高校人事档案管理的“围困”与“突围”

摘要：开展高校人事档案管理的“围困”与“突围”研究对提升高校人事档案管理工作的效率，具有不可忽视的作用。因此，本文从高校人事档案管理中存在的“围困”问题以及“突围”路径两方面对相关问题进行了尝试性的研究。

关键词：高校 人事档案 档案管理 信息化

中图分类号：G647 文献标识码：A

对高校人事档案管理的“围困”与“突围”问题进行探索，对促进高校人事档案管理工作的科学化建设，具有重要的作用，目前针对相关问题的研究还有一些不尽人意之处，因此，本文开展相关问题的研究极具价值。

1.高校人事档案管理中存在的“围困”问题

1.1 在高校人事档案管理中缺乏真实性的问题突出

目前高校人事档案管理中档案资料失真情况比较严重，这严重影响到高校人事档案管理的有效开展。[1]例如：在档案管理履历管理中我们经常会看到这样的情况，档案中履历表中的信息往往是失真的。在履历表中的年龄那一栏所填写的年龄与实际的年龄有很大的差距，工龄的填写往往也与实际的工龄情况存在着很大的不同。除此之外，诸如党龄、学历和学位等方面的内容也往往与实际的情况存在着很大的不同。在失真的履历中有时候竟然会看到几个不同的出生年月，还有的人的履历中参加工作的时间起点也有几个不同的时间。正因为工龄对一个职工的退休、工资、职称等方面会有相当大的影响，因此，在高校教职员工的档案中工龄造假的情况是比较严重的。有的人想要早退休可能自己履历中的年龄更多的是比自己的实际年龄要大，有的人想要晚点退休可能自己在履历表上的年龄比实际的年龄就可能要小得多。可以说这种档案失真的现象是一个普遍存在的现象了，这种现象频繁的发生，在相当程度上影响到高校人事管理的公平和公正。这使得高校的领导在人事安排的过程中缺乏一个准确的资料依据，严重的影响到了人事安排效率最大限度的发挥。如果工龄方面造假，就会让一些不该退休的人提前退休，让一些应该退休的人还占据着重要的工作岗位，这在相当程度上影响到职工工资的科学发放。从以上的分析我们不难发现，目前在高校人事档案管理中教职员工人事档案的失真问题给现阶段高校人事档案管理的效率提升带来了非常大的阻碍。

1.2 高校人事档案管理制度有待完善

我们看到，长期以来高校方方面面的工作是纷繁复杂的，高校领导对其他工作的重视程度远远的大于对高校人事档案管理工作的重视程度。对于高校人事档案的管理表现的往往是雷声大而雨点小。领导有的时候在语言上经常提到人事档档案工作有多么的重要，但是在实际的情况中，经常是这边说完，事情也就过去了，很少将曾经的人事档案工作的承诺落实到实处。高校领导对于人事档案的管理工作在内心中往往觉得是无关紧要的，认为即便在这方面的工作没有做好也不会影响到学校的整体工作，因此，针对高校人事档案管理工作的一些改革措施难以得到有效的实施，人事档案工作的实效性受到了相当大的影响。但是，从目前的高校人事档案管理的实际情况来看，目前高校人事档案的管理面临着人员流动越来越频繁的挑战，由此造成高校人事档案的管理工作越发的复杂，采用原有的方式、方法以及原有的管理系统难以适应现阶段高校人事档案管理工作的实际需要。高校人才的选拔与以往相比其所采用的方式愈发的简约化，越是这样高校人事档案管理工作其压力也越大，高校人事档案工作的工作量也会因此变得越来越大。目前的高校人事档案管理制度，难以满足现阶段高校人事档案管理的实际需要，不仅如此，在原有的一些高校人事档案的具体管理制度方面，还存在着很多的缺陷，这些制度缺陷的存在对目前的高校人事档案管理实效性的发挥也是非常不利的。可以这么说，传统的高校人事档案管理制度难以满足高校人事档案管理工作开展的实际需要。现在的高校人事档案管理制度缺陷中存在着一个突出的问题，就是高校人事档案具有相当的保密性，这种保密性决定了每个教职员工的档案只能够藏在人事档案处，而不能将相关的信息公开，应该说这对保护当事人的隐私是非常必要的。但是我们也不得不承认，这也存在的着很大的缺陷，这就意味着一些人能在背后搞小动作私自获取档案的信息，一些心术不正的高校人事档案的管理人员，就会在没有监督的情况下，很轻易的将个人的人事档案信息泄露出去，由此给一些利益相关者带来了相当大的损失。诸如此类问题的存在都是高校人事n案的管理制度不完善所造成的。

2.高校人事档案管理“突围”的路径

2.1 要重视高校人事档案管理工作并加大投入

首先，要提升高校人事档案管理的效率，领导的重视是非常重要的。学校的领导要改变原有的对高校人事档案管理工作的认识，要看到要是做不好高校人事档案的管理工作会造成很大的工作损失，不利于学校整体工作的更好开展。领导在思想上要高度重视高校人事档案的工作，并且在实际的管理工作中，组织引导学校的各个部门，做到对人事档案管理的有效支持和配合，在此过程中要加强监督，这是实现高校人事档案管理工作有效开展的重要措施；其次，领导还要为人事档案管理工作的实施创造更好的条件。这就需要根据高校人事档案管理的实际需要，加大对一些基础管理物品的投入，不仅有硬件的投入，同时也要有更多的软件投入。以充足的物质投入保障高校人事档案管理的顺利开展。

