高校数字化档案馆建设初探

摘要：如何才能建设高效、有序的数字化档案馆，使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的一个重要问题，数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求，又要充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，那种想直接建立在信息高速公路上，从档案接收开始就实现数字化的构想不符合我国的实际，还会对档案馆原有的档案信息资源形成浪费，是不可取的。必须从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆同时开展数字化工作两条腿走路的方针来构建数字化档案馆，才是切实可行的。本文首先分析在信息技术发展大背景下，高校数字化档案馆建设的必要性与可能性，进而提出在档案馆建设过程中围绕目标与功能定位、实施步骤及关键点、重点等方面应注重的几项工作。

关键词：高等学校 数字化 档案馆建设

在知识经济时代，知识将视同物质和能源成为未来社会的最主要资源之一，它决定着一个国家的盛衰和民族的存亡。档案馆是信息资源的聚集地，特别是高校档案馆，其集中了教学、科研、财务、外事、党政管理、基本建设等各种门类的信息资源，在我国的教育事业乃至知识经济格局中都有着重要的地位。高校档案部门作为一个信息服务机构要积极实现档案馆的数字化建设。

所谓“数字化档案馆”是指以数字资源主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理、维护及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。它是传统档案馆的延伸，是传统档案馆利用现代化信息技术获得自身发展的产物。只有实现信息存储数字化、信息资源共享化、信息传播网络化及提供利用多元化，才能最大限度地发挥档案的作用，为学校的改革和发展提供优质的服务。

一、必要性与可能性

1.必要性

实体档案馆在发展过程因自身固有特性的原因遇到难以回避的问题：

库存空间不足，需要探求新的存储技术；

查找利用困难，效率低下，需要寻求新的提供利用手段；

原件利用频繁，易损毁，需要在提供利用与保护原件之间寻求平衡点；

各机构形成了大量电子文件，档案馆需要对其进行有效的管理与控制。

我校档案馆在整个学校工作中的地位是校史校情的宣传、展览，教学、科研成果的展示，学生信息的提供等，是展示学校现代化管理的一个窗口。要创建优势明显、特色鲜明的国内知名大学，不仅要求教学、科研一流，服务、保障也应是一流的，数字化档案馆的建设是知名大学创建过程中必不可少的一环。与学校的其他服务机构相比，我校的档案馆建设相对滞后，由于档案馆建设的滞后性，已经或有可能造成危害或不良后果。随着学生规模和教学、科研业务量的不断扩大，档案数量也急病剧啬，对大量的文书、教学、科研、基建档案实行数字化管理成为必然。实践表明，这对节省档案存放空间，提高档案查找、检索、复印效率，实现资源共享以提供教学、科研、服务师生应用等，都起到了积极作用。国内一些知名品牌大学档案馆建设已初有成效，全国很多一流高校在“十一五”期间建设了数字化档案馆，也有很多高校将数字化档案建设纳入了“十二五规划”如：北京大学：将其馆藏档案进行了数字化，并在网上公布，起到了宣传校史校情的良好效果；浙江大学：多媒体档案数据库已经建立，并可提供网上查询利用。浙江工业大学：数字化建设已经开展，在其“十二五”规划中，数字化建设是其主要内容。

2.对于我院数字化档案馆建设的可能性做以下几点陈述：

档案馆自身建设具有了一定的基础；

学校整体数字化建设、网络建设提供了良好的条件；

省内其他学校在数字化档案馆建设中积累了一定的经验，可为我校建设所借鉴；

数字化档案馆建设是档案界探讨的一个热点问题，在国内外均有成功的案例，并逐步形成了系统的理论。

二、建设目标与功能定位

总体目标：通过数字化档案馆的建设，实现档案馆管理的现代化、服务的网络化、信息的开放化，使档案馆成为学校对内服务、对外宣传的一个窗口。建设多媒体档案信息资源管理系统，并开发利用好系统的各项应用功能。

具体目标如下：

馆藏资源数字化，实现对珍贵档案的保护。

提供利用网络化。建立档案主页和服务器，实现在校园网内（或Internet）上相关档案信息的时时查询与利用。

电子文件管理系统建立，实现电子文件的网上接收与全文管理，建立档案数字化标准。

三、建设步骤

1.硬件设施的投入

建设数字化档案馆，首先需要相应合理软硬件资金投入，在先期调研的基础上，选择性能和价格比相对高的产品，合理配置相关设备，实现互联计算机档案数据的相互共享，在硬件方面包括：

