通用财务软件总账系统设置体系解析

摘要：目前越来越多的企业开始通过财务软件来进行会计核算和企业管理，其中总账子系统的应用最为广泛。然而，大多数会计人员只注重财务软件的应用，而忽略对软件的系统设置。本文重点研究总账系统中权限设置和日期控制设置的方法和意义，以期能帮助财会人员提升财务软件的应用价值。

关键词：财务软件 总账系统 设置

随着计算机和网络信息化的快速发展，会计理论与实务也经历了重大而快速的变革，越来越多的企业摆脱了传统的手工核算方式，逐步进入了会计信息化智能核算和管理阶段。目前，国内品牌财务软件在各行业的应用也越来越深入，主要分为通用财务软件和专用财务软件，其中通用财务软件的应用较为普遍，其特点是不含或含有较少的会计核算规则与管理方法，由用户自己输入会计核算规则。这就要求会计人员在掌握本企业会计核算规则、管理流程和制度的基础上，深入理解并掌握通用财务软件的设置原理，以使通用财务软件经过设置后成为本企业的专用财务软件。如何系统、科学地进行信息系统设置，使财务软件的业务处理功能、管理功能和控制功能有效结合起来，更好地为企业会计核算业务、会计管理流程、监督控制服务，是财会人员学习和工作中的重点和难点。

一、总账系统设置的意义

总账系统是会计信息系统的核心子系统，其他子系统业务处理后的数据均要传递到总账子系统进行处理和存储，因此，对总账系统的设置在整个会计信息系统中起着至关重要的作用，可以进一步通过多层次明细权限分配，确保数据正确性和安全性，并有效控制财务风险和经营风险。

（一）多层次分配操作权限

在进行权限设置时，一般的方法是利用系统管理中的“权限”功能赋予用户一些操作权限，这样操作员将拥有所赋予权限的全部功能，不能将操作员的权限进行合理分工和控制，不利于控制数据的有效性和安全性。比如，赋予某操作员填制凭证的权限，此操作员则可以在总账系统中填制包含任何科目的凭证，不能对其进行进一步的权限控制。如果将总账系统中的参数设置和“数据权限分配”功能结合起来进行设置，便可进一步科学地分配操作员的权限，以达到权责互相制衡的目的。

（二）确保数据的准确性和安全性

通过利用总账系统中的相关设置项目，可以多层次地控制操作权限，在输入数据、审核数据、查询数据的过程中确保操作的合法性，实现对数据的正确性和有效性的控制。账簿中的数据具有一定的综合性，能清晰反映企业经营状况、财务状况以及生产状况等，通过对数据输出权限的分级设置，可以保证信息的安全性，防止非法人员随意查看和输出信息。

（三）合理控制企业财务风险和营运风险

通过对操作员制单权限、查询权限及资金额度的控制，能有效地控制企业重要的或金额较大的业务，实现控制企业财务风险和营运风险的职能，从而提高企业管理效率，为企业经营管理和决策服务。

二、总账系统设置的原理

（一）制单权限设置

在财务软件中关于制单权限设置有“制单权限控制到凭证类别”、“制单权限控制到操作员”和“操作员进行金额权限控制”三项内容。如果系统管理员在系统管理中仅赋予操作员“填制凭证”权限，而不选择以上三项设置，那么此操作员所填制的凭证可以包含任何科目和金额，不会受任何条件的束缚，这样的设置不利于企业进行科学化管理。

如果凭证在初始设置时进行了分类（如分为收款凭证、付款凭证和转账凭证），通过选择“制单权限控制到凭证类别”和设置“数据权限分配”让不同的操作员填制不同类别的凭证。但是，如果企业规模和业务量较大，而凭证不进行任何分类处理，需要不同职能的会计来完成填制凭证的任务，这时就需要选择“制单权限控制到操作员”，同时通过“数据权限分配”功能将所对应的科目指定给每个操作员，操作员即可填制并保存所赋予科目的凭证。并且对数额较大的发生额进行相关控制时，需要选择“制单权限控制到操作员”和“操作员进行金额权限控制”功能来实现，然后通过“数据权限分配”功能设置不同操作员对应的科目和金额范围。

（二）审核权限设置

关于审核权限的控制有“凭证审核控制到操作员”、“出纳凭证必须经由出纳签字”、“凭证必须经由主管会计签字”三个选项。如果选中“出纳凭证必须经由出纳签字”、“凭证必须经由主管会计签字”两个复选框，凭证必须通过出纳和主管审核签字后才能执行记账功能。

如果系统管理员在系统管理中赋予操作员“审核凭证”权限，在未选中“凭证审核控制到操作员”选项的情况下，此操作员拥有审核任何凭证（不包括自己填制的凭证）的权限。但是当企业业务量比较大的情况下，需要多名审核员分别审核不同制单人所填制的凭证，以保证财务系统数据源――会计凭证的正确性，则应选择“凭证审核控制到操作员”选项，同时需要继续执行“数据权限分配”功能，进行相关权限的分配后，即可实现审核与制单人一对一的监督功能，否则当前操作员即使有“审核凭证”的权限也不能审核任何制单人所填制的凭证。

