如何加强基层基建档案管理

摘要：加强基层基建档案管理，有利于实现档案资源丰富、档案管理规范、档案利用效率。因此，必须加强基层基建档案管理工作，与此同时，我们要充分地认识到现阶段基层基建档案管理面临的问题，认真研究对策，从而促进档案建设的全面发展。本文从基层基建档案管理的现状入手，深入探讨了有效的解决措施，以供读者参考。

关键词：基层基建档案；档案管理；对策

Abstract: to strengthen the basic construction archives management, which is beneficial to realize the archives resources, records management, archives utilization efficiency. Therefore, must strengthen the basic construction archives management work, at the same time, we should fully recognize the basic construction archives management faces at present stage, serious study countermeasures, so as to promote the comprehensive development of archives. This article starts with the current situation of grassroots construction archives management, discussed the effective measures, in order to offer reader reference.

Keywords: infrastructure at the grass-roots level files; File management; countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

前言

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案承载了建设工程的大量信息，基建档案是在基建过程中积累起来的文字、图表资料，主要包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件（含方案报建）、工程管理文件、工程监理文件、施工文件、竣工文件等。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，相对的，通过正常程序进行建设的基建，在文件收集过程中，文件材料相对比较完整，但是，对于基层的基本建设来说，有两个特点，一个是规模小，二个是项目本身不规范，以某分局为例，其下属各个中心、中心站、中心站下属各个台站、测点，对这些台站、测点而言，基建项目可能是整理一块几十到一百平米观测场，找一家施工单位平整土地，水泥抹平，起上围墙。也可能是在码头边造一个小的验潮井，简单的通上电，安装一下仪器，甚至可能仅仅是翻盖一下围墙，相对大的项目一般也可能是造一个二层小楼，做两间实验室，造一个院子。在这种投资、建造规模较小的情况下，很多是没有监理、设计方参与的或者全程参与的。有些施工甚至无需通过招投标，简单的找个施工队施工就行。

图1气象观测场基建示例

图2验潮站基建示例

但是从单位基本建设的管理来说，这些依然是属于基建项目，要进行基建档案管理。基层单位在一些大型的基建专项时，反而很规范，设计、监理、勘察、施工各方协调，正规单位本身对档案管理的比较严格，而且大项目当地城建档案馆还会提出要求，并进行档案验收，对基层档案管理人员来说，反而相对比较轻松，恰恰是这些小项目，反而是基层基建档案管理的重点。

就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

一、基建档案管理存在的问题

（一）管理基层的思想观念存在偏差

管理基层的思想观念存在偏差，对基建档案管理工作缺乏正确的认识。工程人员和档案人员缺乏工程档案管理的实践经验，不仅不熟悉工作流程，专业水平也有待考证，工程人员和档案人员间的档案移交手续不规范，基建档案的整个运作流程没有秩序可言。为了适应新形势下的基建档案管理要求，需要摆正对基建档案管理的观念和理清对基建档案的认识，为做好基建档案工作做好准备。

（二）基建档案管理网络尚待完善

有的参建单位从其他部门抽调几人兼职草草行事组建了档案管理部门，但未设立专职机构，没有指定工作场所，无法保证档案资料的质量和安全；基建档案管理的现代化水平跟不上时代要求，落后的信息技术无法满足快速发展的基建工程项目建设的基本要求，不仅影响档案管理的工作效率，单位的经济效益也大打折扣。

（三）档案管理人员素质不强

现实状况来看，还有很多档案人员不能胜任档案工作。能完全胜任本职业务工作，独当一面的还是少数。出现这种局面的原因是多方面的。一方面从领导的角度上看，由于有些领导不重视档案工作，特别在配备档案主要领导时，很多是从本行政区域内安排一些其他业务相对较强的同志来担任档案工作的领导，而实际从档案员中提拔的很少，外行领导内行，导致档案业务工作在低级水平上恶性循环也就不足为奇了；同时也使得从事档案工作的同志积极性较低；还有些领导过问工作的多，而关心档案员个人思想和实际问题少，因而档案人员钻研业务的积极性没有切实调动起来。另一方面由于基层单位的专业人员因内部机构的设定，限制了专业人员的业务沟通，导致了档案专业水平得不到锻炼提高；重业务专业、轻档案专业，也使得档案业务人员的工作热情无法充分施展。

