浅谈档案工作的内容和意义

［摘要］档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。

［关键词］档案工作 内容 意义

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）11－0085－01

档案工作是管理档案并提供档案信息为社会服务的一项事业。档案工作是指档案馆（室）运用科学的原则和方法管理档案，提供档案为社会各项事业服务的一项工作。

一、档案工作的内容

档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节。

档案工作这八个业务环节是怎样形成的呢？

档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散形成的，为了今后使用方便，需要对分散的文件加以挑选，择其重要的一部分集中保存，以备今后利用，这就形成了档案的收集工作。档案收集工作是指文件由分散到集中的过程，它是档案工作的起点。

收集起来的档案是相对零乱的，因为档案数量较多，内容复杂，为管理需要和日后查找方便，还需要对零乱的档案进行分门别类，逐步条理化，这就形成了档案的整理工作。档案整理工作是指档案由零乱到系统的过程，这是档案工作的基础。

由于档案数量日益增多，有些档案失去了保存价值，为防止庞杂，就需要剔除那些丧失了保存价值的档案，还要区分档案不同的保存价值，以便分级保管档案和发挥重要档案的作用，这就形成了档案的鉴定工作。

由于自然的和人为的各种因素，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至可能遭到突发性的破坏，比如：纸张发黄，字迹退色或遭受火灾、水灾，等等，为了解决档案的不断损毁和长远利用的矛盾，就需要将档案妥善地保管起来，采取各种保护措施，保证其完整与齐全，尽量延长其寿命，这就形成了档案的保管工作。

对档案进行科学的管理，首先需要对档案和档案工作的情况进行全面了解，做到“胸中有数”，因此，对档案和档案工作的状况进行数量的统计、分析和研究，就形成了档案的统计工作。

档案数量很多，基本上是按自身形成规律整理和存放的，但社会各界利用档案的要求则是特定的，又是多方面的，利用者面对堆积如山的档案，要查找自己所需要的档案材料，犹如“大海捞针”，这就需要编制一些查找工具，从各种途径揭示档案的内容和成分，供利用者使用，以解决数量庞大的馆藏与利用者特定需要的矛盾，这就形成了档案的检索工作。

保存档案的目的是提供档案为各项工作服务，充分发挥档案作用。为了能使档案的作用及时、充分地发挥出来，需要我们开辟各种途径，采取各种形式和方式，向利用者介绍档案馆（室）藏，提供利用，这就形成了档案的利用工作。

档案的特点是原始记录，多为孤本，价值珍贵。在提供利用中，一般只用于馆内借阅。为了更加广泛而又主动地提供档案为更多的利用者服务，同时，也为了保护档案的原件，就需要对浩瀚的档案史料进行研究，汇编并出版档案史料，在更大范围内发挥档案的作用，这就形成了档案的编研工作。

二、档案工作的意义

档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。

（一）档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业

档案是历史的见证，档案工作是党和国家的一项重要的专门事业，做好这项工作，能够使档案完好无损地保存下来，使档案如实地反映历史，起到维护历史真实面貌的作用。档案工作肩负着这一历史使命，一方面，它要将前人留下来的档案妥善保存，并积极提供利用；另一方面，它还要有意识地形成和积累完整、系统并有相当价值的档案流传后世，使我们这一民族、这个国家的历史文化得以延续。档案工作承上启下的作用是至关重要的，绝不是无足轻重的。

（二）档案工作是党和国家各项建设事业必不可少的环节

档案工作的性质决定了它是一项条件性、服务性的工作，虽然档案作用的发挥受到社会各方面条件的制约，但反过来，社会的发展，党和国家各项建设事业也会受到档案工作的影响，这是因为，档案工作总是处于服务的地位，是为其他一切工作提供条件的。诸如机关管理、企业生产、科学研究、宣传教育等，往往依赖于档案。档案工作做好了，有档可查，一索即得，使许多疑难问题迎刃而解，提高了社会效益和经济效益。如果没有档案，就会造成大量的重复劳动和浪费，使经济蒙受损失，工作受到影响。由此可见，档案工作是为其他各项工作创造条件的，应该置于各项工作之中，作为一个必不可少的环节，而不能视为可有可无的。

（三）档案工作具有整体社会意义，是当前工作与今后长远利益的需要

档案产生于某个单位或个人，在形成初期，服务于本单位和个人，档案具有局部价值，这正是适应了当前各项工作的需要，是档案工作的现实意义，应当充分发挥出来。同时，从发展的角度看，档案形成一段时间后，有长远保存价值的档案汇集起来，成为国家的丰富史料，是全社会的文化财富，做好档案工作是今后长远利益的需要，具有历史意义。就此而论，档案工作不仅是为当前服务的，同时，也是为千秋万代造福的。档案工作为我国的历史和文化的发展和延续做出了特殊贡献。