高校二级学院办公室管理工作的新思路

摘 要 随着高校校院两级管理模式不断深入，作为学院工作中心枢纽的办公室，承担的工作任务日益繁重，以致管理工作面临着巨大的考验。办公室工作必须适应新形势的要求：一是要有系统的工作思维；二是要提高秘书的专业素质；三是要充分发挥“公关及形象展示的角色”及“协调角色”的作用；四是要建立科学化、信息化、规范化管理模式。

关键词 办公室 系统思维 专业素质 协调作用 信息化

随着教学改革的不断深入和发展，积极进行二级学院管理的研究，已成为新形势下提升高校教学科研水平和人才培养质量的一项迫切任务。二级学院管理是学校管理的基础，作为学院工作中心枢纽的办公室的内涵和外延在不断地丰富和扩展。笔者认为，在新的形势下，要做好工作，最根本的要创新工作思维，还要进一步提高秘书的个人素质，充分发挥“公关及形象展示的角色”及“协调角色”的协调作用，建立科学化、信息化、规范化管理模式科学的信息化管理模式。

1 系统的工作思维是创新办公室工作的根本

办公室工作是一项锻炼人的创新思维的工作，不仅需要长久的热情态度，而且需要正确的工作方式，系统地去引导大家积极、认真、高效率地工作，推动办公室工作能够顺利运转。系统的工作思维对做好办公室工作具有很强的指导意义。办公室的许多工作看起来很琐碎但并不孤立，往往牵一发而动全身，要学会用“一堵墙”理论处理事情，对办公室的许多问题应该放到宏观的背景下进行全面分析，同时对其内部进行相互关联的具体思考，工作中要树立大局观念，善于从全局的角度主动谋划问题。系统的工作思维要学会“用大看小”处理问题，要“小事大办，大事精办，急事稳办，要事快办”，以求把工作做活、做准、做主动；系统的工作思维要“用远见近”，就是将目前工作与长远目标结合起来，以长远目标指导现实行为。要善于分析眼前工作与其它工作的关系，与前面工作的关系，与未来工作的关系等等，不断地总结经验，从各种变化中找出一般规律，在把握规律的基础上，超前谋划，从容应变，增强工作的前瞻性、预见性，使工作走在事情发展变化的前面；系统的工作思维要“由外及内”，透过事物的外在看清其本质，要避免思维简单化、表面化；系统的工作思维要“由正看负”，正是指有利的一面，负是指不利的一面，办公室工作要正负兼顾，既要看到对工作有利的一面，又要看到对工作不利的一面。①要用全面的发展的眼光看问题，既要在肯定中认识到不足，也要在否定中看到希望，找出原因，吸取教训，引以为戒。系统的工作思维要求我们对待长期目标，可以划分为若干小目标一点一滴去实现，从动态中把握静态。我们的思维模式一定要跟上形势，全面系统地看问题，才能将办公室工作做好。

2 提高办公室秘书的专业素质是创新办公室工作的基础

随着教育改革的不断深化，高校二级学院办公室工作不断拓展，办公室秘书的专业素质也必须适应新的时代要求。高尚的思想品质是秘书的前提素质。办公室秘书要具有坚定的信仰，能够在各种复杂的情况下，对大是大非问题做出正确的判断。无论什么时候单位的整体利益永远是第一的这种思想要牢牢的装在心里，心胸要宽广，公事私事分明，这样可以保证传递信息的公正公平性。能有良好的团队合作精神，办公室工作是一项系统的团队工作，这就要求管理者能够调动办公室人员的积极性，大家“分工不分家”，齐心协力能够把领导交代的任务完成。使办公室管理工作更加高效、有序，进而更好地实现工作的高效运转。②做好秘书工作，还要有奉献精神，一定要有吃苦耐劳、淡泊名利和甘于奉献的精神。扎实的知识根底、过硬的综合技能是办公室秘书的核心素质。③熟练掌握本岗业务知识，熟悉现代教育科学知识，了解其他现代科学知识，具备优秀的写作力、突出的办会能力、较强的管理能力、良好的公关能力、较高的智力水平、良好的学习意识、健康的身心状态是办公室秘书的必备素质，合格的秘书必须牢记“有则改之，无则加勉”的古训，善于调节工作情绪，保持乐观向上、健康积极的心态。