（四）基建档案材料收集不齐全

基层基建档案材料一般是较为规范的，从一开始接受多家企业竞标，到各方论证、相关审批、实践检验、竣工验收，都有建筑工程档案管理条例的规范和相关制度的约束，所以基建档案材料的形成应该是比较系统和规范的。但是一些基层小型项目在基建档案整理中，由于对工程整体建设没有前瞻性，对工程建设过程中所产生的基建档案材料没有一个整体的思路，档案专职人员也没有对各施工企业档案整理人员提前进行培训和指导，导致一些施工单位移交的基建的档案材料不齐，出现错漏现象。基层基建的工程项目档案中，最容易出现的问题是施工材料欠缺，并且出现卷内文件目录著录的文件级条目与文件内容不符等现象。

二、基层基建档案管理措施

（一）制定一套完整档案管理制度

由于建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建档案资料工作纳入统一化管理轨道，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案人员应向各参建单位宣贯国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》等专业的验收要求,各地还有专门的基建档案整理要求,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。

（二）加强人员培训

除各级领导要重视档案工作，基建项目负责的领导或者档案分管领导也要加大档案培训。切实使档案人员成为多面手，万事通，问不倒。作为海区档案主管部门在实践中多进行业务培训和宣贯，要把精力用在如何提高档案人员业务水平上，在加强培训的同时，还要多给各基层单位交流的机会，不断促进他们业务水平的提高。

（三）认真做好基建工程档案的收集工作

基建工程档案的收集工作不是独立的，需要各个部门和专业人员的密切配合、通力合作。能否做好收集工作体现了领导者的工作能力和工程档案人员的业务素质，而收集工作的成败则取决于整个工程项目的管理水平。文件材料收集工作是档案工作最基础、最重要的工作，在基建项目中也是一项难度比较大的工作。基建工程项目文件是一种特殊的、不可再生的信息资源，包括有工程依据性文件、工程管理文件、工程设计文件、竣工验收文件、国内外设备随机资料等，文件材料数量多，内容繁杂，如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集，就有可能出现积重难返。因此，要确保基建项目档案的完整、准确，就必须注重平时的收集积累，科学合理地确定文件归档范围，保证基建工程档案的收集既不繁杂，又不遗漏，因为项目文件的收集工作直接影响基建档案的内在质量和以后的参考利用。为此，档案人员要做到现场办公，现场收集，参加工程例会，以了解工程的进展情况，并作好详细记录，有针对性地开展收集工作；此外，档案人员还应积极参与设备开箱验收，对随机设备资料做到先归档，后利用。

（四）加强竣工文件的管理与移交

严格执行工程档案的归档与移交管理制度。档案的管理与移交应该与工程建设同步进行，这样有利于工程技术档案材料的全面收集，保证工程技术档案资料齐全；有利于保证工程技术落后档案反映内容的准确性，有利于工程技术档案保管利用，有利于工程结束即对技术档案进行全面的归档整理工作。在此期间，档案人员要经常与各参建单位联系并现场检查指导，严格控制归档文件的完整、准确、系统、规范及文件材料质量，协助指导他们完成竣工资料编制工作，并组织施工监理单位对竣工移交文件进行核查。核查无误后，方可按规定办理移交手续。

（五）材料不完整的措施

针对一些非常小的基建项目，一些“野路子”施工的，除了一方面要发包单位要加强对施工单位的管理，对一些基础项目的验收、把关之外，更要灵活掌握收集的文件材料的类型。

在一些非新建、大型的基建项目中，除了履行正常的审批程序外，上级单位更重视的是对经费使用文件材料的审查；

一些小型的项目，如需要施工单位出具施工、竣工图纸的必须在签订工程承包合同而非简单的施工合同或劳务合同，在正常建设项目的管理中，图纸必须经过第三方审查后才能使用。

在一些特别小的项目、特别少的经费情况下，可能就只能“野路子”施工了，在这种情况下，发包方要多在现场巡查，对一些要求、不足之处尽量通过双方签署备忘录的形式沟通，并通过照片档案的方式来弥补图纸等其他类型档案的不足。

对于有些所谓的小项目来说，他前期所履行的审批手续、后期所履行的报验手续依然必须按照国家规定执行，在基建档案中，所缺失的可能仅仅是因为施工单位的不重视、缺少设计、监理单位等一系列单位的参加而导致施工过程这一部分材料，对于其他必要材料而言，仍然需要按照上述内容加以重视。

结束语

随着建筑行业的发展，基建工作量与日俱增，业务楼改造、翻修、装修、翻盖新盖等，都离不开参照有关基建档案。因此必须加强对基层基建档案工作的管理，这就要求档案管理人员首先对基建工程档案管理的现状进行精细分析，接着采取行之有效的促进措施，并不断完善，形成建设工程档案管理的长效机制，从而确保形成有价值的档案资料，对一些微小项目，除一开始合同约定外，可采取一系列补救措施，来使得基层的基建档案尽量的完整，能够反映项目的建设过程。

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