对高校档案管理人员能力培养的思考

[摘 要]高校档案是档案管理工作的重要组成部分，是实现教师、学生以及其他工作人员档案管理的基础。随着时代的发展，人们对档案管理工作的要求也越来越高。本文通过对目前高校档案管理工作的现状进行阐述说明，通过分析档案管理工作人员能力现状，提出了一些提高高校档案管理工作效率的策略与建议。

[关键词]高校；档案管理人员；素质；对策

高校是培养社会人才的摇篮，在对高校管理中，档案管理有着举足轻重的地位，通过调取高校档案是了解教师以及学生的基本信息的最直接、高效的方法。高校的档案不仅是学校教学评估和教师职称晋升的重要依据，还是学校规章制度和教育模式的制定依据。在高校的档案管理工作中，档案管理人员的综合素质直接决定了该校档案管理工作的水平。随着国民经济的飞速发展和市场经济改革的不断深入，信息技术、计算机技术和微机技术应用逐步普及，在档案管理中也被广泛应用。档案管理作为学校管理工作的重要组成部分，对于提高档案管理工作人员素质和技术水平就显得尤为重要。这主要是由于在档案管理工作中，管理工作人员技术水平和素质的高度直接影响着档案管理工作的工作效率、工作质量和工作水平，同时也对档案整体功能的发挥起着至关重要的作用。

一、高校档案管理内容

高校档案管理是一个复杂的系统体系，而不是一向单独的个体结构，它是我国档案事业的重要部分之一。高校档案作为衡量学校教学成果、教师工作状况和学生学习成绩的主要依据，也是高校教职工参与科研、教学和学生学习与实践的主要基础。在高校档案管理工作中，通过对教学工作开展中所形成的对学校、社会具有一定保存价值和参考意义的活动进行真实的记录，同时这项工作也是衡量学校教学评估、教师工作情况和学生报考的主要依据。伴随着市场经济的不断发展，档案价值与作用愈来愈重要，其对学校教学方式创新和教学体制的改革有着重要的指导意义。就目前的档案管理工作而言，主要的管理内容有以下几个方面：

（一）人事类档案

通常情况下，高校人事档案较为复杂，这主要是由于高校在校人员多且较为复杂，因此而言，在高校档案管理中其主要的管理重点在于人事档案管理。通常人事档案管理都是通过一个人为单位进行的，通过认识档案来记录高效工作人员工作情况，是记录工作人员道德品质，工作能力和工作业绩的主要手段和方法。

（二）文件史料档案

每一个高校都存在着一个独立健全的发展流程和历史，而这个流程与历史通常都是由相关文字和图片组成的一种复合记录模式，从而为教师教学工作开展和学生的自我荣誉感提供了基础。一般而言，这种档案管理主要可以分为学校科研工作、教师的教学业绩、学校历史和创建流程等。

（三）学生档案

学生档案是高校档案管理工作中最为重要的部分，也是高校工作的核心。每所学校中学生的大部分学习以及参加社会实践活动情况都在这里留下了最真实的记录，同时也是学生自身情况的记载依据，学生档案的管理效率直接影响着学生日后的工作和就业形式，因此而言要对其进行全面深入的总结与管理。

（四）实物档案

事物档案主要指的是自身发展中产生的大量有关学校实况的记录物质。如所获得的奖章、奖杯和奖牌等物体和学校的实际物体等。在工作中通过对这些事物进行分析与总结，并将其合理的纳入归档范围。

二、高校档案管理人员现状

就目前的高校档案管理工作中，工作人员的能力还存在着较多的问题，主要表现在以下几个方面：

（一）部分档案管理人员缺乏责任心与事业心

自改革开放以来，随着市场经济和社会主义现代化制度的逐步完善，人们的思想观念和工作观念发生了巨大的变化。于此同时，档案管理工作的管理理念也发生了巨大的变动，然而部分档案管理工作人员的人生观、价值观、世界观以及内心素质也产生了变化，这就造成在工作中缺乏应有的工作激情，更是在工作中不自觉的进行一些无关紧要的工作流程，不但影响了学校档案工作的正常开展，更是给高校其他工作的正常进行带来了巨大的阻碍作用。

