档案信息化建设的发展趋势

随着计算机的日益普及和数字技术突飞猛进的发展，信息技术必将在人们今后的生活、工作和学习中起到深远影响，信息化、数字化是时代的潮流，是社会向前发展的趋势。档案信息化建设也必然成为时代的选择，该文就档案信息化建设的意义和当前档案信息化建设中存在的问题，对档案信息化建设的发展趋势进行一次深入浅出的剖析。

档案管理；信息化建设；发展趋势

1.档案信息化建设的意义

档案信息化建设，言下之意就是在国家档案管理部门的统一组织下，在档案管理的各项工作中广泛应用现代化技术、信息技术，提高对档案信息资源的管理利用效率。随着信息时代的来临，知识和信息已经逐渐超过资产占据重要地位，档案信息记录的资源是国家或企业信息的关键组成，党和国家已将档案信息化建设列为国民经济及社会发展的首要内容，档案是社会信息的载体，档案信息对国家以及企业综合实力的提升起着重要作用，档案信息化建设势在必行，作为领导决策的一手材料，档案信息起着不可忽视的重要作用，因此把档案信息化建设工作当成重点来抓，逐渐完善档案现代化管理，加快档案信息化建设，是企业进行信息化管理的保证。

2.档案信息化建设存在的问题

档案人员专业化水平不高。要全面普及档案信息化建设，就必须要求档案工作人员懂得计算机、网络等信息技术，档案管理不是一份简单的工作，它对员工的专业技能、思想素质、写作能力都有很高的要求。像既懂得计算机技术，又掌握档案管理技巧的复合型人才非常稀缺，并且受到传统用人观念的局限，人才竞争难以开展，加之档案部门管理工作待遇福利不高，难以留住优秀的人才，逐渐导致了档案工作人员高龄化，档案工作方法传统化的缺陷。

档案信息化建设工作繁重。进行档案信息化建设工程中，不仅要对当前存档的档案资源进行数据录入处理，利用扫描等现代化手段将其转化成电子格式；又要在电脑上用相关文档软件按照统一要求对录入的数据进行编制，方便日后检索查阅；甚至对于一些机密性的数据，还要有相关的技术人员进行数据加密保护，设置防火墙等手段阻挡黑客攻击；这些工作完成之后，还需要不定期的对电子档案进行维护，防止因突况造成的档案资源丢失或损坏。

档案信息化建设资金匮乏。要想搞好档案信息化建设，需要企业投入大量资金，对于资金周转不是很灵活的企业来说，购置计算机、打印机、复印机、扫描仪等办公设备，资金的投入是阻碍档案信息化建设的重要因素。前期的建设需要大量经费，而且在后期的维护和升级中还需要另一笔投入，这样就造成了档案信息化建设难以大规模普及。

3.档案信息化建设的发展趋势

制定行之有效的规章制度。制度的保障是档案信息化建设顺利开展的前提，制度管理是法治理念的体现。在档案信息化建设的过程中，每一个环节都要做到制度先行，利用严格的规则把管理约束住，把信息化建设的各个方面有机结合起来，保证档案管理行为在任何时候都有序开展。同时要建立档案工作人员责任追究制度，对于违反文件收集、归档和档案管理相关条例制度，造成档案泄露、档案损毁的工作人员，要严格按照相关管理规定进行处罚和责任追究。

档案信息化建设人才培养。高素质、专业化的档案信息化管理人员，能够在加快档案信息化建设的进程中起到决定性作用。现代化信息技术日新月异，先进的技术必须依托于优秀的人才，在职档案工作人员也应该与时俱进，积极主动学习档案学、管理学和计算机方面的知识，让自己成为综合型人才，在推动档案信息化建设中起到更好的作用。

做好档案安全保障工作。做好档案信息资源的安全体系保障，企业根据自身档案建设情况，从实际出发制定合理的档案信息资源保护机制和档案管理应急预案。对于突况和自然灾害，档案管理人员能够在第一时间进行组织抢救和转移资源，最大限度的防止突况对档案资料造成的损坏，提高应对各种危险情况的快速反应能力，切实保证档案资源的安全。

处理好传统管理和信息化管理的关系。只有处理好传统档案管理与现代化档案管理的关系，才能更好的实现档案信息化建设。这要求我们在保证传统档案管理的特殊性同时，也要考虑到全面普及档案信息化建设之后与其的矛盾。作为档案的根本属性，原始记录性是其重要保存形式，档案信息化建设必须要兼顾信息化管理和其原始凭证作用两方面，才能达到档案信息化建设的科学和严谨。总之，随着科技不断进步，档案信息化建设的全面实行将不再遥远，利用电子计算机等先进设备并发挥其作用，可以使档案信息管理效率得到有效提高；同时建立档案管理应急预案，加强档案信息安全工作，可为档案信息化建设提供安全保障；对档案管理人员进行信息技术的培训有助于加快档案信息化现代化管理系统的建设步伐。当前我国已经把社会信息化摆在重要位置，这也为档案信息化建设提供了广阔的发展前景。

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