加强档案法制建设 提升档案管理水平

《档案管理违法违纪行为处分规定》（以下简称《处分规定》）颁布实施以来，北京市档案局高度重视，主动与市监察局、市人力社保局沟通，就联合制发宣传贯彻文件、联合查处档案管理违法违纪典型案件达成了共识，有力地推进了《处分规定》宣贯工作。为进一步贯彻落实好《处分规定》，提出三点：

一、深入学习宣传，增强依法管理档案工作的自觉性

全市各级档案部门要高度重视《处分规定》的学习。各单位主管档案工作的领导要带头学习，做到认识到位、组织到位、措施到位，确保本单位档案工作依法有序开展，防范档案违法违纪行为的发生。区县档案局要把《处分规定》的学习纳入领导班子的学习内容，把《处分规定》的宣讲和专题培训纳入档案普法宣传教育、公务员初任培训和干部上岗培训内容。市和区县档案行政执法人员要将《处分规定》的学习与相关法律法规的学习结合起来，逐条学习，系统学习，举一反三、融会贯通，特别要注意提升对《处分规定》内容的理解和运用能力，发现违法违纪行为时，能够根据不同情节，依法依规及时提出适当的处理意见，并严格按照规定程序做好相应工作。

全市各级档案部门要本着“强化宣传，预防为主”的工作理念，加大《处分规定》的宣传力度。通过举办座谈会、组织专题培训、开展知识竞赛、设置宣传专栏、编印学习资料等多种方式，利用杂志、报刊、广播、电视、网络等多种媒体，向社会各界广泛宣传《处分规定》的重要意义、基本精神和主要内容，在全社会营造人人关心、支持档案工作，自觉守法、用法，积极纠正档案管理违法违纪行为的良好氛围。同时，市和区县档案局还要切实抓好警示教育，精选典型案例，深入剖析，以案说法，以案学法、以案普法，使对档案工作负有责任的领导人员、直接责任人员或档案员从典型案例中汲取教训，引以为戒，自觉避免违法违纪行为的发生，增强依法管理档案工作的自觉性。

二、认真对照检查，着力解决重点、难点问题

对照《档案法》、《处分规定》等法律法规的要求，目前，我市档案工作存在的主要问题，集中表现为三方面：

（一）文件归档不及时、不齐全

一是一些单位不能按规定在每年的6月底前如期完成归档任务，拖延归档的情况比较多。二是一些单位档案基础工作薄弱，文书档案收集不全，专业档案分散保存在各形成部门，不能做到集中统一管理，少数单位的档案部门对专业档案没有进行接收和监管。三是声像档案、照片档案管理混乱的问题比较普遍。特别需要强调的是，某些照片档案的拍摄者将公务活动中形成的档案资料据为己有，不向档案部门移交，这种作法是违法违规的。《档案法》、《处分规定》明确规定“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的”是档案违法违纪行为，对有关责任人员要严肃责任追究。

（二）档案管理存在安全隐患

一是一些单位的档案有零散积存、无序杂乱堆放，不及时整理的问题，甚至个别单位从成立之初到现在就没有进行过档案的整理，使档案安全存在明显隐患。二是一些单位没有为档案工作开展提供必要的条件，档案库房饱和，防火、防盗等设施设备不齐全或老化。三是一些单位没有建立档案安全管理制度，或虽有制度但执行不力，档案库房失于管理，库柜不锁，尘土堆积，通道狭窄，养殖花草，堆放杂物。四是一些单位异地建库，库房与办公地点分设两地，档案管理存在疏漏，日常调归卷缺少安全保障，存在极大的安全隐患。《处分规定》明确指出：未配备安全保管档案的必要设施、设备，未建立档案安全管理规章制度，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员给予记过或者记大过处分，情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。所以各单位对自身档案管理当中存在的安全隐患一定要认真予以排查和整改，如若再视而不见、不予理睬，一旦发生安全事故，必将受到处分。希望不要发生这样的事情。

（三）档案移交不完整、不到位

档案移交是档案工作中的一个难点。一些单位以本部门利用档案方便为由，不按规定完整齐全地移交档案，把一些价值大或利用率高的档案，私自做主，留存在本部门，致使归档材料缺东少西，不完整。个别单位将档案视为自家财富，过分强调部门利益，以工作需要、利用不便等种种理由，一拖再拖拒不按照国家规定向档案馆移交档案。这种做法是违法违纪的行为，按照《处分规定》情节严重的，负有责任的领导人员和直接责任人员或相关人员是要受到撤职处分的。希望有这一问题的单位，一定要引起高度重视。

