论高校院级办公室和谐气氛的建设

摘要：高校院级办公室和谐气氛的建设对院办工作的开展意义重大。它可增强院办全体员工的凝聚力和向心力，提高办事效率和工作质量。但和谐气氛的建设需要制度的保障，需要经验和工作策略，更需要员工的奉献精神，真可谓“室和万事顺”。

关键词：高校；院级办公室；和谐气氛的建设

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）22-0022-02

现代汉语词典指出：和谐是指配合的适当和匀称。如：和谐气氛。气氛是指一定环境中给人某种强烈感觉的精神或景象。如：会场上充满了团结友好的气氛。一提到办公室工作，很多人便想到了办公室攻略。认为办公室充斥着勾心斗角，尔虞我诈，甚至是名利角逐场。因此，这更有必要建设和谐气氛，以修正人们的看法和固有的偏见。此外，高校院级办公室承担着上传下达，沟通八方的功能。办公室和谐气氛是顺利开展工作的必备条件和有力保障。舒心的工作环境，使人们气更顺，心更齐，工作流程更顺畅，工作条理更清晰，工作节奏忙而不乱，出错率降至最低，工作成效更显著，提高工作效率，事半功倍。因此，营造和谐的办公氛围已成当务之急。在办公室工作中要积极弘扬向上的正能量。首先，作为办公室人员要有一颗爱岗敬业的心，对工作认真负责的态度，以及全心全意为师生员工服务的意识，也就是对工作要有敬畏感。在工作中，既要做到各司其职、各守其责，又要做到相互理解，相互配合，相互支持。不拆台，不推诿，不扯皮，不踢皮球，敢于担当，不能各自为政，不顾全局，单打独斗，阳奉阴违、口是心非。应营造出一种人人为我，我为人人，办公室的事就是大家的事的良好氛围，大家要各尽所能，拧成一股绳，劲往一块使，心往一处想。每个人都为办公室出一把力，献一份爱心。其次，要掌握工作方法和策略，提高工作效率。按事情的轻重缓急排序，抓住重点，突出难点。不要胡子眉毛一把抓。大事快办，特事特办。时间安排上，要学会科学合理使用时间。甚至还要学会打时间差。再次，在办公室内多讲有利于团结，有利于凝聚人心的话。当然，和谐并不是一团和气，丢掉主见，不讲原则。在大是大非上要有清醒的正确认识且立场坚定，毫不动摇。学习和了解政策，掌握必要的工作技能是办公室工作内容的重要构成部分。学习并准确领会上级的文件和精神，原汁原味地传达。让院办成为各系和教职工信赖的一个中转站和便民桥。正确且适时的工作方法犹如春风化雨，雪中送炭。工作技能不仅包括熟练使用电子办公软件，草拟文书，撰写总结，文件归档，安排课表、考试及监考，会议召集与通知，订阅报刊，收发信件等日常工作，也包括一些软实力。如：语言表达能力，交际能力，沟通能力，协调能力，组织能力，化解矛盾，解决问题的能力以及灵活处置与随机应变的能力。针对办公室工作琐碎、繁杂、随机性和不确定性强的特点，每个员工都要做好随时能打仗，打胜仗的心理准备。再加上院办工作人员不仅要接待全院师生，而且要面对校级诸多职能部门，接触的人员繁杂，难免会遇到一些误解、委屈甚至辱骂。因此，强大的心理承受力和忍耐力成为不可或缺的素质。协同作战能力即相互配合，取长补短是培养办公室和谐的重要因素。俗话说得好，人心齐，泰山移。比如：办公室文秘内勤员，经常会接到校级职能部门的各种会议通知，信息采集及统计汇总，固定资产清查核资，收发信件报刊，收集人才招聘资料，制作各类津贴补贴奖金的报表，以及找相关领导签字去财务处报账等许多具体工作，另外，还要及时回复校内网“知行网”上本院师生的问题等工作常常忙得不可开交，若办公室人员之间，发扬团结友爱互帮的精神，分担一些工作，那么，办公室的工作效率和质量必定大大提高。这样，一种互相支持，互帮互敬的和谐气氛必定会形成。另外，在接受教育部，省教育厅评估这样的大事上，大家更要团结一致，同舟共济，齐心协力。协商办事在办公室工作中不可避免。因此，我们要学会协商办事的态度和技巧。

