档案保管期限表问题及优化策略探讨

摘 要：档案保管期限表是我国档案管理与保管工作中的重要指标，其不仅具备一定的约束性，而且其在技术方面具备较强的针对性，例如：其可根据档案的价值做好保管和鉴定的工作。目前档案保管期限表在档案管理的应用中，暴露出诸多问题，对其发展产生制约，因此，本文通过对档案保管期限表的问题进行研究，探讨优化的策略。

关键词：档案管理期限表；问题研究；策略探讨

档案管理期限表本身即是一个系统性较强的概念，而且其在档案管理工作中具有较高的指导功能，直接关系到档案的趋向。我国在档案管理的发展中，制定出多项档案保管期限表，都存在实质性的问题，但是其恰好证明了档案管理的发展和改进，在不断进步中，深化档案保管期限表的管理作用，确保期限表在档案管理中的地位。

1 档案保管期限表的性质

期限表在档案保管中的使用具备明显特性，依据主要特性发挥档案保管期限表的意义，对期限表的性质做以下分析：

操作性质。操作性质是档案管理期限表特殊具备的，而且其可衡量档案管理的水平，通过操作性质，促使档案管理期限表内涉及的各项条款保持针对性，不仅要求其可适用于文书档案，而且可明确提出档案保管的属性和类别，利于保管人员鉴定。

权威性质[1]。权威性质主要是指在档案管理中，期限表可产生一定的约束性，为档案管理提供规范化的保障，同时档案管理期限表通过权威性质可强制执行部分管理行为，明确规定档案管理活动中产生的责任，避免出现推卸、拒绝等类型的问题。

科学性质。科学性质作用在档案管理的价值层面，通过档案保管期限表为档案管理活动提供理论支持，进而为档案鉴定提出基础保障，保障档案管理的时效性，同时档案保管期限表的科学特性通过档案管理的条款、内涵体现。

2 档案保管期限表的现状

档案保管期限表的应用可体现在档案管理的多项工作中，例如：档案鉴定、档案期限等，不仅为档案管理提供质量保障，而且优化档案管理的资源配置，但是目前档案保管期限表确实存在诸多问题，具体分析如下：

2.1 档案保管期限表的条款问题

期限表中出现的条款问题，主要是内容太简单、条款不丰富。档案保管期限表中的内容偏重于档案的大框，如来源、种类，但实际档案保管过程中，极其需要档案保管期限表更偏重于案例和注解，保障信息多样性[2]。档案保管期限表的条款在多次修订的过程中，基本是采取条款合并、条款删除的模式，基本未涉及条款增加项目，导致期限表与档案保管互相矛盾。

2.2 档案保管中的尺度和档次问题

档案保管期限表中的尺度和档次问题，是档案保管的两大衡量因素，首先尺度可以协助期限表衡量档案保管的价值，不论是社会各个阶层由于什么原因形成档案，都可通过尺度对其价值进行评估，但是实际期限表无法将各级档案分层次保管；档案保管中的档次问题是指期限表无限制的延长档案的保存期限，导致档案保管产生严重的依赖性，造成资源浪费。

