从档案属性角度谈档案信息资源共享问题

摘要：档案是人类在社会实践活动中的产物。长期以来，档案都是将人类的社会活动形式通过记录的方式形成的一种材料，并由后期人们进行挑选与总结，最终形成一种历史记载或者知识积累的材料，为后期研究者提供了有力的依据。本文主要从档案属性的角度出发，浅要分析了档案信息资源共享问题，以供大家参考。

关键词：档案；属性；信息资源共享；档案监控

长期以来，人们将自身在社会中的活动以纸质记录的方式形成一种记录材料，然后通过长期的流传与发展，由后期人们再将这些材料进行挑选、归纳与总结，从而形成一部历史性材料，以供后期研究者的查阅，这就是档案。档案信息涉及到多个方面，有社会文化、政治、经济、教育等，所以档案的属性主要有信息性、政治性、历史再现性、社会性等。其中档案的本质属性也就是历史再现性，所以说，档案也是将历史恢复原貌的文献。下文主要从档案的属性出发，主要阐述了档案信息资源化共享的问题，以供相关人员参考。

一、档案信息资源共享是由档案的信息属性决定的

（一）档案的信息属性

在现代社会，不管是图书、文献还是档案，都可以作为一种信息，可以将信息从抽象变具体，从而作为一种参考依据以供我们征服自然、合理的改造自然。档案信息具有扩充性、压缩性、替代性、传输性和共享性等特点。档案是人类在社会实践活动中的产物，所以它的内容涉及到很多方面，通过档案信息，有利于让人们了解历史内容，并着眼于现在，规划未来。它是将历史还原的最有效证据，是现代社会中不可缺少的重要资源。所谓档案信息资源共享也就是人们在对档案信息管理的过程中，通过先进的网络技术将信息予以传递，这样能够有效的提高其管理水平，从而有利于实现社会信息资源共享。

（二）档案信息资源共享实现的基本条件

1.客观条件。

（1）要想实现档案信息资源的共享，就应该要求档案的信息量充足。根据相关数据统计，我国现已建立近四千个档案储藏馆，省级以上的档案室将近2万个，上亿份纸质档案，还有将近三百多万张照片档案，另外，还有大量一些有价值的档案被工作人员采用各种保管形式而留存下来。（2）除了要求具有充足的档案信息量，还需要具有先进的技术设备。在保管档案信息的过程中，为了方便人们的查阅，就需要国家加大数字化档案室的建设力度，这样才能够通过先进的网络技术将信息资源共享。在现代生活中，数字化档案室具有虚拟网络的特点，它是一个超大规模的管理系统，主要是通过数字化技术等先进技术将档案信息资源储存、传递，以供人们查阅。这种方式有利于使档案管理实现现代化，为档案信息资源的共享创造了良好的环境。

2.主观需要。

随着社会的发展，人们对于信息的需求量也逐渐增多，此时对档案信息资源的认知也逐渐深入人心。在实际生活中，人们可以将充足的档案信息资源用于工作、学习当中，以此作为一种参考依据。与此同时，随着现代化、信息化、数字化社会不断深入，人们在对信息资源的索取当中不再受到时间或者空间的束缚，档案信息资源管理更加趋于现代化方向发展。

（三）档案信息资源共享实现的途径

1.加快档案信息资源共享的法规建设。

档案信息资源共享是一项庞大的社会系统工程，对这类牵涉面广、影响因素众多的系统工程，法制先行是十分重要的前提条件。创造一个良好的法制环境，是实现资源共享的重要保障。优化中国档案信息资源共享的法制坏境，一是修订、完善现有的《档案法》的相关条款；二要制订档案信息资源共享法规。档案信息资源共享法规内容应包括以下几个部分：一是关于档案信息资源共享的方针、任务、标准、经费渠道与保障措施；二是关于国家档案信息资源整体布局，包括目标、总体要求、原则、组织方式、协调工作领导机构的性质、职能、组织形式、经费等；三是关于全国计算机档案检索系统的建设，包括各类档案数据库建设的布局与管理、服务与利用、联机检索网络布局与原则等。

2.大力加强档案资源建设，打好资源共事的物质基础。

档案资源建设是档案资源实现社会共享的基础。加快档案资源建设，首先要“广开货源”，即加大档案收集工作的力度，扩大征集档案的范围，既要内容全面，又要注意特色，既要注意当前需要，又要兼顾长远利用，保证档案资源充足、有效、高质。其次，必须根据社会信息化的发展趋向及其要求，加强档案资源建设宏观规划与协调；同时，还应加强档案资源建设的理论研究，确立馆藏档案资源的结构原则与模式，不断丰富馆藏，提高文化品位，使馆藏档案资源具有浓郁的文化气息。

二、档案的本质属性决定了要对档案进行监控

（一）档案的原始记录性

档案是以具体内容反映其形成机关或人物的社会活动的历史记录物，是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写和另外收集的材料，具有很强的凭证价值和情报价值。所以档案注重原本、原稿和孤本，很多档案往往只有一份，这跟其他文献资料有很大的区别，这也是档案更为宝贵的原因之一。因此，要对档案行使监控权。

（二）档案监控权的含义及实质

国家对档案的监控权是指国家以国家档案政策和档案工作法律法规为依据，通过各项强有力的措施，确保国家对国家全部档案的监督权力。它包括档案部门有接收移交档案的权力、有确定档案保管期限的权力、有对拒绝归档、出卖国有档案等违法行为实行惩处的权力、有对具有历史意义而涉及公共利益的私人档案进行监督控制的权力，等。

三、结语

在行使档案监控权的过程中，要注意把握好“度”的问题，如果档案监控权太弱，一方面会造成国家档案信息资源的流失，国家利益受损；另一方面会造成涉及企业利益与个人隐私的档案信息泄露，集体和个人利益受损。但如果档案监控权太强，则会影响社会各方面档案的利用.不利于国家、集体和个人各方面活动的顺利进行，最终会影响社会的发展。因此，只有正确处理好档案共享与监控的问题，才能最大限度地整合、利用档案资源。更好地为社会服务。

参考文献

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