对于包含“库存现金”或“银行存款”科目的凭证，账务处理程序一般包括出纳审核这一过程，所以要选择“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。除了系统管理员赋予操作员“出纳签字”权限外，还需进行“指定科目”设置，即指定现金总账科目（如1001库存现金）和银行总账科目（如1002银行存款），出纳才能定位包含现金或银行存款科目的凭证，然后签字，同时只有指定科目后出纳才能进行现金日记账和银行日记账的查询功能。

（三）受控科目设置

在财务系统中，应收账款（或应收票据或预收账款）、应付账款（或应付票据或预付账款）这两类科目比较特殊，如果设置不合理，在使用这些科目填制凭证时，屏幕上会出现“不能使用【应收系统】的受控科目”或“不能使用【应付系统】的受控科目”的提示。在进行会计科目设置时，为了及时统计客户或供应商的往来信息，将应收账款（或应收票据或预收账款）设为客户往来辅助账，应付账款（或应付票据或预付账款）设为供应商往来辅助账，这时被默认设置成应收系统或应付系统的受控科目，也就是说只有在应收系统或应付系统中可以使用这些科目制单，而总账系统没有用这些科目制单的权限。若需要在总账系统中使用此类科目，则可不指定受控系统，即设置为空时，便可由应收或应付系统控制，也可由总账系统控制。

（四）现金流量科目设置

流动资金的收入与支出对于企业的经营状况有重大的影响作用，财务部门在月末必须编制现金流量表，在会计信息系统环境中，通过合理的设置和应用，到月末可以自动生成现金流量表，既可以确保数据的正确性又可节省大量的时间和人力。为了实现这一功能，需要进行三步操作设置，一是打开总账子系统“参数设置”，选择“现金流量科目必录现金流量项目”选项，二是打开会计科目中的“指定科目”窗口，将库存现金、银行存款以及货币资金等科目指定为现金流量科目，三是在项目档案中启用“现金流量项目”。在填制凭证时遇到“库存现金”或“银行存款”等科目时，根据业务类型在“现金流量”窗口中选择对应的项目，月末即可利用现金流量公式生成现金流量表。

（五）查询权限设置

查询权限设置主要包括账簿查询和凭证查询。

如果系统管理员在系统管理中赋予会计主管“账簿查询”权限，那么他拥有除出纳专管科目（现金、银行存款）以外的所有科目的账簿的查询权限，这样不利于数据处理和分析，通过细分查询权限，既保证了数据的安全性，又有利于操作员通过专业化分工进行数据的统计分析。但是若对明细账查询权限进行细分，需选中“明细账查询权限控制到科目”选项，同时继续进行“数据权限分配”，操作员便可查询相应科目所对应的账簿。

如果系统管理员在系统管理中赋予操作员“查询凭证”权限，那么他只能查询自己填制的凭证，但如果同时选中“可以查询他人凭证”，则操作员可以查询所有凭证。

（六）凭证日期控制的设置

1.制单序时控制设置。为了确保凭证的有序性，在填制凭证时要对制单日期进行实时检查，如果选中“制单序时控制”复选框，凭证保存时必须遵循随着凭证编号的递增制单日期也递增的规律。若不选此项，凭证保存时制单日期则与凭证编号无控制关系。

2.系统日期控制设置。财务软件系统中默认计算机系统日期（计算机主板上的CMOS时针记录）为现实日期，填制凭证时系统会实时检查制单日期与系统日期，业务日期不能滞后系统日期。因为会计核算遵循历史成本原则，只能对已经发生的业务进行处理，不能对未来的业务进行核算。

3.建账日期控制设置。建账日期是系统管理员在建立账套时总账启用日期，填制凭证时系统会实时检查制单日期与建账日期，业务日期不能超前建账日期，即不能跳到建账以前，没有建账就处理业务，显然不符合逻辑。所以在设置建账日期时，一定要确保从建账日期开始在会计信息系统中处理业务。

三、小结

在使用财务软件进行企业会计信息化核算和管理时，初始设置是非常重要的一个环节，这些设置将直接影响到各种权限的分配和控制，并影响数据存储规则和传递方式，对后期账簿数据的查询和统计、报表数据的提取产生影响，所以，作为账套主管在会计业务正式开始处理前，必须按照企业核算和控制的要求合理进行各种参数设置，以使财务软件更好地为企业服务，真正实现企业信息化和财务业务一体化管理，提高企业的管理效率和经营效益。

参考文献：

1.钟爱军，侯中生.用友ERP-U8总账系统应用问题及其解决技巧[J].中国管理信息化，2007，（02）.

2.童伟.财务软件使用中的初始化问题[J].中国管理信息化，2005，（3）.