险的入手点,围绕业务流程的关键控制点,对制度设计、职权行使与监管等方面的风险进行了排查与控制。第一步,该企业工作组针对物资流程,对其现状与环节进行了摸底,明确了流程设计中的不足与缺陷,与物资采购负责与监管部门协同合作,依照《企业内部控制规范》与企业运营实际情况,对物资采购制度与流程规范进行了完善与优化,提高物资采购的可行性、合理性与科学性;第二步,依照流程节点对物资采购的风险点进行明确,例如:采购方案的制订与选择、与供应商的合作、招投标或比价采购、合同的签订、货物的检查与试验、货款的支付等;第三步,对业务流程关键控制点依据所涉及的岗位进行风险辨识分析,对其中可能存在的物资采购风险进行排查,例如:招投标或比价采购过程中暗箱操作、审批流程存在缺陷、材料取样试验不严格等;第四步,充分结合定性与定量分析的方法,对物资采购风险发生的可能性进行分析,依据岗位工作重要性和控制金额两个因素对物资采购风险的影响程度进行描述与确定;第五步,制订物资采购风险评价标准,依据物资采购风险发生的概率与影响程度,进行分值的划分,依照从高到低的顺序,将风险发生概率与影响程度依照1、2、3、4、5五个等级进行归类;第六步,鼓励所有岗位人员评价物资采购风险重要性,而后编制物资采购风险排序表,进而绘制如图2所示的风险重要性水平图谱。图谱中,黑色区域(A)的风险等级为高危风险,A企业需要及时采取针对性措施予以防范、解决;灰色区域(B)为中等风险,A企业需要对此提高重视程度,并掌握其实时动态;白色区域(C)为低等级风险,通常情况下为企业可以接受的风险。依据物资采购风险重要性水平图谱,A企业可以高效、高质量地完成物资采购工作的风险控制。

五、结论

构建基于流程管理的企业风险管理模式具有较强的综合性与复杂性,该模式逻辑架构层次分明,具有较强的精细化与规范化,对于细化分析业务流程,明确业务流程中的风险环节与操作,凸显关键风险控制点具有较强的可操作意义。同时可以将具体的风险因素的排查与风险控制点的管控落实到相应部门,明确岗位“权、责、利”的科学分配,最终使业务流程成为桥梁,提高风险管理工作的固化与显性化,推动企业的可持续发展。

参考文献

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[3]杜放,冯家杰.我国企业风险管理的现状、问题及对策探析[J].物流技术,2014(,23):103-105.

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[5]李慧领,江楠,张建,等.基于HAZOP与LOPA的锅炉水处理系统风险评估方法及应用[J].化工进展,2015(,2):576-580,585.1

采购流程管理范文第7篇

“一张皮”与 “多张皮”

很多企业都建立了ISO9001管理体系,覆盖了人力、设备、工作环境、采购、产品开发、生产等众多环节。但ISO9001并不是企业管理的全部,因此企业还会根据各种管理需要建立诸如企业内控体系、供应链管理体系、设备维护管体系等。同时,为了持续提高竞争能力,企业还会不断地吸纳和应用各种新的管理理念与方法,这些理念和方法的引进一般都以项目实施的形式展开,并随着项目的结束而给企业留下一套套新的管理流程,也就是所谓的一张张“皮”。

曾经有一个企业的采购部门就在同一天接到来自ISO9001项目组和企业内控体系项目组的两份业务流程文件,这两份文件对供应商的评估提出了完全不一样的操作要求;还有一个企业的发货部门在供应链改进项目组的要求下改变了发货流程提高了效率,但由于忘了提请修改ISO9001的程序文件而在此环节上被评为不合格项。这些现象,充分体现了企业内部管理体系中“几张皮”的存在及它们之间的脱节甚至是冲突。

须实现企业内部流程三统一

事实上,不管企业引入并建立了多少种管理理念和管理体系,企业的业务流程都只能有一套,企业的业务人员在工作时只要严格按照这套流程中所规定的要求开展工作即可以满足所有管理体系的要求。也就是说这“几张皮”应合为“一张皮”。比如当一个采购员在下采购订单时他不可能也没有必要去考虑ISO9001有什么要求,企业内控体系有什么要求,供应链管理方面有什么要求;他应该只需要按照一套采购下单的流程操作即可,而这套采购下单的流程本身应涵盖了各种管理体系和管理理念的要求。