数字化转换设备：主要有扫描仪、数码相机、缩微设备；

数字化存储设备：主要有光盘塔、磁盘阵列或磁带库；

接收、查询利用设备：主要有服务器、打印机、网络辅助设备、计算机终端。

2.馆藏档案数字化

在进行必要的硬件投入之后，从理论上讲，可以开始进行馆藏资源的数字化转换，但考虑到成本效益问题，应该分步骤进行，具体来讲可从以下几个步骤入手：

（1）数字化对象的鉴选

即哪些档案优先数字化，一般来说，珍贵的档案、利用率较高的档案应作为数字化的首选，同时，那些对宣传校史校情有重要作用的图片，也应该优先数字化。

（2）数字化转换

即通过扫描仪、数码相机等转换设备进行数字化转换。在转换过程中，应从利用的角度考虑分辨率的问题。

（3）数字化存储

这涉及两个问题，一是经过数字化转换的档案以什么格式进行存储，是图像格式还是文本格式；二是对经过数字化转换的档案进行著录，采用什么方式进行著录，是MARC格式、HTML格式还是XML格式。

在档案数字化过程中，充分结合档案数字化建设中的现状与问题注重档案数字化网络工作流程的优化。

馆藏资源数字化之后，如果不进行有效的管理、建立数据库系统，那么数字化也就失去了意义。应该说，馆藏资源的数字化与数据库系统的建立应该是同步的。数据库系统包括两部分：一是数据库，二是数据库管理系统。

由于学校档案类型的多样性，在建立数据库的过程中，就必须建立多种数据库，如：教师科研成果数据库、学生成绩数据库、人事数据库、基建、设备数据库等。这些数据库应考虑到与原有数据库的兼容问题。

在选择数据库软件的过程中，应考虑到学校自身的状况，先进性和适用性相结合，对一些数据量较大的数字化档案应避免如FOXBASE等小型数据库。同时开发专用软件，实现软件技术同步发展。

四、建设关键、难点与前瞻

在完成数字化转换之后，选择何种存储格式，将成为一个难点，需要论证。特别是在后期电子文件接收系统建立、完善后，如何将原有的可能是图像的格式与后来的文本格式进行有机的结合，并且不会造成利用上的障碍，可能是在数字化档案馆建设过程中需要注意的一个问题。

由于学校档案可能涉及隐私问题、著作权问题等法律问题，因而必须在安全保密问题上采取有效措施，利用权限控制是一个可以采取的手段，但在学校范围内，这种手段仍有可能失控。

系统建设的成败关系整个数字化建设的成败，在系统建设过程中应多方取长补短，注意与学校已有系统的结合，可与软件公司合作开发，重要的是培养自身的系统建设人才。

目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能，利用功能则主要表现在在线查阅和借阅登记等，基本上是将手工整理档案搬到了计算机上，这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。在后期的工程中，应着重使数字档案系统成为档案专家系统，增强系统中统计和分析的功能，开拓更为专业、有效、简便、迅捷的查询和利用手段，提升数字档案馆的整体水平。

小结

数字化档案馆是档案馆发展的方向，是科学技术特别是信息技术发展对档案管理的要求。数字化档案馆建设势在必行。高校有基础、有能力走在全国数字化档案馆建设的前列，要充分发挥高校的优势，做好数字化建设工作，为学校发展提供更优质服务。

参考文献：

[1]刘庆广.数字化档案馆的涵义、特征及建设举措.山东档案，2010.2

[2]尹.太原市城建档案馆档案数字化建设——传统档案向数字档案转化中的四级质量管理.城建档案，2009.9

[3]郑宏.数字档案建设面临的难题分析.黑龙江档案，2011.1

[4]杨秉光，王咏梅.企业数字档案系统的建设研究——江苏省电力公司数字档案系统案例研究.中国档案，2010.7

作者简介：

钟立扬，浙江传媒学院综合档案室副主任，馆员。