1.诚实待人。诚实是做人的基本素质。对办公室同志要坦诚相见，要虚心学习同事身上的优点，真诚地指出他们的不足。不虚伪，不矫揉造作，心地坦荡，不做表面文章。这样，同志之间就会敞开心扉，愿与你结交朋友，交心，愿与你共事，愿意帮助你。

2.尊重同事以及他们的工作。在一个办公室长期工作难免会遇到磕磕绊绊，即便遇到问题，就事论事，解决问题，不要说尖酸刻薄的话语，伤害同事的心，对别人的尊重就是对自己的尊重。不要抱怨自己的工作量太大，别人的工作量太小；自己工作重要程度胜过他人。对同事们对自己工作上的帮助要给予给力的赞扬与肯定。与同事们处事要学会掌握3A原则即：Accept（接受）；Admire（欣赏）；Appreciate（感激）。多说暖人心的话，催人奋进的话。以增加亲和力，凝聚力和向心力。说话语气要平和，态度要诚恳，不要趾高气扬，盛气凌人。

3.严于律己。在工作中严格要求自己，多对照镜子检查自己，多做自我批评，保持谦逊的态度，提高自己的服务意识和管理水平。想师生之所想，急师生之所急。始终把师生的利益放在首位，与学校师生同呼吸共命运。工作上不拈轻怕重，挑肥拣瘦，勇于担当，全身心投入工作。

办公室和谐气氛需要办公室所有员工精心维护和保持。这就需要人人努力学习理论，更新知识储备，与时俱进，不断进取，永不停歇，共同为办公室建设和发展贡献自己的光和热。办公室和谐气氛是剂，推动剂，是促进教学科研工作的有力保障。是体现和谐中国，实现中国梦的基础。院办的工作究其核心就是以学院的教学科研为导向，以服务师生为目的。所以，院办工作的顺利开展和推进对学院总体发展至关重要，让师生受益，让自己满意。这就是院办工作的意义。办公室和谐气氛的建设需要制度建设和作风建设作为坚强后盾。完备的制度，健全的法规使人有法可依，有章可循；工作更规范，更有条理，避免盲目性。另外，也使自己的工作完全置于大家的监督之下，更加透明、公平和公正。优良的工作作风体现在：脚踏实地，默默奉献，任劳任怨，不计较个人得失，甘当绿叶的孺子牛精神。例如：作为学院的窗口，办公室人员要态度和蔼，平易近人，语言优美。因为一句随意、不够得体的话语会影响学生一生，使他们在今后的生活和工作中会如此对待周围的人和社会。我们要拒绝“生、冷、蹭、倔”的态度，更要坚决杜绝“脸难看，事难办，跑断腿”，等社会不良行为的发生。树立多一份方便，多一份贴心、多一份温暖的温馨服务模式。即使某些问题，不能立即解决，也应给出回复时间和合理解释。从而使师生乘兴而来，满意而归。办公室和谐气氛建设需要调动全室人员的主动性和参与性，并适当解决他们的后顾之忧。院办人员普遍学历低，职称低，待遇低。女同志较多，家庭负担重。作为院级领导要体谅办公室人员的辛苦，真诚关心他们的生活。在职称晋升、考核评优等方面，给予他们更多的政策上的倾斜与照顾。在方面给予他们一定的经济资助。对他们的工作给予及时的肯定。在他们受到委屈时，给予他们更多的精神安慰与鼓励。只有这样，办公室人员的主观能动性将被大大地调动，工作热情与干劲将被极大地激发，人与人之间更加和谐，办事效率和工作质量必定得到大幅提升。

总之，院办和谐气氛的建设是一个长期的系统工程，需要全员的参与和维系，需要全员的长期共同努力。办公室的工作要分工不分家，个人在完成自己本职工作的同时，要多与其他同事沟通和协调，集思广益，共同做好工作。

参考文献：

[1]肖池平，李外流.浅论高校办公室工作的和谐追求[J].云南农业教育研究，2007，（3）.

[2]罗颂华.建设和谐的办公室文化[J].秘书，2008，（7）.

[3]张传禄.营造和谐的办公室环境[J].秘书工作，2007，（10）.

作者简介：仲亚丽（1963.5-），女，陕西西安人，西安理工大学理学院院党委委员、行政党支部书记、工程师，从事高等教育管理研究。