高校二级学院办公室管理工作的职能分析与建设

【摘要】 随着高等教育改革的不断深入，高校办公室工作职能也随之发生了很大变化，本文探讨了高校二级学院办公室的工作职能中普遍存在的问题，对其职能进行了分析、定位，并提出了相应的建设途径。

【关键词】高等学校；二级学院办公室；工作职能分析

近年来，随着我国高等教育快速发展与高校内部管理体制的改革，国内大部分高校采用校，院二级管理模式，学校的管理权限不断下移。高校二级办公室面临的事务越来越广泛，工作内容多而繁杂，院系办公室承担的工作和任务日益繁重和艰巨。高校二级学院办公室作为基层运行的中枢机关，是高校的基层办事机构和综合协调部门，它集多种职能于一身，是实现政令畅通的枢纽、沟通内外的桥梁、展示精神风貌和管理水平的窗口。这就决定了二级学院办公室在学院各项管理工作中的重要地位，也成为二级学院不可缺少的一个基层行政单位。虽然二级学院办公室在处理学院政务方面起着举足轻重的作用．但在二级学院中的老师普遍对学院办公室的作用和地位认识不足，在现实生活中二级学院办公室被轻视的现象是较为普遍。

在新的形势下，如何优化提高高校二级办公室的工作水平，使二级办公室高效、更好地发挥其职能作用，是目前重要的研究课题。为此，笔者结合二级学院办公室工作的特点，对二级学院办公室在学院工作职能中存在的问题以及内部建设、行政事务处理、内协外联等方面的职能进行分析和定位，并提出了相应的建设途径。

1.二级学院办公室工作职能中存在的问题

1.1 工作职能的价值错位

二级学院办公室工作是服务性较强的工作，集中体现在为师生服务，为教学科研服务，为二级学院的中心工作服务。二级学院办公室繁忙又繁杂，具体体现在为他人服务之中，有的人戏称办公室工作大多是为他人作嫁衣，其中的味道，只有做过办公室工作的人才能体会得到。目前，大部分二级学院办公室的工作主要是处理上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档以及图文传真的收发和传送、资料室的管理、印章的使用、办公室内务、设备和财产管理工作及其它具体事务。这些服务工作表现形式是锁碎的、细微的，有些看起来甚至是微不足道的，在做此项服务工作中，二级学院办公室工作人员难免带有一些私心和情绪。

1.2 工作职能的观念错位

长期以来，受习惯做法、传统经验及社会不良思想的影响，办公室工作人员或多或少地存在着无过便是功的思想，重办事，轻参谋。工作普遍停留在办文、办会、办事的“交办型”事务上，缺乏积极性、主动性，缺乏对政策的研究，起不到参谋助手的作用，不适应高校现代化管理的要求。

1.3 工作人员的素质忽视

二级学院办公室工作人员普遍以本专业人员为主，其日常事务较多，工作繁杂，工作人员经常忙忙碌碌，疲于奔命，很难抽出时间学习现代化管理知识，业务素质得不到提高，跟不上时展的要求。

1.4 工作人员的待遇偏低

办公室工作人员由于行政事务繁忙，成果、论文较少，职称、职位上不去，收入较低，影响了工作人员的积极性。

2.二级学院办公室工作职能分析

2.1 承上启下的职能

二级学院办公室虽然规模小、人数少，但办公室的工作职能并不少，与其他的职能部门相比具有特殊的地位，常常被人们称之为“中枢神经系统”。发挥着承上启下、内联外引的功能。二级学院办公室同样具有这样的工作性质和工作内容。随着学校办学规模的进一步扩大，招生人数的不断增加，学校管理体制的改变，更多的原来属于学校层面的管理工作落到了二级学院层面。因此，二级学院办公室也自然地成了学院的“中枢神经系统”，担负起内政外联的工作任务。参与学院决策的管理任务，上传下达，协调督办．协调内外．联系左右、沟通上下的重要任务。