（二）专业技术水平不高

随着近年来国民经济的发展，高校档案管理工作入去复杂，其管理人数也不断增多，但是究其真正的专业学历人员却微乎其微，这就造成了多数档案管理工作人员是一种半路出家的状态，从而影响了高校档案管理工作的正常开展，这些工作人员一般都是通过在工作中进行实践，进而总结相应的工作技巧和方法。由于某些高校还存在着一些引进人才的同时解决家属工作的政策，使得有些管理工作人员文化水平不高、基础差，与此同时，学校不断引进各种先进的科学技术和教学方法，这就给档案管理工作带来了新的难题和隐患，同时也造成工作人员的盲目性和无法满足管理技术要求。这就造成严重的档案管理影响，同时也制约着高校档案事业的可持续发展，更谈不上在档案管理工作中实现信息化管理模式。

（三）档案人员流动频繁，队伍结构不稳定

一是高校档案人员专业人才偏少，一部分人是兼职做档案管理工作，由于身兼多职，造成他们无暇也无心学习档案管理方法和档案专业知识，档案意识薄弱，加上所做的档案工作又没有任何待遇，使他们对档案工作缺乏责任感和奉献精神，只要有机会就想把自己所兼的档案工作移交给别人，使得档案材料收集不齐全，分类不清晰，责任也难以明确。二是高校档案人员待遇普遍都偏低，没有教务处、学生处、招生就业处等部门的待遇高，而且发展前途也没有这些部门大，使得部分档案人员难以忠于职守，有机会就会想调到别的部门，造成了人员流动频繁，新人不断，影响了档案人员队伍整体素质的提高。

（四）管理观念陈旧，缺乏创新意识。

由于档案工作得不到领导重视，很少有外出学习交流的机会，使得档案管理方法无法更新，服务效率持续低下。档案管理人员普遍不能熟练掌握计算机知识与操作技能，大多数还是采用手工检索、人工操作等原始的管理方式。部分档案管理人员固步自封、因循守旧、不思进取，对工作产生了倦怠情绪，使得高校档案工作举步维艰。

三、高校档案管理人员素质的提升对策

（一）加强档案管理人员的职业道德教育

档案管理人员具有良好的职业道德是高校档案工作稳步发展的前提，也是当前高校档案工作的首要任务。学校可以通过开展讲座或其他方式来提高档案工作人员对本职工作的性质、地位和作用的认识，培养他们的事业心和责任心，引导他们树立为人民为社会服务的思想，培养他们吃苦耐劳、无私奉献的精神。为了调动档案管理人员的工作积极性，学校在年终考核时，在档案人员中评出最佳服务奖，作为提拔晋升、发放奖金的依据，确保档案人员具备良好的道德素养。

（二）建立培训机制，提高档案管理人员的业务素质

学校领导要对档案管理人员予以足够的重视，要制定相应的培训计划，在经费上要保证档案人员参加多层次、多形式的继续教育。

（三）加强专业人才的引进与培养，稳定档案管理人员队伍

高校对教学人才的引进都愿意投入大量的精力和成本，而对档案管理人才的引进缺乏力度。高校领导在思想上和行动上要重视档案管理工作，要引进和培养一些信息技术人才、高水平的档案管理人才和研究型人才，提高档案人员队伍的学历层次，改进档案管理人员的知识结构，从而全面提高档案管理人员的综合素质。

（四）转变陈旧观念，培养创新能力

在知识经济飞速发展的今天，档案管理工作面临着新的挑战，也对档案管理人员提出更高的素质要求。档案管理人员要改变以往落后的工作方法，实现由封闭管理型向开放服务型转变，服务态度也应从消极被动向积极主动转变。档案人员要不断补充和更新自己现有的知识，深入研究档案工作中出现的新特点、新情况，为学校领导决策提供可靠的依据。

四、结束语

总之，高校档案管理工作是一个长期且允满挑战的项目，需要各部门的支持与配合，需要引起人们足够的重视。高校档案管理人必须时刻注意自己能力的培养，以最好的工作技能，服务态度，高度的责任感投入到工作中去，为我国的档案管理事业的发展做出贡献。