2.3 档案保管期限表的不平衡问题

我国档案期限表过分注重典型档案的保存，忽视了档案保存的详细性，造成不平衡的问题管理，同时影响到我国科研工作对资料的需求度，不能满足社会发展对档案的利用。

3 档案保管期限表问题的解决措施

针对我国档案保管期限表中出现的问题，进行实质性探讨，结合档案管理的要求，提出以下几点优化策略，解决档案保管期限表中存在的制约问题：

3.1 档案保管期限表中的条款优化

对档案保管期限表中的条款实行优化处理，保障其具备专业的技术性和知识性，可以保障其为档案保管提供专指依据[3]。首先在条款中明确保管期限，不论是否属于馆内保存的档案，必须通过条款规定保存期限，明确各类型档案的保存期限，如果档案到期，立即采取相关的处理措施，避免出现档案保管无时限延长，保障档案保管始终处于流动的状态；其次通过条款细致划分档案保管的责任，例如：条款中对各种类型的档案设置相适应的销毁日期，利用条款规定保管员的责任，必须依据条款规定，将到期的档案进行销毁，避免档案保管只进不出的情况，只有通过档案保管期限表严格控制档案销毁，才可防止档案保管中出现持续不断的问题；最后实现档案保管期限表中的条款与档案之间相互对应，保障两者之间形成清晰的关系，例如：保持两者之间对应的关系，可提高期限表的操作性，进而提高期限表的鉴定速率。

3.2 提升档案保管期限表的衡量标准

促使档案保管期限表提升衡量标准，可通过明确档案保管期限实现，在对档案保管期限表进行编制的过程中，必须着重体现操作、实用两项因素，才可发挥档案保管期限表的衡量作用。首先档案保管期限表需构建全面、清晰的体系，约束保管行为，保障期限表的范围可容纳所有需要保管的档案，以便在对保管档案进行鉴定时，能够搜寻到符合实际情况的档案保管期限表内容；其次提高档案保管期限表衡量的系统性，其主要是将期限表的尺度和档次，构建成一定的逻辑关系，保障此两大因素与档案管理遵循系统性的变化规律，进而利用档案保管期限表对档案进行整理，保障层次和调理，方面保管员管理，同时也便于使用；最后是保持档案保管期限表衡量的准确性，避免利用档案保管期限表对档案进行衡量时，产生歧义，例如：尽量减少歧义词的使用，如不可避免出现歧义词，必须对其进行正确解释的备注，进而杜绝档案管理中出现过大的弹性，保障保管人员在使用档案保管期限表时，可清晰、准确的掌握保管的意图和含义[4]。因此，提高档案保管期限表的准确性，对档案保管具备深层次的指导意义，同时可保障档案保管的规范化和条理性。

3.3 保障档案保管期限表的整体性

通过有效的手段，保障档案管理期限表的整体性，可体现期限表的价值，进而实现档案管理价值的分层，毕竟我国相关部门在形成档案时，既体现出不同层次档案的差异，又体现出档案的多样性，综合考量档案保管的多层因素，必须系统的提高档案保管期限表的整体性，才可实现档案保管的平衡对待，首先为保障期限表的整体性和平衡性，必须时刻保持期限表的升级和改进，如发现不适应现代档案保管的内容或条款，立即对其采取更换、调整措施，例如：我国部门机关单位的档案保管，既不具备中央档案保管的特点，又不同于基层档案保管，对其可以国家档案为背景，在单位上可实行留存处理，或者实行永久性保存，利用档案保管期限表为机关档案发掘合适的保管位置；其次为协调档案保管期限表的整体性，对各级部门中的档案实行层次性保管，如不同层次的档案出现矛盾时，可按照统一的标准，始终偏重高层或始终偏重基层，实现档案保管的合理处理；最后根据保管档案的价值，优化档案保管期限表中的类型、级别规定，保障期限表中可实现各类型档案的优质保管，满足社会各界以及国家各个部门的需求，形成合法、合理的档案保管期限表。

4 结束语

目前我国沿用统一的档案管理期限表，促使我国档案管理保持在统一的水平，进而达到全国档案管理的同步，虽然我国在档案管理期限表的问题上态度比较明确，但是还需对其采取改进的措施，保障档案保管期限表在完善的过程中，朝向更加专业、技术的方向发展，形成档案管理的有效体系，深化档案管理在文书档案中的意义。

参考文献

[1] 何玉琼.从中外对比看我国档案保管期限表体系构建[J].档案管理，2012（03）.

[2] 傅荣校，韩云云.关于进一步优化我国档案保管期限表的思考[J].浙江档案，2011（08）.

[3] 李金发.基层单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的制定[J].科技档案，2012（04）.

[4] 陈艳.谈如何做好《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》编制工作[J].北京档案，2011（02）.