浅析档案后保管模式必然代替档案保管模式

摘要： 本文主要是在国内外档案学界关于后保管理论研究成果的基础上，对什么是档案保管，什么是档案后保管进行了详细的解读，并提出档案保管在概念理解上的广义和狭义之间的区别之处，以及在分析档案保管与档案后保管内涵的基础上，创新性地总结了档案保管模式和档案后保管模式的特征。最后对档案后保管模式必然代替档案保管模式作了阐释。

Abstract： Based on the result of theoretical research about post-keeping in archives field at home and abroad, this paper interprets the archives keeping and the archives post-keeping and presents the broad and narrow sense of archives keeping; on the basis of analyzing the connotation of archives keeping and archives post-keeping, this paper innovatively summarizes the characteristic of archives keeping model and archives post-keeping model. Finally, the author believes that the archives post-keeping model inevitably takes the place of archives keeping model.

关键词： 档案保管；档案后保管；模式；特征

Key words： archives keeping; archives post-keeping; model; characteristic

中图分类号：G27 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）04-0327-02

1档案保管模式与档案后保管模式的解读

1.1 档案保管模式的内涵档案保管的概念有狭义和广义之分，狭义的档案保管指的就是档案管理工作六大环节（即档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和提供利用）当中具体的保管工作；而广义的档案保管指的是在社会上以及在档案工作中，泛称的档案日常管理工作。

在本文中笔者所表述的“档案保管”指的都是针对档案保管广义层面而言的，即：泛指档案日常管理工作。在论述档案保管模式之前，我们先来了解一下“模式”的定义，所谓“模式”是指“某事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式”（出自：《现代汉语词典》）。根据“模式”的定义，笔者认为，档案保管模式是可以这样理解的，即：“档案保管模式”是指将有保存价值的文件作为档案保管起来的标准形式。按照《档案法》等法律法规的规定，根据“统一领导，分级管理”的原则，对国家全部档案，必须设置全国规模的档案机构进行管理。又由于各单位的性质不同，所以出现了不同的档案机构，其中包括公共档案馆（国家档案馆、专业档案馆）；内部档案机构（企业档案馆、档案室）；档案行政管理机构（各级档案局、处等）；新型档案机构（文件中心、档案寄存中心、档案事务所）。不同的档案保管机构，虽然形成了档案保管模式的多元化，但保管对象都是一致的，在电子文件出现之前主要保管的是档案实体，档案实体是指各种档案材料本身，它是由档案内容和载体两部分构成的。

1.2 档案后保管模式的内涵所谓的“后保管模式”就是针对档案工作长期以来以实体档案管理为中心的“保管模式”而发展变革来的，此处指的“后”并不是通常意义上所说的那种“后”，即:“落后”于某事物，而是以“后”来达到超越某事物。因此后现代所说的“后”是要永远保持对于现有事物和现有秩序的超越状态，换句话说，永远之“后”的后现代主义，就是永远在一切现有事物之“前”。这样，后现代主义以其“后”的优越地位，永远居“前”。从这个意义上说，“后保管”概念是对“保管”概念的超越。“过程代替结果，动态代替静止，结构代替内容，时空的回溯性代替孤立性”――这正是分析、理解科学、社会组织和经济活动时，以特里・库克为代表的后现代档案学者所高喊的口号。总的来说，后现代主义思潮的基调是讽刺，立场是怀疑，精神实质在于“解构”，对传统理论的否定、颠覆和再认识，这一点也切合了面对电子文件对档案界的挑战、档案学自身的变革。它提醒档案学者要经常对体现优势的思想进行思考，根据环境的变化发展新思维。至于具体到这一思潮对档案学到底产生了多大影响，确实难以量化，但有学者已经明确指出：“这一思潮对于西方档案界冲破过去的思维定势，使自己从外在的控制中解放出来，从集体的共识的污染中超脱出来，吸纳其他领域思想成果的启蒙作用是不可低估的。”因此，我们说至少“后保管”之“后”受到“后现代”之“后”的启蒙是确定无疑的。

