数字时代档案编研的变革

摘要：本文从编研主体、编研客体、编研过程、编研成果四个方面，分析了数字时代编研的变革内容和方向。

关键词：数字时代档案编研变革

21世纪是人类社会信息进入数字化的时代，各种社会活动的信息越来越多地以数字化形态记载、存储、传送和转换显示。档案工作作为管理社会活动信息记录的工作，在数字时代正迅速的发生着变化。档案编研是档案工作重要业务，也随之发生变革，分析研究这种变革对于档案信息开发利用有现实意义。

一、编研主体的变革

1.广义的多元化。传统编研主体以档案部门为主，这是因为档案部门保管并熟悉着大量的档案，并具有较强的专业化编研水平，而其他组织和个人对档案和编研知识则相对陌生。随着数字化技术的快速发展及信息公开化进程的推进，档案信息资源的开发和利用将逐步实现网络化和信息化，尤其是在数字档案馆普遍建立后，将会使越来越多的利用者熟悉和了解档案。每个利用者都可根据自己的目的和需求对可利用的档案进行编研，彻底改变传统只能依赖经编研的二手信息去了解原始档案信息的局面，原有档案保管机构和人员独具档案信息资源的优势将不复存在。

2.狭义的多元化。数字时代编研主体联合的多元化，是编研工作现代化的必然趋势，相比于传统联合方式，数字时代主体联合具有跨时空性和虚拟性，主要包括如下几种：

一是保存有档案信息资源的图书馆、博物馆、科研机构、高等院校以及个人。通过数字化编研整合各主体的档案信息资源，打破传统编研主体单一化局面，互利共赢的为社会提供全面准确的档案信息产品。如2010年7月，三台县档案馆与四川大学中国西南文献研究中心就历史档案资料的开发利用工作正式达成合作。双方计划用三年时间将三台县档案馆馆藏历史档案资料全部实施数字化处理，并纳入到中国西南文献研究中心数据库，为专家学者提供高质量的历史档案信息资料。

二是档案信息资源形成的政府机构、企事业单位、社会组织及个人。在数字化编研时代，通过网络与这些机构和部门建立联系，对他们形成的档案信息资源进行实时编辑和研究，及时和准确的为各部门提供档案信息产品服务。

三是实现数字化编研过程中，为精简机构和提高效率，可联合或聘请如计算机录入、电子扫描、数据处理、成果传播等方面的信息处理、网站运营、数据库系统管理等单位或技术人员。笔者在参观四川省档案馆时，了解到在抢救和数字化民国档案项目中，其数字化扫描及美工处理便是采用外包形式。

二、编研客体的变革

1.选题市场化。选题是编研工作的首要环节，好的选题方能发挥最佳效益。传统选题具有较强的政策性和指令性，也有部门联合性、用户查选性及档案部门自选题目，但这种单纯的文件汇编、大事记、组织沿革、文献目录等方式，服务目标较单一，利用范围有限，已不适应档案信息开放和信息公开的发展，不能满足数字时代社会化和大众化的需求，迫切的需要编研选题走向社会和市场。数字化技术为选题走向市场化提供了支持，数字化编研大大缩短传统编研周期，为编研主体空出较多的时间去了解社会大众的需求，使档案编研选题具有较强的针对性和目的性。编研选题的市场化，一方面可最大限度的为社会大众提供档案信息资源，促进档案信息资源的开发利用：另一方面，也是档案部门自立更生，收获经济和社会效益的可持续发展道路。央视《国宝档案》节目在国内很受欢迎，其为部级文物解密建档的方式，是值得我们拥有众多部级档案的机构和部门借鉴和学习的。

2.选材社会化和多样化。每个档案部门所保存的档案信息资料，都是根据特定的目的和要求保存的，传统编研选材主要是自身馆藏档案，因此面对包罗万象的社会需求具有很大的局限性。数字化编研促使着编研工作打破部门局限走向社会化，去联合不同性质、不同地域的档案部门及非档案部门进行编研。传统编研材料主要依靠纸质材料，种类单一，数字时代的编研材料不仅包括传统纸质档案，还包括电子文件、照片、图像、音频等多媒体档案，亦包括已形成的机读目录和扫描文件等。

三、编研过程的变革

1.手段数字化。传统的编研工作主要是通过手工对档案信息资源进行筛选、排列、组合、摘编和汇集等，这种加工方式往往加工速度缓慢，周期较长。针对此问题有关部门提出编研工作应追求“短、平、快”，提高加工速度和缩短编研周期以适应发展需要，但此法仅适合于单一问题和小型资料编研，对于大型的综合性的资料编研却是很难实施。数字化技术的发展，使得编研手段转向数字化，这一问题得以根本解决。档案数字化编研的本质特征是利用数字化技术将众多形式的档案信息转化、表达成数字形式，形成档案信息数据库，通过各种传播渠道在极为广泛的领域间更有效地进行档案信息资源的存储、传输和共享，大大的提高编研加工速度，缩短编研周期，促进档案信息资源的开发利用。

