公众档案意识与档案知识的调查与分析

为了清晰地把握现阶段社会公众对档案意识和档案知识的认知程度，发现潜在的问题，有针对性地进行改善，2013年6月，湖南省档案馆组织员工走入社区、高校，面向公众开展了一次关于社会公众档案意识与档案知识的调研活动。

一、基本情况

此次调研分为网上问卷调研和实地问卷调研两种形式。网上的调查问卷在湖南省人民政府主页；实地问卷调研主要在长沙市公园、车站、超市、高校等人口密集区进行发放和回收，实地发问卷1500份，收回有效答卷1092份。主要调查了3个方面的内容：社会公众的档案意识、档案知识、档案情怀。具体情况见下表：

二、数据分析

1. 档案宣传普及情况。公众偏向认知档案行政职能。在统计分析的问卷中，知道政府设有档案局的833人，占调查总数的76.99%；知道政府设有国家综合档案馆的649人，占调查总数的60.37%。《档案法》普及度约六成。公众进馆办事人数有待提升。在工作与生活中去档案局（馆、室）办过事的有360人，占调查总数的33.36%。作为公共服务部门，数据相对偏低。档案部门开放度有待提高。在统计分析的问卷中，觉得档案部门神秘的有498人，占调查总数的46.89%。档案局馆的社会透明度有待提升。档案免费利用服务宣传有待加强。知道档案馆为公民提供档案利用实行免费服务的391人，占调查总数的36.58%。证明我们的档案免费利用服务推广有待加强。

2. 档案馆作用认知情况。对档案馆的保管功能有一定了解。对工作中形成的重要文件材料会想到交由档案部门保存的528人，占调查总数的49.30%；认为个人的人事档案有必要放在当地国家档案馆永久保存的594人，占调查总数的55.77%。对档案馆同时作为政府公开信息查阅中心的功能有一定了解。对党和国家的政策规定不理解时，会想到去档案部门查阅和咨询的576人，占调查总数的53.98%。

3. 家庭档案建设情况。关注度较高：会注意收集并保存好自己及家人的成长、学习、工作、生活的记录、凭证等重要资料的765人，占调查总数的71.63%；觉得在整理家庭档案时需要得到档案部门的专业指导的633人，占调查总数的59.33%。这对于推动家庭建档和促进民生档案工作是一个非常有利的信号。

三、存在的问题

1. 宣传定位偏差，针对性不强。长时间以来档案局都是作为国家行政机关，作为保密单位出现在群众视野，而档案馆作为面向公众的信息文化服务机关，定位上没有图书馆或者博物馆明确化，造成了公众档案意识严重不足。平时，我们的宣传侧重单方面的知识传播，如宣传栏宣传手册等，忽视了与受众的互动交流，导致宣传效果欠佳。在宣传的侧重点上，侧重从档案主体出发，而没有从受众心理出发，我们在问卷中提出了湖南省档案馆为公民提供档案利用的免费服务，结果不足四成受访者知道这一服务。调研过程中，调研人员在这一问题上也多次受到质疑。部分受访者将档案馆的珍贵档案查询利用收费与个人人事档案保管收费相混淆。证明社会公众关注的费用问题，并未作为宣传重点，并未为大众了解。

2. 资源建设偏差，结构单一。问卷调查中显示只有约三分之一的受访者在档案部门办理过相关业务，这其中还包括了单位业务，说明普通受访人群无法在档案馆获取他们需要的资源。资源建设上，档案部门偏重对政治档案和重要政治人物档案的保存，在民生档案上关注不足，保存类型和保存量都有待提高。资源类型、质量和数量是社会公众选择档案部门进行利用服务的根本原因。

3. 管理服务偏差，档案行政管理不完善。统计结果显示，公众觉得对于档案的查阅利用存在困难，其中包括制度因素、人的因素和技术设备的因素。有受访者表示门禁制度和服务时间限制了公众对档案部门的认知和档案的利用程度，网上服务和预约查档服务了解度有待提高。还有受访者表示查询时的手续比较繁杂，馆区环境，封闭程度和开放度会影响查阅者的利用程度。相对于图书馆等公共服务机构，没有设置自助式查询室。档案的服务水平制约了档案利用的积极性。部分档案部门的工作人员素质不高，缺乏服务意识，对于查阅者消极应对，挫伤了公众对档案利用的积极性。另外，查阅利用者不能获得一站式的有效信息，导致他们转换查找信息的渠道。在技术层面上，数字化程度还有待提高。在问卷调查中有部分受访人群都提到了数字化档案的问题，如何在大数字化时代给社会公众提供更为便捷优良的服务，无论在广度上和深度上都给档案人提出了新的要求。