2.2 助手和参谋的职能

二级学院办公室是二级部门信息输出和反馈的枢纽，为部门领导决策提供帮助，因此，具有为部门领导参谋的职能。高校二级学院是高校教学、科研的第一线，工作繁杂且涉及方方面面。二级学院实行院长负责制，院长对全院的行政指挥和管理要通过学院办公室来组织实施。因此，办公室管理人员要熟悉党和国家关于学校工作的方针，政策，及时了解学校、学院行政各项工作的基本情况及规章制度，掌握学院行政、教学、科研、后勤及思想政治教育等方面的基本情况。首先由于院办公室主任参加院务会议，比较了解院长的工作意图和学院的全面工作，同时参与对全院的教学、科研、学生以及后勤等方面的管理工作，工作涉及面宽，获得的信息比较广泛，因此要及时准确的掌握了解和反映有关情况，搜集整理与学院改革发展有关的新信息、新资料，做到有分析、有判断、有建议，当好领导的助手和参谋。

2.3 服务协调职能

二级学院办公室工作范围涉及全校很多部门，除一些常规的办文、办会、办事外，还会遇到临时性的工作，工作“忙、乱、杂”，提供优质服务是办公室工作的永恒主题。二级学院办公室是一个综合部门，是为部门服务、为领导服务、为教学服务和为师生服务。，同时，二级学院办公室也是沟通学校与二级学院的桥梁，是集人事、行政、文字、信息、后勤、接待等为一体的综合性部门．通过办公室工作理顺党、政、工、学、团的关系，服务教学科研工作。学院是学校的基层教学单位，学院办公室又是学院综合事务的协调沟通及处理部门，工作具体繁杂、千头万绪，要保证学院各项工作得以完成，管理者必须要在协调、沟通上下功夫，做好工作协调、矛盾协调和内外关系协调，在学院形成一种宽松和谐的育人环境。

2.4 综合管理职能

二级学院办公室跟部门其他科室相比，它的业务范嗣界线有很大的模糊性，很多工作都需要办公室的协作，几乎不明确的属于其他科室的事情都可以归到办公室来处理。办公室也就是在办理各种琐碎、复杂、个体的事务过程中起到协调作用。院领导的决策是根据上级的指示并结合本院的实际情况做出的，因此，院办公室不仅要做好上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档等工作，并对其熟悉、归纳、综合和整理，及时让院领导明了“上情”。另外，院办公室还要负责学院机要 、图文传真的收发和传送以及资料室的管理、印章的使用、办公室内务、设备和财产管理工作。第三，二级学院办公室还要协助院领导起草各种报告、工作计划和工作总结，处理院里的日常事务性工作，为院务会、调查报告会、评审论证会等做好各项会前准备工作，协助院领导制订院里的各项规章制度，并检查其执行情况，发现问题要及时向有关领导汇报和处理，做好联系、接待、和经费管理等工作。

3.二级学院办公室工作职能的建设

3.1 确立办公室管理工作的正确价值取向

价值取向是一个价值哲学的重要范畴，它所指的是一定主体基于自己的价值现在面对或处理各种矛盾、冲突、关系时所持的基本价值立场、价值态度以及所表现出来的基本价值倾向。二级学院办公室同样具有以上的属性，办公室管理工作的价值取向决定于办公室职能发挥，也决定着办公室工作效率。因此二级学院办公室管理工作的价值取向的定位对于二级学院的建设与发展、教学与科研、教书与育人将产生重要的影响。

3.1.1 摒弃私心、顾全大局、树立浩然正气

由于办公室工作性质任务地位，决定了办公室与学院领导的接触的机会密切与频繁。因此，办公室人员一定要坚守屏弃私心、顾全大局，树立浩然正气的价值取向。这就要求办公室工作人员必须端正态度，加强党性锻炼，提高思想政治素质，树立正确的价值取向。增强大局观念、使命意识，廉洁自律，爱岗敬业，甘于奉献，以严谨的态度、睿智平和的心态，务实创新的精神、热情周到的服务，努力做好份内的事，傲到追求极致，力求完美，树立亲和高效的良好窗口形象。