可见要实现上述朴素的管理需求,就需要在企业内部实现三个统一:即建立统一的信息化的业务流程管理平台;采用统一的信息化的业务流程描述语言;设立统一的业务流程管理部门。

所谓信息化的业务流程管理平台即指企业所有的业务流程都必须在此统一的平台上进行建立和。这样可以有效地避免不同管理项目所建立的管理体系之间的不协调和冲突。当然,要做到这一点还需要有一套统一的信息化的业务流程管理语言,所有业务人员都用同样的“语言”来描述业务流程,避免各说各话。只有这样才能描述出一套企业唯一的、没有断点的、端到端的业务流程。这里的技术关键是用统一的“语言”进行描述后应能自动转换成各管理体系所需要的文档。

设计与执行统一

然而,实现了上述三个统一以后,“几张皮”就能保证合为“一张皮”了吗?答案是不一定的!

上述措施只是从技术上实现了设计的管理体系的整合,而在企业中可能还存在着两张“大皮”之间的脱节。这就是所设计的管理体系与实际被执行的管理体系之间的脱节,即所谓的蓝图和现实之间的脱节。简言之,就是业务人员不按所规定的流程进行工作。

要避免这两张“大皮”之间的脱节,一般来说有两种解决方案:一是,立业务流程合规审核制度。这种方法需要人工执行,可以在统一的业务流程管理平台上设计出整体的流程和规审核制度,以一定频率和周期,不断地对流程中关键的节点进行合规检查,并出具流程合规审核的风险报告。类似于ISO9001中所规定的内审制度。二是,通过管理信息化来固化业务流程。这种方法是目前的趋势,即用信息化的管理系统来固化流程。

避免“两张皮”重生

“这个业务是否要进系统?”这样的问题常常在信息化项目实施中听到。对于企业端到端的业务流程来说,可能会用到ERP、CRM、OA等各种信息化管理系统。因此,在通过信息化技术实施流程固化时,如果做得不好甚至可能重新造成“两张皮”——即所设计的流程与信息化系统中跑的流程不一致。

其原因是,实施信息化时虽然理论上是按所设计的业务流程进行系统的开发或配置,但由于流程管理平台上所设计的流程不能直接导成可用的系统,因此在进行系统建设时,如需修改流程,项目组成员往往会直接在系统中改,而忽视了流程管理平台。

要避免重新出现的两张皮的方法是在进行系统测试验收时,必须由统一的信息化的业务流程管理平台产生流程测试计划,并严格按照此测试计划对系统进行验收。

采购流程管理范文第8篇

同时,为了持续提高竞争能力,企业还会不断地吸纳和应用各种新的管理理念与方法,这些理念和方法的引进一般都以项目实施的形式展开,并随着项目的结束而给企业留下一套套新的管理流程,也就是所谓的一张张“皮”。

在很多企业中同时存在着管理“几张皮”,而且这“几张皮”之间还是脱节的和不一致的。

曾经有一个企业的采购部门就在同一天接到来自ISO9001项目组和企业内控体系项目组的两份业务流程文件,这两份文件对供应商的评估提出了完全不一样的操作要求。还有一个企业的发货部门在供应链改进项目组的要求下改变了发货流程提高了效率,但由于忘了提请修改ISO9001的程序文件而在此环节上被评为不合格项。

这些现象,充分体现了企业内部管理体系中“几张皮”的存在及它们之间的脱节甚至是冲突。

三个统一

其实,不管企业引入并建立了多少种管理理念和管理体系,企业的业务流程都只能有一套,企业的业务人员在工作时只要严格按照这套流程中所规定的要求开展工作即可以满足所有管理体系的要求。也就是说这“几张皮”应合为“一张皮”,即归整到企业的一套业务流程管理体系当中来。比如当一个采购员在下采购订单时他不可能也没有必要去考虑ISO9001有什么要求,企业内控体系有什么要求,供应链管理方面有什么要求。他应该只需要按照一套采购下单的流程操作即可,而这套采购下单的流程本身应涵盖了各种管理体系和管理理念的要求。