2.2 以制度的完善促进管理的规范开展

根据目前高校人事档案管理工作的实际情况，要完善现有的高校人事档案管理制度。制度的建立要实现档案管理的精炼、真实的同时，还要尽可能的实现档案资料收集的准确性。此外，在鉴定方面、审核方面、装订和整理方面，都要依据国家的相关法律为依据制定详细的管理制度，只有这样才能够让档案更加的贴近实际的情况，提升人事档案的保存价值。实现高校人事档案管理制度的完善，要做好以下的工作：其一，要制定细化的严格制度。在以往的高校人事档案管理制度方面，尽管在制度的内容上也不能说是不全面的，但是往往不够细化，比较笼统，笼统的档案管理条例，往往难以实现管理的实效性。因此，做好管理制度的细化制定非常必要；其二，要重视规范专递程序。要想真正保障档案的准确性和真实性，就要在档案的转送环节要采取专递程序，干部档案的转送传递要采取机要通道，或者要派可靠的专人负责转送，绝对不能够由本人进行转送这是保障档案安全性规范专递的重要措施。

2.3 做好审查工作及时更新材料

保证档案的真实性，是保障档案工作高效实施的灵魂。[2]档案的失真会给档案工作带来相当大的损失。因此，要保证档案的真实性，不仅要重视在档案收集的渠道上要有权威性，还要在日常的干部档案管理中加强对档案的日常审核。要想让档案材料更加的准确真实，贴近实际，在做好日常审核的基础上，要对档案材料中的一些不完备的内容进行及时的补充，在补充的过程中也要做到认真、准确避免在补充新材料的过程中二次失真。新资料的补充是一个动态的过程，不仅包括道德表现方面的资料，也包括能力方面的资料，还包括所取得成绩方面的资料，不仅如此，还要包括年度考核方面的资料，科研成果方面的资料，奖励方面的资料，以及专业技术职称评聘等方面的资料。此外，如果当事人有出国考察的经历，以及获得过一些重要研究成果也要将其详尽的收集在档案中。要实现资料补充的科学性，就要在每一个环节中都要做到有效的掌控。通过详尽的人事档案材料对当事人的素质情况有一个真实、客观的反映。

2.4 加强高校人事档案管理的信息化、数字化建设

随着信息化技术的不断发展，也给档案管理工作带来了很大的变革，原有的人工化的档案管理实施，难以满足现阶段档案管理的高效开展需要。因此，要想提升高校人事档案的管理效率就要重视加强高校人事档案管理的信息化、数字化建设。要实现高校人事档案的信息化和数字化应用，不仅仅局限在只是在具体的档案管理中编制诸多的检索工具。要在日常的高校人事档案的数字化、信息化的建设过程中，将大量的纸质材料内容大量的输入到电子设备之中，在储备器上储存大量的档案资料内容，这无疑会大大提升高校人事档案管理工作的实效性。这样的工作其实需要高校人事档案管理人员要做大量的前期工作，需要付出大量的时间和精力。这是构建高校人事档案管理工作数字化和网络化信息库的必由之路。此外，要建立一个行之有效的网络交流平台。高校人事档案管理人员要对干部的相关资料进行详实核对基础上的信息采集，一些具体的个人人事档案资料，可以通过学校专门的信息分享平台或者局域网进行封闭式的传输。同时，高校还应该在本学校建立专门的人事档案管理网站，此种网站的建立要尽可能的做到专业化，以便利的网络档案信息服务，搭建档案管理的互动平台，让档案管理高效、便捷。在搭建平台的过程中，也要注意既要做到便利，又要做到保密。

2.5 培养高效的管理人才队伍

应该说，高校人事档案管理人才队伍素质的高低直接关系到高校人事档案管理效率的提升，它是高校人事档案管理工作实施的重要保证。要实现这一目标，就要下大力气建立科学的高校人事档案管理人才的培养机制。以此实现人才培养的多元化。应该说加强高校人事档案管理人才的建设，其中一个重要的内容就是解决好人才素质的培养。要加强管理人员的思想政治教育，提升管理人员的道德素养和政治素养，同时也要加强高校人事档案管理人员的职业道德建设，防范管理人员的监守自盗，将数据库的数据进行改变，这就要求学校要成立管理人员的监督部门，要以严密的组织性与纪律性规范，管理高校人事档案的管理人员。此外，要加强高校人事档案管理人员的业务培养，尤其是加强高校档案管理人员的信息化素养的培养，这也是实现高校人事档案管理工作开展的重要措施。

开展对高校人事档案管理的“围困”与“突围”的研究，Υ俳相关工作的高效实施极具现实意义，目前，针对相关问题的研究还存在着诸多的不足，因此，本文开展相关问题的研究是非常必要的。

参考文献：

[1] 武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，（6）.

[2] 张丽娜.全面加强高校人事档案管理工作的几点建议[J].改革与开放，2009，（16）.