2.平台网络化。传统档案部门多设有档案编研科处，是编研工作的主要平台，编研人员集中在一起进行编辑和研究工作。数字时代编研平台则走向网络化，一种虚拟化的网络编研，即依靠网络实现档案信息资源的研究、编辑、传播和反馈的全过程。网络平台既可以是内部网，也可以是互联网。网络化编研可简化编研过程，缩短选材、校对、汇编及传播等周期，精简工作人员和经济开支，大大提高编研工作的效益，是数字化编研的重要组成部分。国家档案局主页的“中国共产党成立时期档案”栏目，便是一种将共产党成立时期的档案(照片、文件、漫画等)，运用数字化手段进行编研，通过网络和多媒体技术形成便于浏览和立体化的“网上展厅”，向社会大众公布重要历史档案文献，实现档案信息资源开发利用的一种有益方式。第一、第二历史档案馆主页上“精品展台”、“馆藏精品”等栏目也是一种数字化编研成果的展示，同样在各省市档案馆也不难发现有类似的编研成果。

四、编研成果的变革

1.出版和传播方式多样化。传统档案编研成果多以纸质书刊出版，形式较为单一，展示效果平面化，缺少足够的吸引力。随着数字化技术的发展，编研成果数字化出版将是一种选择和趋势。数字化的出版方式，集文、图、声、像于一体，将立体化的编研成果呈现给读者，具有强烈的感官冲击、艺术效益和感染力，可更好的吸引读者。数字化编研成果的出版方式根据不同的社会需求，可有如下方式：一是传统出版，这种方式历史悠久，具有其他方式无可比拟的优势，仍然拥有巨大的市场和传播范围。二是电子产品出版，这种方式比之于传统方式，具有信息量大，依赖于一定设备阅读，如电子书刊、音像制品和多媒体产品等。三是网络出版，这种方式传播最快最广，具有跨越时空性、开放性和虚拟化等特点。利用者可以通过网络直接获取文献或权限获取，具体产品如目录数据库、全外文数据库、编研成果数据库等。

第一历史档案馆“全文数字化清代档案文献数据库”项目是一个典型的例子，项目利用一史馆一千余万件珍贵清代档案文献和数十年已有之档案文献整理成果，依托最新信息技术和古籍数字化技术，有计划、分步骤地加以实施，建成最具规模的清代档案文献专业数据库。第一期成果为全文数字化《大清历朝实录》和《大清五部会典》，已由一史馆与北京书同文数字化技术有限公司合作完成。该数据库具有立足保真、汉字数字化标准、全文检索、汉字关联检索等强大的功能和特点。该数据库现在的出版方式主要是电子产品和网络数据库，即发行光盘和为高校及研究机构提供网络全文数据库有偿服务。

2.用户大众化和互动化。传统编研产品用户主要是政府部门、企事业单位和科研机构等，偏向与政治性和学术性。出现这种单一局面，一是编研成果多出于任务型或用户提出型，二是传播途径和范围有限。随着网络技术的不断发展和档案信息化建设的加强，特别是档案数字化的推进和数字档案馆普遍建立起来时，社会大众将更加快捷方便的获取档案信息及编研服务。这便迫切的需要编研者改变传统观念，树立大众用户观，主动发掘大众化需求，开展大众化的编研、传播和利用服务工作。

编研与用户互动化，也是数字化对传统编研的重要变革。网络为编研者和用户提供了互动化的平台，编研者通过网络在网站、论坛、博客上公布编研方案、选材目录、加工进程和编研成果等，用户通过留言板、Email及电话等提出相关建议或提供线索及材料，做到全程互动参与。比之于传统编研中用户只能接触最终成果，这种互动化的编研模式具有很大优势，其成果是社会大众智慧的结晶，也符合大众化的需求。

参考文献：

1.沈阳市档案局等.走向新世纪――沈阳档案事业发展战略思考[M].北京：中国档案出版社，1996：276.

2.葛荷英编著.档案编研理论与方法[M].江苏：南京大学出版社，1993年：186-190.

3.陈智为，邓绍兴，刘越男编著.档案管理学(第三版)[M].北京市：中国人民大学出版社，2008：369-376.

4.中国第一历史档案馆主页：http：//www.省略/indexc.asp

本文为“档案教育网”《档案编研》网络课程“档案数字化编研”课题阶段性成果论文。

作者单位：四川大学公共管理学院