档案馆在政府信息公开中的角色诠释

摘要：自《中华人民共和国政府信息公开条例》2008年5月1日实施以来，我国政府信息公开走过了一个里程碑式的阶段，政府信息公开效果得到很大提升。在这个过程中，档案馆起了很大的作用。各级档案馆是政府文件的聚集地，是政府信息公开的场所，也是服务公众的窗口，档案馆在政府信息公开中的角色将会日趋多元化，因此，我们要把握好档案馆角色多元化的趋势，迅速转型，以便更好地保障政府信息公开的实现。

关键词：档案馆；政府信息公开；知情权

《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布，标志着我国信息公开制度走上了法制轨道。档案文件作为我国政府文件的重要组成部分，相应地，档案馆也就逐步成为政府信息公开的主要场所，在这种时代背景下，档案馆要向公共服务型方向转变，要增强服务意识，重视与社会公众的交流和沟通，突破封闭式的档案保管模式，使档案信息资源尤其是政府信息档案走向多元化的开放利用道路。

一、档案馆在政府信息公开中的重要性

1.档案馆开放有利于促进政府信息公开透明

档案馆不仅是政府信息文件的收集保管场所，还是为政府服务的工作部门。从档案工作的角度来讲，政府信息公开就是现行文件的公开及部分档案的开放。政府信息公开与档案管理工作联系紧密，同时，政府信息公开对档案管理工作提出了更高的要求。《中华人民共和国政府信息公开条例》中明确要求各级政府机构依法公开有关政府信息并遵循“公正、公平、便民”的原则，并且进一步细化了有关公布的范围、机构、程序等，特别提出应在国家档案馆开设政府信息查阅场所并配置相关设施为公众前来使用提供便利条件。这不仅仅是我国档案馆依法履行职责的义务，也是档案馆提高社会影响力的方式，更为档案馆功能进一步拓展提供了机遇。档案馆的及时公开，增强了政府行政管理的公开性和透明度，保障了公众的知情权，也有利于提升档案馆服务公众的良好形象。例如湖南省档案馆在2006年10月率先在全国创建独立的省馆一级现行文件服务中心网站，利用网络方便快捷的信息传递方式，有效地帮助公众利用现行文件解决实际问题［1］。

2.档案馆开放有助于完善信息公开相关法律

档案法及其他相关法律法规和办法的制定和实施应当符合时代背景和社会需求。目前我国档案信息公开立法散见于《档案法》及其《实施办法》和配套的地方法规及部门、地方规章条例之中，还没有形成完整的法律体系，难以适应当今社会的发展。我国的档案信息公开立法还处于内容滞后，缺乏操作性，不同法律层级效力矛盾和冲突等问题阶段。因此，保障阳光政府、民主政府、服务型政府的建设以及政府信息的正常有序的开放，对档案法及其他相关法律法规的修改已成为档案界研究的重要课题之一。档案馆的开放要明确档案开放安全性标准，要强化其在保护档案实体安全方面的义务和责任，这样就必须明确档案馆开放档案的法定职责，明确在违法行为中，对档案利用申请人或第三方造成损害的赔偿责任。因此档案馆的及时开放必须完善责任追究制度，制定有关档案是否公开的程序等问题，来保障公众知情权，同时保护国家机密、第三方隐私权和知识产权。这样也就促进了档案信息公开制度的建设，有益于完善信息公开立法规范。

3.档案馆开放有益于树立公众主动利用信息的意识

档案的价值决定了档案具有教育功能。充分利用档案馆丰富的档案资源，把档案馆开办成社会课堂和教育基地，吸引社会力量共同开发馆藏档案资源，编写出高品位、影响大的档案编研成果，编撰出反映当地社会发展历史、当地文化民俗等公众所喜闻乐见的历史传统材料，为广大中小学生和公众提供传统文化教育的精神食粮，对公众进行历史、文化和国情教育，增强社会的凝聚力和向心力。同时，向社会公开提供利用非现行文件的服务，开辟社会档案寄存服务的新功能等，这样将有益于公众与档案馆的神秘距离慢慢拉近，达到公众主动走向档案馆，迅速有效地进行信息查询的目的。

当今信息时代，档案馆担负的角色应当是多元化的，其中有些角色需要重新定位，有些需要进行拓宽。

二、档案馆需要重新审视定位角色

1.档案馆应做好政府信息公开的“提供者”和“服务者”

一直以来，档案馆以档案重地、严格保密的严肃面孔面向公众，档案馆的公共文化设施地位没有表现出来，公众与档案馆之间有很大的心理距离。公众很少会把档案馆和他们的生活联系在一起。现存的老式档案馆一般面积小、功能不全、设施破旧，很难充分发挥档案馆在政府信息公开中的作用。档案馆应与时俱进，把自己从政府机关深宅大院中解脱出来，在不断完善为各级政府、各级机关服务的同时，主动向社会公众开放档案信息资源，并提供平等的免费服务。例如配合政府的政务信息公开，开设查阅场所供公众查阅已公开现行文件。例如广东省广州市在2008年开始就已经在政务资讯厅集中了全市党政机关报送的已公开现行文件，包括各种纸质和电子文件文献资料并免费为公众提供阅览服务［2］。这种平等服务、免费服务使得公众能方便快捷地获取政府公开信息，档案馆也才能真正充分地发挥公共文化服务的作用。