3 充分发挥“公关及形象展示的角色”及“协调角色”是办公室创新工作的关键

办公室工作人员要适应新形势的变化，进一步明确自己的工作性质和特点，正确把握自己工作的角色定位，准确的角色地位是做好办公室创新工作的关键。办公室工作是领导工作的必要补充，具体的角色定位表现为：“综合服务者的角色”，“事务处理的角色”，“参谋者的角色”，“协调关系的角色”，“督办者的角色”，“公关及形象展示的角色”。④在这些角色的定位中，笔者认为，对公关及形象展示的角色定位的认知非常重要，在日常事务管理中，要接待好每一个人，处理好每一件事，一定要给对方留下良好的第一印象，从而树立个人和办公室的形象，提高办公室管理的效率，这种效果称之为“首因效应”。⑤办公室秘书的仪容、口头语言、体态语言是“首映效应”重要影响因素。所以保持办公室的环境美、秘书的仪容美、语言美可以给来访者留下深刻的印象，可以大大提高学院的良好形象，办公室工作人员要有一个好的精神面貌， 待人接物文明礼貌，谈吐优雅自然。对突发事件要根据领导意图做好工作，处理好问题，遇事要三思而后行，办事要果断，不拖泥带水。办公室工作人员必须做到“五个一”，即接好每一个电话，接待好每一个来办事的人，完成好每一件交办任务，做好每一个记录，处理好每一份文件；同时还要做到三勤一懒，即眼勤、手勤、脚勤、嘴懒。只有充分摆正自己的位置，才能做好每一项工作。⑥ “协调关系的角色”是做好办公室创新工作的必备因素。协调工作的好坏，直接关系到上级决策的落实，关系到办公室工作的质量和效率，关系到办公室的形象，采取恰当的科学的协调方式，讲究协调的技巧和方法才能取得良好的效果。

4 建立科学化、信息化、规范化管理模式是办公室创新工作的途径

办公室作为一个信息系统，办公室管理者要保证各类信息能够及时准确地上传下达，需要建立一个科学规范的管理模式。科学化、信息化、规范化的建设归根到底是要依靠人来实现，是否拥有高素质的办公室行政人员决定了信息化建设的成败。⑦这就要求办公人员经过培训能够熟练操作计算机，会使用办公word、excel，电子邮箱等。做到各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化。办公室充分运用办公自动化技术，利用各种软件实现信息处理的计算机化、信息储存的有序化和信息检索的自动化，推动办公室信息化建设的科学化、规范化和制度化。黑板作为信息的交流平台，历来在学校中起着举足轻重的作用。校、院、系信息都要依靠学院、系办的黑板，因此要利用管理好黑板，必须对其进行合理规划设计。我们可以把黑板划分为若干大栏目，它们各有一个单独的名称，能使传统的工具发挥出更有效的作用，为师生提供更多、更新、更明晰的信息服务。

电话是办公室科学管理的重要内容。实践证明，规范办公室电话拨打、接听方式，有利于保证电话传输信息的快捷、畅通。⑧主要有以下途径：一是长话短说，二是指定专人接听电话，通过责任制，保证信息的及时传达和落实。资源优化整合，创造良好的条件做好办公室信息管理工作。档案管理员对档案信息提高认识，不能简单地扎在档案堆里，学会利用现代高科技信息整理档案，从宏观上有个规划，大处着手小处收集，一定要细心耐心。另外还要注意信息的相关性，能够独立思考，学会从档案资料里推断出有用的微观信息。档案管理人员不仅要把各种复杂的档案资料收集和整理归纳、储存，还要对各种资料进行分析，通过分析可认识它们的内在联系与发展变化规律，为使用者提供方便。增强档案部门文书档案、人事档案、学生档案、财务档案等的可管理性，最终实现无纸化办公。

总之，面对社会的发展，高校办公室管理仍面对着巨大的挑战与机遇。因此，我们只有在工作的实践中，不断发掘，不断改革创新，解放思想，与时俱进，提升管理层次，使办公室真正地发挥管理枢纽和桥梁作用。