档案信息化的信息资源管理问题

[摘要]档案信息化建设在信息资源管理中起着重要的作用。档案信息化建设中存在着许多问题，如数据异化、分散和重复等。本文从这些具体问题出发，探讨了加强档案信息资源管理的途径。档案信息化对档案工作者的业务技能和思想观念、档案管理方法和体制都有重要影响，此外，还能够使资源需求内容和利用方式等发生变化。

[关键词]档案 信息化 资源管理

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）11-0059-01

信息化在现代社会中扮演着重要的角色，信息化技术使档案信息资源更快地转化为有用的社会资源，还在传统管理模式向档案信息资源共建与共享模式转变中扮演着重要角色。档案信息资源管理是利用计算机、通信网络等现代化的技术建立档案信息网络系统来进行档案保护和信息处理。本文探讨了档案信息化建设的内涵和存在的问题，以及如何增强对档案信息资源管理。

一、档案信息化建设中存在的问题

存在于档案信息化建设的问题主要有数据的分散、异构、重复和管理滞后等，下面对这四项问题一一分析。

1.档案信息的数据来源、架构和处理方式上都存在信息数据的异构，异构性主要表现在两个方面：数据的变换和转换，这使得馆藏档案的信息资源更为复杂。2.信息数据的分散性是指各单元在收录关于同一主题的信息时，因为著录标准各式各样，所以导致不能把这一主题的相关信息集中到一起。3.信息数据的重复性是指各收藏单元中关于同一主题的数据重复出现，这就使得作为最终拥有这些信息资源的档案馆要不断地开发挖掘，然后筛选合理的信息。4.信息数据管理滞后性是指从保存的目的和形成的过程分析，主要特征是有失去时效性、有使用价值以及保存日后利用，虽然其内涵和现代信息技术处理要求保持一致，但是，通过汇总滞后的档案信息数据，可以看出档案信息资源并不能满足公众需求。

二、加强档案信息资源管理的途径

（一）档案信息资源管理中心地位的确立

实现文件管理一体化以及档案工作程序化、服务网络化和资源信息化这些标准，就必须要求工作者们要紧跟时展，积极转变观念，增强为社会服务的意识。长期以来，档案管理在收藏、组织、利用和保护上已经形成了一套科学的方法，但是，这种管理体系属于封闭式管理，已不符合时展要求。时展要求档案管理工作必须确立基本内容为集中统一管理、档案“一站式”服务和档案监管强化的新模式。这种新模式将实现管理分散到集约、服务单一到服务“一站化”和封闭到开放的转变，还可以克服旧模式中的人、物、财、管理以及服务上的弊端，从而来实现档案资源管理中的“五化”目标，即人员素质现代化、档案资源集约化、管理工作规范化、业务建设标准化以及社会服务优质化。

（二）建立健全的档案网络信息系统

网站作用的发挥，必须以公众服务网和内部服务网的建设为基础，使其能够成为档案工作宣传和信息服务开展的平台。局域网的建设实现了全国联网、行业联网和地区联网，为了使档案信息资源发挥服务社会的作用和网上查询和利用的作用，我们要按一定的计划对开放档案目录上载，有条件的对公开的档案全文信息进行上载。

系统的建设必须有一定的硬件基础，要采购一定的硬件设备。建立数字化综合应用平台，使网络信息系统能够更好地来衔接各级各类档案，从而实现馆际互联，逐步实现各级各类档案网站的衔接，构建最终的档案工作地区性信息网，把快捷、优质、方便的档案信息服务提供给社会。

（三）提升档案工作人员的综合素质

现在，档案信息资源的管理还是要靠人工来完成，这就要求档案工作人员必须具备相应的素质来完成这项重任。其中包括档案管理知识、信息化数字技术、网络计算机应用以及现代管理技术等。同时，档案部门应加强对档案工作人员的培训，使他们掌握一些新型的技术、设备和方法等，来造就一批新型的综合型档案管理工作者。

（四）加强深度发掘馆藏文献信息数据

现代化的档案馆除了向用户提供深层次的信息服务之外，对馆藏的文献以及相关信息也要进行深层次的研究工作。同时，向用户提供信息也是现代化馆藏资源共享的一个重要途径。在向用户提供服务信息的同时，还要进一步加强现有馆藏数据库的升级，为馆藏资源的数字化提供支持。而且，馆藏数据库的升级还可以增加用户的易检索性，使用户更快更方便地找到资源并实现资源的共享。我们要围绕社会的各种需求来升级馆藏数据库，与此同时，还要服务社会，关注民生，运用科学的依据、大量的社会调研和编辑工作，并根据社会的一些要求，超前完成一些服务项目，并将这些资源进行有效的分类，建立相应的专题，如房产信息、城市规划建设、再次就业、计划生育、退伍找工作等，把众多零散的信息加以筛选整合，将其中对用户有用且重要的信息提供给用户，这样才能发挥馆藏数据库的最大用途，使其真正做到更好地为人民服务。高效率的馆藏信息服务还可以解决社会矛盾，成为用户和政府之间的一座桥梁，在现代化社会构建中国特色社会主义和谐社会的过程中具有重大的现实意义。

三、结束语

综上所述，档案信息化建设是档案资源管理的关键，对档案信息化中的一些问题做出具体分析，并通过这些问题，找到了加强档案管理的具体途径，同时对档案工作人员做出了一些具体要求，使之具备现代化档案工作人员所具备的素质，使档案资源能够更好、更快捷地转化为社会资源。