另外，还有一些单位不同程度地存在着档案人员兼职过多、变动频繁的问题。这不仅影响了档案工作的正常开展，使档案管理工作失去了基础和保障，而且还会导致档案管理中安全事故的发生，希望引起各单位领导的高度重视和警觉，一定要把档案员队伍建设摆上重要议事日程，固本强基，为档案工作的开展提供坚强的保障。

三、完善工作措施，提升依法管理档案工作整体水平

为有效地学习贯彻《处分规定》，市档案局与市监察局、市人力资源和社会保障局联合制发了《关于学习宣传贯彻〈档案管理违法违纪行为处分规定〉的通知》，从充分认识《处分规定》颁布实施的重要性、认真组织学习宣传活动、深入开展监督检查、坚决查处违法违纪案件四个方面，对全市各单位做好《处分规定》的贯彻落实提出了明确要求。在此，再强调三点：

（一）提高认识，认真开展自查，及时进行整改

全市各级档案部门特别是领导干部，要提高对档案工作的认识，提高对《处分规定》贯彻落实重要性的认识，切实增强责任感。各单位要在本地区、本系统、本单位开展一次贯彻执行《档案法》、《处分规定》情况的全面自查，特别是存在上述问题的单位更要认真检查，尽快提出整改方案。重点要在依法落实、规范档案收集和整理工作、保障档案安全和科学管理的设施设备、健全和执行档案工作制度、按期移交应进馆档案、保持档案人员相对稳定等方面，进行认真自查，对存在的问题要提出改进的措施和办法，要建立依法管理档案工作的长效机制，从根本上预防档案管理违法违纪行为的发生。

市档案局将加强对贯彻执行《档案法》、《处分规定》情况的日常监督和专项检查。明年，我局将把存在上述突出问题的单位列为档案行政执法检点抽查单位，督促这些单位采取切实有效措施进行整改，对问题较多，整改不落实的单位，将提出处理意见，坚决纠正违法违规行为。

（二）加强制度建设，细化查处档案管理违法违纪行为的工作程序

坚决贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，保障和监督档案行政管理部门依法查处档案管理违法违纪行为。根据国家档案局《档案执法监督检查工作暂行规定》、《档案行政处罚程序暂行规定》和《北京市行政执法机关向监察机关移送涉嫌违反行政纪律案件的暂行办法》等有关规定，结合北京实际情况，市档案局制发了《北京市查处档案管理违法违纪行为程序暂行规定》，具体明确了档案行政管理部门查处档案管理违法违纪行为的管辖权、办理时限、不同情形的处理方式、案件的移送程序以及救济方式等内容。这个文件今天已印发给大家，请各单位认真组织学习，严格执行规定。

（三）加强沟通与配合，形成查处档案管理违法违纪行为的合力

《处分规定》对监察机关、任免机关和档案行政管理部门建立案件移送制度做出了明确规定，市和区县档案局要按照《北京市行政执法机关向监察机关移送涉嫌违反行政纪律案件的暂行办法》（京政办发〔2006〕63号）和《北京市查处档案管理违法违纪行为程序暂行规定》的要求，主动加强与监察机关、任免机关的协调配合，相互支持，形成工作合力，依法依纪严肃查办档案违法违纪案件。

市和区县档案局作为发现并查处档案违法违纪行为的主责部门，要通过执法检查、受理举报、业务指导等多种途径，加大档案管理违法违纪行为的发现力度；要以事实为依据，以法律为准绳，坚持原则，做到有案必查，有查必果，加大对档案管理违法违纪行为的查处力度；要仔细甄别案情，依据相关规定，做好案件移送工作，协助配合相关部门完成案件的查处工作；要通过查办案件，认真研究和查找档案工作中存在的漏洞和容易发生档案管理违法违纪行为的薄弱环节，积极采取有效措施，从源头上消除“看得见的管不着，管得着的看不见”的执法不到位现象，增强《处分规定》的执行力，为档案事业科学发展提供强有力的法制保障。

全面落实《处分规定》是当前和今后一个时期档案部门推进档案法制建设的一项重要工作。我们要从敬畏法律法规，依法履行好为党管档、为国守史、为民服务的高度增强做好档案工作的责任感。通过严格执法、忠实守法，使档案工作环境进一步得到改善，使档案工作秩序进一步得到维护，使档案工作法制建设进一步得到加强。

（摘自北京市档案局局长吕和顺在《档案管理违法违纪行为处分规定》培训班上的讲话）