浅析城建档案信息化的发展趋势及其建议

【摘要】本文通过对城建档案信息化的概述，浅析其发展趋势，并且提出几点参考性建议，力图推动城建档案信息化健康快速发展。

【关键词】信息化；城建档案信息化；数字化

一、城建档案信息化的概述

随着信息化时代的到来，特别是办公自动化技术和网络技术的发展，影响着当今世界经济和社会发展趋势，信息化水平的高低能够作为一个国家或地区综合实力的衡量标志，已经成为我国国民经济信息化发展的重要战略方向。其中，城建档案信息化也在不断发展，通过改变传统的档案信息形式和管理方式，对城建档案信息进行分类整理，并且有效地开发其资源，推动了整体工作效率和服务质量的迅速提升。

城建档案信息化，是指通过利用现代信息技术，建立城建档案信息资源库，提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平，从而提升了城建档案工作的经济和社会效益的过程。通过建立城建档案信息化，可以减少档案录入量，达成数据共享，方便信息查询、统计、分析等，从而提高了档案的利用率。一般情况下，城建档案主要靠人工管理，这样会产生对报表统计、分析的工作量和难度，如果是通过计算机将数据录入形成数据库进行管理，使用人员就可以通过网络连接实现即时查询，不但不受时空限制，而且在数据查询导出方面，使用人员可以按照自己的需求来设计出符合自身个性化的档案信息。建立城建档案信息化管理后，将收集的档案信息利用城建档案管理软件系统进行整理、归档，建立涵盖业务范围的城建档案数据库的信息网络，有利于数据库的开发利用工作，从而对服务领域逐步开拓创新。通过城建档案信息化，大大提升了科技人员对城建档案的开发利用，也为城建相关的工作者减少了工作量，相对应地提高了工作效率。

二、城建档案信息化的发展趋势

城建档案信息化以计算机等现代化设备设施的运用为基础，加快城建档案信息资源的利用，从而推进城建档案管理手段的信息化。当前形势下，城建档案信息资源如果要被政府、社会和群众充分开发利用，将有用的统计数据、资料和决策整理归档，就必须重视对城建档案信息化建设，这也是一种必然发展趋势：

1、城建档案信息资源的建立必须迎合全球信息化的新趋势。随着计算机技术的不断更新开发利用，对城建档案信息中声像、电子文件的接收管理，将档案信息数据库进行控制和优化其质量，推动建立科学化的档案信息数据库。城建档案信息化的建设能够为城建相关工作者提供丰富的信息资源，推动着城建档案迎合并且融入全球信息化的数字时代，也将成为城建档案信息化建设的必由之路。

2、城建档案信息化的最终目的是提供服务功能，这就决定了城建档案工作必须走数字信息化之路。传统的城建档案信息已经不能满足当今社会发展的需求。很多中小型城市城建档案机构鉴于各个方面的制约因素，信息化程度低，管理方法相对与大型城市比较落后，依然采用人工检索，工作量负荷重，导师工作效率比较低。因此，中小型城市应当以提高工作效率为目标，利用计算机整理归档实现信息化管理和建立城建档案检索目录数据库，通过数据库自动化检索来推动工作效率的提高，将成为中小型城市城建档案信息化建设的重要战略之一。顺应数字信息化之路，将推动城建档案的服务功能产生变化，在施工管理过程中，必将整理归档大量的电子档案，这就促使城建档案工作必须迈进数字信息化之路。

3、城建档案信息化决定了城建档案工作产业化的形成。由于大量的电子文件与电子档案需要整理归档，让城建档案信息能够得到有效地应用，就必须将城建档案信息的真实历史永久的存储并且能够很好的服务于社会，推动着提供信息、服务社会的城建档案工作融入信息产业化的潮流之中。

三、城建档案信息化建设的建议

1、加强城建档案信息化基础设施建设

基础设施建设主要从两个方面看：一方面是硬件，对城建档案信息管理的计算机应当根据实际需求，不能片面追求最新、高级高性能的计算机硬件和网络设备，只要城建档案信息化运行性能要求的计算机，符合实际的必要的网络设备，如扫描仪、DV等，应用于城建档案管理服务领域，就能满足硬件设备的需要。另一方面是软件，要求能够将业务、事务、服务顺利完成外，更应该与信息资源数据库系统兼容，将数据库形成的全过程有效地整合起来做到相辅相成。有条件的地方，应当与办公自动化或电子政务的基础设施共同建设，形成一个系统平台和设备环境。

2、加强专业人才队伍建设

其一，将人才培养纳入信息化的规划中，重视提高从业整体素质。当前从事城建档案的工作人员，很多存在知识面比较窄、知识结构混乱，城建管理信息化建设要求对档案工作人员知识面广且新，知识结构清晰，不但要求工作人员具有较高的知识与水平，而且在很大程度上要求他们知识更新的速度，所以，要求对从业人员在新技术、新设备、新方法方面进行继续深造再教育，普及计算机硬件、软件知识，促使档案从业人员熟练掌握和运用现代化网络技术的技能。其二，引进具有城建档案信息管理的专业人才。根据城建档案管理的从业人员现状看，必须引进具有不但熟悉城建档案管理基本知识，而且掌握计算机网络技术，擅长使用城建档案管理软件，还要具备文档存储、编辑、检索、利用等工作的高级专业人才。只有加强人才队伍建设，培养和引进专业人才，为了城建档案管理信息化工作能够适应信息化时代的发展趋势，就应当加强从业人员的队伍建设，吸纳并培养一大批具有城建档案信息化管理的专业人才。

3、建立城建档案信息化安全的保障系统

城建档案信息资源必须受到国家相关法律的保护，提供信息安全的法律保障，通过建立合理而健全的管理体制，授权分级用户管理。将使用信息资源的人员分层授权，通过实时记录登录人员的操作行为，并利用访问日志进行跟踪和监管。在档案数据信息安全方面，不但要进行在线式备份系统保护，而且还应根据信息资源的重要程度，分出不同的安全等级，有利于建立综合性强的备份系统。此外，必须安装城建档案信息数据库服务器的防火墙和防病毒软件，更好地规避非法入侵和病毒感染。

4、优化信息利用方法，推动档案信息传递

开发利用是城建档案工作的最终目的。所以，必须适应信息化时代的发展，不同程度转变信息利用的方法，档案利用者能够不受到时间与空间的束缚，随心所欲地通过网络查询各自需要的城建档案信息资源。注重整理归档与城建档案相关的图书、资料，丰富城建档案信息资源并且科学地管理好城建档案。目前，城建档案主要服务于科研方面，在服务经营方面却很少，我国绝大部分的城建档案馆，不管是从经济方面，还是从档案信息资源需要方面，由科研转型为经营，都需要比较长的时间才能实现。因此，各城建档案馆必须研讨出长远规划，制定出具有可行性、持续性、稳定性的方案，这样才能更好地推动城建档案信息为城市现代化建设、经济繁荣发展，提供优质的服务。

参考文献：

[1]王林.对城建档案信息资源开发利用的思考[J].山西财经大学学报,2010,4.

[2]潘玉凤.浅谈城建档案工作信息化建设[J].档案管理,2011,4.

[3]胡佩,周雪.论城建档案信息化建设[J].浙江档案,2011(12).

[4]李艳杰.城建档案信息化建设刍议[J].经验交流,2011(2).

[5]刘蔓.中小城市城建档案馆信息化建设的几点思考[J].科学管理,2010(3).