四、建议与对策

1. 完善宣传工作，提高宣传有效性。公众的档案意识不足，其实也反应了档案馆的社会意识不足。公众的档案意识是与公众对档案的利用程度分不开的。要将公众的切身利益和实际需要融入到档案工作中，降低神秘感，获得公众内心的认同感，拉近与公众的距离。对档案的认知过程是一个渐进的过程。首先，档案作为解决个体问题的一种工具被认知，如查阅个人档案确定离退休年龄等；然后，档案的规律和规则能够被公众自觉应用，如对家庭档案的保存和整理等；最后，档案的历史文化价值被人们认知，如大众对电视媒体上档案解密类节目的关注。从这三层的递进分析，公众越多在生活中接触到档案，他们的认知越会加深。因此，应该有针对性地培养公众的档案意识。越来越多的公众开始关注与自身利益息息相关的档案，对家庭档案表现出来的兴趣和热情可以体现。具体到宣传方案上，要点面结合、走出去与请进来结合。区域上，不仅在城市中心区域进行宣传活动，而且能有针对性的走进社区、走进村镇，针对居民社区设立宣传展板，让社会城乡公众都有机会走近档案，了解档案部门、档案知识。普法过程中，不仅提供《档案法》的法律知识普及，也提供具体查询和保存的案例供公众学习，从普法的途径加强社会公众对档案部门的认知。在途径上，不仅平面媒体，希望多种媒体对档案部门进行立体式宣传；在设立国际档案日走上街头的同时，也设立公众开放日，在档案人的带领和讲解下请公众实地了解档案部门的日常工作；受访群体中基层一线的档案人，提出希望可以多接受上级业务部门的培训指导，完善档案知识。统计数据显示，在家庭档案这一部分的反馈情况是令人惊喜的，七成以上的受访人群有意识地收集保存家庭档案，约六成人群表示希望得到专业指导，证明社会公众在这一领域有着极强的求知欲和接受度，自愿性和积极度高，可以作为加强民生档案工作的着力点和突破口。

2. 增加馆藏资源，提高资源建设有效性。档案的利用程度是与馆藏结构紧密联系的。丰富的馆藏资源是开展推进档案利用的资本，由于历史原因，目前我馆的馆藏有结构单一化，主题重复化的问题。家庭档案作为民生档案的重要组成部分，家庭档案的建立保管和资源整合，在完善民生档案的同时能极大地推动社会公众对档案的认知程度和利用水平。

3. 简化利用程序，提高利用有效性。如何在保证档案安全的情况下，最大限度地提供可查阅的信息，简化利用方式，是我们应该思索的。是否采取仿例图书馆办理服务卡，对于已经开放可以提供利用的档案进行自助式的查阅，便利查阅人对档案的使用等；各地的档案馆能否进行联机查询，档案馆可以公开的查阅信息量和条目的细致度，是否可以全国的档案部门联网进行集中查询；是否可以提供保存个人及家庭档案的软件类程序，或者开放云空间供公众上传保存；是否可以提供具体利用档案的个案案例指导等等。档案作为直接形成的历史纪录，具有原始性、真实性、凭证性，让档案服务公众，让公众走近档案，有利于维护党和政府的威信，有利于维护公民权益，有利于维护社会稳定。通过查阅与自身直接相关的档案，可以解决公民工作和生活中遇到的一些实际困难和问题，维护自身的合法权益。通过建立各类档案，可以使有关部门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中妥善处理突发性、，努力把矛盾和纠纷解决在基层创造条件。从此次调研结果来看，约半数的社会公众具有一定的档案意识和档案知识，但仍有半数缺乏对档案的基本认知，档案部门在宣传意识、资源建设、管理服务上仍有任重而道远的责任，可以通过提高宣传的针对性和有效性；扩充馆藏，增加对民生档案的收藏和保管；建立便捷的利用体系，加大信息的开放力度等一系列改进措施培养和推动社会公众的档案认知，更好地发挥档案服务社会、服务民生的积极作用。

参考文献：

[1]丁宁. 档案行为的引导与社群性公众档案意识的培养. 档案2012（4）.

[2]丹麦哥本哈根市档案馆馆长安德斯·克里斯蒂安·巴克答记者问.

[3]何美江. 隆安县档案馆整合民生档案积极开展便民服务. 广西档案2011（3）.

[4]朱荣基. 哪些档案具有长久利用价值——国外档案馆观感. 中国档案1988（11）.

（执笔人：颜文展）