高校档案管理下校园文化论文

一、高校档案馆参与校园文化建设的现状及存在的问题

（一）重视收集学生在校学籍档案，利用档案教育学生的效果不明显

但利用档案的深层次开发，对学生进行德育，对其人生观、价值观进行正确引导这方面效果不明显。例如：通过举办校史展览和展示学校沿革图的形式对新生进行教育。对优秀学生事迹进行整理，通过学校网站、广播、报纸、宣传栏或者汇编材料展示品学兼优的学子事迹。整理公布老档案、旧档案，征集校训、校歌、校徽方案，编研成果可以是图书、录音录像、幻灯、电影电视片等多种形式。①利用档案对在校生进行“德育”正是校园文化建设不可或缺的一块。高校档案馆在这一块的工作还有很大的拓展空间。

（二）重视发挥档案的参考凭证作用，利用档案激励教职工的举措没力度

广大教职工是高校的又一大主体，是学校教学、科研、管理工作的施行者，他们的涵养、素质直接影响着学校的形象、气质，更影响着受教的学生。档案馆收存着教职工的相关材料，如新人引进的报到证、福利分配材料、科研项目材料、与学校的财务往来材料、职称职务材料以及奖惩材料等。日常教职工来馆查档的次数也不少。为他们的工作参考，解决积极纠纷、职务职称问题，福利分配问题发挥着重要作用。这些可谓教职工的民生需求，满足了这种民生需求，对于稳定教职工队伍，创建和谐健康校园环境相当重要。但档案除了有参考凭证作用外，还有宣传教育的文化功能。高校档案馆在发挥档案的文化功能激励教职工上进方面的举措还不够力度。汇编管理教学科研成果激励教职工更好地地管理学校、服务教学、积极开展科学创作研究；整理出名人名师传略、历任校长传记、专项文件汇编等，既是方便工作参考，又是积极正面的引导和启发，为创建奋斗进取的校园文化发挥作用。

（三）重视为毕业生提供档案利用，忽视了扩大领域开展档案工作

毕业生来馆调的最多的学籍档案，如：招生录取大表、成绩、学历学位认证材料等，关系着他们的就业、深造、升迁以及职务职称的评定和出国留学事宜的办理。及时有效地为他们提供这些材料，可谓是校园文化向社会的延伸和展示。但高校档案部门对毕业生材料的收集和对校友事迹的追踪却不够力度。如果能继续开展校友档案尤其是杰出校友档案的收集整理，展示杰出校友风采、校园任务故事、知名校友传记，甚至可以展览他们的纪念品，介绍他们在校期间的风趣故事，肯定对广大师生起到一种表率作用，同时让返回校园的校友的产生一种认同感和亲切感。如：复旦大学为了教育和激励后人，为在国内外享有盛誉著名学者如苏步青、谈家祯、谢希德、陈望道等建立了名人档案，从而弘扬他们坚忍不拔的探索精神和执著的爱国情怀，展示他们多姿多彩的人生。②但很多高校档案馆对于毕业生档案的征集工作开展得非常有限。

二、高校档案馆参与校园文化建设模式研究

高校档案馆利用档案为广大师生解决基本民生问题、提供参考凭证，对稳定人心、维护秩序，创建和谐校园起到了重要作用。但在发挥档案的文化属性，对师生进行教育方面还存在各种问题和有待拓展的空间。档案馆究竟要怎样参与校园文化建设，需要什么样的模式呢？

（一）把档案馆参与校园文化建设纳入校园文化建设规划

档案工作需要纳入学校教学、科研、管理工作当中，与学校各项工作同步。通常以为校园文化建设更多的是宣传部门的工作，在学校发展规划上根本想不到档案馆的文化建设功能。所以只有学校层面的规划上重视档案馆的文化属性，才能高瞻远瞩、卓有成效。就档案馆自身而言，更不能满足常规工作，也要把参与校园文化建设纳入自身发展规划之中。我国档案信息资源管理工作也必须进行不断的的更新换代，这样才能从时代的步伐上和技术的更新上，紧跟社会和经济发展的需要。③既要重视馆藏量的积累、收集面的扩大，又要拓展业务，延伸服务领域，全面、深入开展编研、宣传工作。

（二）制订合理科学的档案馆参与校园文化建设制度

1.目标

充分发挥档案的参考、凭证、宣传、教育功能，为创建健康、活跃、上进的校园发挥作用，这是制订这个制度的目标。档案馆将这一目标作为日常工作的目标之一，有目的有引导地开展档案工作。

2.方式

档案参与校园文化建设的方式很重要，不能随性的盲目的。参与的方式要在参与制度中有所体现。要以全面的、纵身的、持续的方式参与学校文化建设。由基本的工作参考、原始记录到汇编成册、成果展示，再到图片、影像食物的展览；由复印盖章的方式，到整理提炼、编史修志；由在馆内开展延伸到校园各个角落乃至社会各个岗位，充分利用网络媒体、现代科技宣传档案的文化形象。首先，要引导广大师生员工了解高校档案馆的功能及利用档案的一般方法和有关服务项目。其次，要重点介绍高校档案的的作用和价值及馆藏精品、着重突出高校档案的历史性、文化性和科学性。另外，要注意运用多样的教育形式，即可“请进来”——参观档案馆，又可“走出去”——即在校园中设置咨询服务台、档案宣传栏等。④

3.内容

档案馆参与校园文化建设的基本内容当然是馆藏的档案，只是不再是原封不动的死档案，而是经过加工整理简练的生动的形象的档案制成品。要把档案工作做活，需要灵活的头脑、活跃的思维、与时俱进的理念和一定的专业技能。改变原有的重藏轻用思想是一个开头，扭转被动的提供利用的局面是关键，把档案做活做新是新型校园发展的需要。三、档案馆形成参与校园文化建设长效机制，确保这项工作连续有效进行现代档案馆是档案的保管基地、档案信息服务中心和文化教育基地三者合一的机构。现代高校档案馆要体现这些功能，就要求高校档案机构注重编研、信息开发的连续性和常态化。档案馆要安排专人做编研工作和信息开发工作，学校领导也要落实专人和专项资金。一旦编研开发信息成为档案馆的常规工作，档案参与校园文化建设的模式才能成为固定态势。如：一年第一次的年鉴、大事记就是学校发展的一种总结和展示；不断更新又一直开放的校史馆就是学校文化的展示窗口；定期汇编的管理、教学、科研成果就是学校发展的脉络。关键是这项工作要有连续性和延伸性，才能发挥档案对于校园文化的长期影响力。

总之，高校档案馆只有形成一个有规划、有制度的长效机制的模式，才能有效参与校园文化建设，才能共同创建特色文化校园，使广大师生受校园文化熏陶，获得受益终生的教育和影响。

作者：房翠苹 单位：安徽建筑大学校办综合档案室