2档案保管模式与档案后保管模式的特征

2.1 档案保管模式的特征

2.1.1 文件和档案管理的分阶段性文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。文件作为形成机关实践活动中产生的各种原始记录，首先对机关的行政管理工作具有全方位的现行效用，是机关工作的工具、凭据。后来随着文件针对的业务活动的办理结束，文件的现行效用逐渐消失并进入半现行阶段。但此时文件对机关的参考作用依然存在。直到最后，绝大部分半现行文件因为第一价值退化而彻底丧失现行作用，只有一小部分文件逐渐显现出长远的历史价值，成为非现行文件，具有保存价值的非现行文件就转化为档案被永久保存起来。因此，文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过程，它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素，从而导致了文件的阶段划分。

2.1.2 文件来源的唯一性在档案保管时期，保管的档案都是以实体档案为主，因此是一个实体机关与文件群体唯一对应的关系。档案作为特定机关、组织或个人在社会实践活动中直接形成的产物，在产生和处理过程中会形成多方面的历史联系，诸如来源联系、时间联系、内容联系和形式联系等等。其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系，也是最根本的联系，因为只有在明确档案形成者的前提下，揭示档案的内容、时间和形式联系才有意义，才能全面深刻地反映形成者的活动原貌。假如割裂来源联系，其他联系的科学性就无法保证。

2.2 档案后保管模式的特征

2.2.1 文件与档案的不可分离性电子文件的产生，使文档一体化管理真正成为可能。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案保管把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。因为从文件的起草、传输、输到归档、鉴定、整理、保管以及再利用，均可以通过电脑网络进行，即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样，前阶段文件的质量就会直接决定后阶段档案的质量。如果仍沿用过去的文件与档案两段管理方式，不仅割断另外两项工作的内在联系，而且有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷，进化论在理论上还是在实践中都是难以成立的。

2.2.2 电子文件来源的不唯一性计算机与远程通讯手段的结合，关系数据库的普遍使用以及超国界网络的出现，使得不同机构使用共同的数据和共同参与形成一批数据不仅成为可能，而且成为日益增多的事实。突破了一个实体机关与文件群体惟一对应的传统档案保管模式。这样一来，档案数据往往源于各种不同结构组织体，单一来源的概念发生了改变。运用传统的机构来源概念来解释电子时代的档案实践很可能就会有力不从心之感。

3档案后保管模式代替档案保管模式的必然性阐释

在知识经济时代，档案后保管模式是一定要取代档案保管模式的，因为，基于笔者以上的分析论述，从理论解释来看，如果说电子文件只是一种在本质上与传统纸质文件相同的载体，它与传统档案文件的差异只不过在于记录形式，那么档案工作势必会沿着原有的轨迹和思路继续下去。但事实上，面对电子文件及其管理，原有档案学基础理论很快暴露出其理论逻辑起点局限性，对文件运动过程中的阶段性划分并不适应电子文件的管理特点，电子文件是会实时变化的。由此，以文件生命周期理论为基本框架形成的原有档案学基础理论受到了全面的冲击，所以，传统的档案保管模式已经过时，必然进入了档案学“后保管时代”研究时期。它是将传统理论中对实体对象实态文件的关注转变为对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注，它是一种以来源为中心，以知识为中心的管理。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管，因此称为“后保管模式”。

后保管模式的基本信条就是：作为档案专业人员，如果要在电子文件管理领域中扮演合适的角色，从根本上不能再把自己看作物理实体的看守者。后保管模式将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。正如澳大利亚档案馆堪培拉分部档案员格雷戈・欧塞尔（Grego’Shea）在《电子文件的保管》一书引言中写道：“这种策略是由档案成分变更带来的对传统方式的一种偏离，同时也该认识到，在电子时代，实体保管不再是保管策略的核心要素。对电子文件而言，所必须要做的是，被识别、被控制及易捕获，使其尽可能长期地对政府和社会发挥价值。”

后保管模式的基本内容由三部分构成：第一，新来源观，特里・库克认为在“电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在或至少不能被鉴定、保存、编目、提供利用。”第二，宏观鉴定，档案鉴定既需要反映档案价值，同时也要有实践意义、实用性，并体现效益原则。因此对电子文件要求进行宏观鉴定。第三，知识服务是“后保管模式”的目的，档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，最终实现档案管理由“保管时代”向“后保管时代”的过渡。

参考文献：

[1]杰拉尔德・汉姆（刘越男译.档案边缘.山西档案，1999，（1）.

[2]特里・库克（刘越男译）.电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命.山西档案，1997，（2）.