所以,要实现上述朴素的管理需求,就需要在企业内部实现三个统一,即建立统一的信息化的业务流程管理平台;采用统一的信息化的业务流程描述语言;设立统一的业务流程管理部门。

所谓信息化的业务流程管理平台即指企业所有的业务流程都必须在此统一的平台上进行建立和。这样可以有效地避免不同管理项目所建立的管理体系之间的不协调和冲突。

当然,要做到这一点还需要有一套统一的信息化的业务流程管理语言,所有业务人员都用同样的“语言”来描述业务流程,避免各说各话。只有这样才能描述出一套企业唯一的、没有断点的、端到端的业务流程。这里的技术关键是用统一的“语言”进行描述后应能自动转换成各管理体系所需要的文档。比如,ISO9001项目组和企业内控体系项目组用统一的“语言”描述了同一个供应商评审流程后,信息化的流程管理平台应能自动根据同一个流程导出ISO9001所需的程序文件和内控体系所需的内控手册。如果还需要各项目组成员手工转换各自所需的管理文件,不但又有可能出现“几张皮”即统一平台上的流程与各自手工所描述的流程不一致的情况,而且也会大大影响工作效率。

对于这样一个全企业的信息化管理平台来说,自然需要有一个站在企业全局角度进行维护的部门与之相适应,比如当供应链改进项目组试图改变发货流程时,就应向此部门申请在统一的流程管理平台上进行流程的变革,而此部门则集此流程所牵涉到的所有相关部门进行统一的协商,避免顾此失彼。

两个方法

那么,实现了上述三个统一以后,“几张皮”就能保证合为“一张皮”了吗?不一定。上述措施只是从技术上实现了设计的管理体系的整合,而在企业中可能还存在着两张“大皮”之间的脱节。这就是所设计的管理体系与实际被执行的管理体系之间的脱节,即所谓的蓝图和现实之间的脱节。

简言之,就是业务人员不按所规定的流程进行工作。要避免这“两张皮”之间的脱节,一般来说只有两种解决方案。一是建立业务流程合规审核制度,二是通过管理信息化来固化业务流程。

第一种方法需要人来执行,可以在统一的业务流程管理平台上设计出整体的流程和规审核制度,以一定频率和周期不断地对流程中关键的节点进行合规检查,并出具流程合规审核的风险报告。这种做法有点类似ISO9001中所规定的内审制度。

第二种方法是目前的趋势,即用信息化的管理系统来固化流程,这种方式还可以提升流程的效率甚至带来流程的创新。

但对于管理信息化来说,有一点我们必须看到,由于信息化系统不是万能的,所以真正在系统中跑的流程往往是企业流程的一部分而不是全部。所以在进行诸如ERP项目的实施中经常可以听到“这个业务是否要进系统这样的问题”。

另外,对于企业一个端到端的业务流程来说,可能会用到ERP、CRM、OA等各种信息化管理系统。所以,在通过信息化技术实施流程固化时,如果做得不好反而可能直接造成“两张皮”。即所设计的流程与信息化系统中使用的流程不一致。

造成这种现象的原因其实也很简单,即实施信息化时虽然理论上是按所设计的业务流程进行系统的开发或配置,但由于流程管理平台上所设计的流程不能直接生成可用的系统。因此在进行系统建设时,如需修改流程,项目组成员往往会直接在系统中改,而忘了到流程管理平台上进行修正。久而久之,系统内的流程又没有人能讲清楚了,“两张皮”又随之产生了。

要避免上述问题,到目前为止,最具可操作性的方法是在进行系统测试验收时,必须坚持由统一的信息化的业务流程管理平台产生流程测试计划,并严格按照此测试计划对系统进行验收。这样,可以有效的保证所设计的流程与系统中所使用流程的一致性。当然,还有一种更先进的做法是实现信息化的流程管理平台与信息化的管理系统间的集成。

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