2.档案馆应做好“政府信息网络管理员”

档案馆要建设好网上信息资源库。虽然政府信息公开的途径有很多种，如政府网站、政府公报、广播、电视、新闻会、报刊、档案馆等，但是只有档案馆收集政府信息最全面、最系统、最便捷。专业的档案信息收集、整理、保管工作使档案馆在长期的政府和机关档案的交接过程中，形成了一套完整成熟的工作流程，也建立了完善的保管制度，从而保证了政府公开信息能及时完整地进入档案馆。因此，档案馆在政府信息公开方面具有得天独厚的优势。当今网络信息时代，网站检索已经是很正常的一项网络操作了，因此公共档案馆应该将政府信息收集、整合并管理，建立政府信息数据库，为公众提供一站式的检索和服务。数据库还应当与相关政府部门网站进行链接，以方便公众查询。

三、档案馆需要开拓新的角色

档案馆要改变长期以来的被动服务模式，积极主动地为公众提供政府政务信息，并且还要注重信息的时效性和准确性，以满足市场经济对档案信息的需求。档案馆的主动服务是一项专业性很强、难度较大的工作，不仅要了解社会的利用需求，向公众介绍馆藏，提供利用档案的线索，配置阅览室，公布档案史料等工作；还要研究社会各界不同类型的档案利用者对档案信息的需求情况，在此基础上采取积极主动的方式，从大量的档案材料中有目的、有选择地进行加工，直接有效地为社会服务。

1.档案馆的角色应从“神秘”不断向“公开”转变

档案馆面向社会公众主动地参与政府信息公开工作，在贯彻实践政府信息公开职能的过程中，与公众、团体及其他组织建立更为直接的关系，使自己的职能在政府信息公开工作中得到更进一步的拓展和提升。档案馆的主动服务要以人为本，丢弃官本位思想，敞开大门，热情接纳社会各界、各阶层档案资源利用者，切实把自己定位为公共文化服务的成员之一，坚持以人为本服务理念，为利用者提供免费服务、开放服务、平等服务，切实保障公众在社会信息面前的机会均等。

2.档案馆应成为“观念转换者”

公众长期以来对与自己利益相关的政府信息不闻不问，缺乏主动利用政府信息公开的观念。信息公开的法律法规的完善与信息公开机制的健全的前提就是需要有主动提供政府信息公开的意识。档案馆作为政府信息公开的提供者，理应胜任这种观念的转换职能。首先，档案馆应当发挥自身的收集归档功能，将政府文件收集整理齐全，及时归档。大量的政府文件如果收集不齐全，或者积压在档案室未能及时收集整理，都可能导致政府信息的缺失。因此，档案馆应当挑起责任，依据档案管理的相关条例与规范，对政府文件进行收集，并及时得到系统整理，保证文件安全有序地归档。其次，必须开展和完善档案信息化建设，政府信息公开网络化对档案管理工作的信息化建设提出了更高的要求。在数字信息时代，电子文件数量与日俱增，因此档案馆应将电子文件的归档工作纳入电子政务和档案信息化建设的总体规划之中，实现文档管理数字一体化，通过政府信息公开网络化促进档案信息资源开放利用的数字化，这样就有助于公众快速检索和查阅信息，避免在档案馆手工查阅中的繁琐与费时［3］。

3.档案馆应成为民生档案工作的“优化设计师”

坚持优化馆藏结构，着力整合民生档案资源是我国各级综合档案馆的一项中心工作。档案是政府与公众之间互相沟通、互相信任的一座桥梁。凡是与民生关系密切的档案，只要不是保密处理的，都应当公开向社会公众提供利用服务，这既是政务公开，建设阳光政府、民主政府和服务型政府的一项重要内容，也是政府信息公开的要求。首先要从源头上落实优化馆藏结构与确保档案价值的措施，其次要着力解决民生档案实体与信息集中统一管理中的瓶颈问题。要强化这些档案工作，根据档案开放利用的需要，加大对这些档案馆的投入，加快档案馆档案资源的开放步伐。涉及民生的各个领域的档案是最重要的，档案馆要树立以人为本的理念，优先对民生档案进行整理和开放，满足公众需求。只有这样，才能把这些档案开放工作做好，才能真正体现档案馆作为政府信息公开重要场所的地位。

总之，要全面保证政府信息公开工作的顺利开展，就要充分展现档案馆的多元化角色，要从现阶段政府信息公开的大背景，创新档案工作机制，拓宽档案服务领域，充分发挥档案馆在政府信息公开中的作用，积极开发利用档案信息资源，大力开展档案信息化建设，着力做好档案信息开放工作。随着政府信息公开进程的推进、档案开放程度的加大，公众利用档案的频率会越来越高，档案馆的公共服务功能也会日益增强。

参考文献：

［1］ 面向社会 服务百姓――记湖南省档案馆现行文件服务中心网站为民服务的事迹［EB/OL］.2008-5-10.http：//www.hnsxxwjfwzx.省略/ShowNews.asp？id=147.

［2］ 广东省委领导肯定广州市政务信息公开工作.［EB/OL］.2008-8-4.http：//www.hnsxxwjfwzx.省略/ShowNews.asp？id=146.

［3］ 张慧.政务信息公开与档案信息开发利用［J］.科技档案，2010，（2）.