高校学院办公室主任的工作职能和素质修养

摘 要 高校二级学院办公室是高校基层综合性办事机构，是高校管理的重要环节。办公室主任是学校机构最重要的负责人之一，对办公室相关工作质量水平的提升起到直接影响。本文从新时期高校学院办公室工作的特点入手，分析了学院办公室主任的工作职能，并对完善其工作职能所需要具备的素质提出了几点思考，以期使该岗位能够为学校的相关教职工提供更好的帮助，进而为学院改革发展创造良好的条件。

关键词 高校管理 学院办公室主任 工作职能 素质修养

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2016.06.009

Abstract The school office plays an important role in the management of a university， and it's the important link of school management. As the head， the dean of school office affects the working efficiency of the agent directly. This paper from the characteristics of the new period of office work in Colleges and universities of Institute， director of the office work of the function is analyzed， and puts forward some thoughts to perfect the function to have the quality， in order to make the post provide better help for school teaching staff， and create good conditions for the reform and development of our institute.

Key words University management； Dean of school office； function； qualities

学院办公室是对学院各项工作实施管理的综合性办事机构，随着校院两级管理体制改革的深入，学院内部事务数量也在呈现出直线上升的趋势，从另一个角度反映出了办公室主任工作的重要性。具体来说，主任应正确认识新背景之下的工作要求，准确把握办公室工作过程中需要掌握的内在规律，然后对工作职能进行日益完善，促进工作水平的不断提升，真正发挥办公室主任的重要作用。

1 工作职能分析

学院办公室在高校管理机构中，发挥着上情下达、下情上报、左右协调的桥梁纽带作用，工作具有头绪多、要求高、难度大等特点，这就要求学院办公室主任必须完善工作职能，迅速进入角色，达到工作要求。

1.1 参谋助手职能

学院办公室主任是学院领导的参谋和助手，需要根据学校工作部署，做出工作预案，开展相关调查研究，注重信息数据的时效性、全面性和准确性，强化数据分析，及时准确地为领导决策提供有价值的资料和参考意见；针对学院相关领导工作当中存在的诸多不足，主任应该敢于进言，真正发挥自己的工作职责。此外，主任必须要正确认识自己所在的位置，坚决不可以越权行事，同时也不能够仰仗自己的权力乱行事，行坏事，导致职权的滥用。而且主任必须要时刻清楚自己的工作性质，主任的工作是参谋而并不是领导，因此在实际工作过程中，必须要做好配角的角色，当好工作当中的参谋，贡献自己的力量。

1.2 发挥组织协调作用

从某种程度上讲，组织协调工作属于综合性工作，同时也是高校方案计划实施以及目标实现的关键性环节。而办公室主任是整个管理系统当中的中间性环节，主任的位置在一定程度上决定了其工作性质，主任必须要与日常工作过程中的各种人际关系打交道，对工作期间的相关矛盾进行科学化处理，做到矛盾的顺利化解。此外，主任必须要实事求是，把握全局，从长远利益、从中心任务出发，协调好办公室各成员的关系，将各成员的力量凝聚在一起，形成合力，使办公室的工作高效进行；加强与职能部处、学院各系、教研室、实验室的沟通联系，保障学院与上下级部门信息通畅；以谦虚、谨慎的态度，寻找解决问题的途径，加强管理过程中的各环节配合。

1.3 发挥督办落实作用

现阶段，督办过程主要是指上级政策以及领导决策的全过程。针对办公室主任，在开展督办落实工作的过程中首先需要根据不同时期的工作内容，调整工作重点，比如落实学院年度工作计划的执行情况，落实学校党委和行政布置的专项工作，以及落实校领导、职能部处领导的重要批示、交办事项等；其次需要建立和形成良好的督办落实机制，促进工作执行力，专人专办、急事急办，及时反馈落实情况；最后需要主动解决在工作落实过程中出现的困难，尤其要围绕教职工日常生活与工作当中的相关困难、积极反映问题，顺利完成督办工作，从而有效树立领导形象，对干群关系进行合理化处理，体现出学校的良好政治风貌。

1.4 发挥服务保障作用

主任需要牢固树立服务意识，一是为学院的相关领导服务，做好办公室日常事务的协调和处理，进而有效完成上级交代的任务，从事务性工作当中解脱出来，然后集中精力促进学院快速发展；二是为各职能部门服务，加强与职能部处的沟通联系，及时上报各类信息、情报，按时完成下达任务、指标，为各项工作的顺利开展提供保障；三是为师生员工服务，将工作更加细致化、周全化，让教师专注于教学、科研活动，不因具体事务而分心经常了解师生员工的工作、学习和生活情况，热心为他们解决实际困难，认真倾听师生员工的意见和建议，及时调整或改进工作方法。

2 学院办公室主任应具备的素质

2.1 政治素质

“三严三实”即“严以修身、严以用权、严以律己，谋事要实、创业要实、做人要实”是新形势下对党员领导干部政治品格作出的基本规范。学院办公室主任要保持高尚的道德情操，以德服人、求真务实，做修身正己的表率；坚持马克思主义在高校意识形态领域的指导地位，在大是大非面前保持清醒头脑，做政治清醒的表率；遵守党纪国法，自省自律，经得起考验，做遵规守纪的表率。作风建设永远在路上，学院办公室主任务必要树立良好的思想作风和工作作风，将个人的发展和学院事业紧密结合在一起共成长。

2.2 业务素质

（1）执行能力执行能力是把思想转变为行动，付诸行动的能力。从某种程度上讲，学院工作的有序开展，往往与学院管理人员的相关决策息息相关，当管理人员对相关事务进行决议之后，再进入到非常重要的执行环节。众所周知，某件工作的执行整个过程中所要涉及到的人和事是非常多的，所以从该角度出发来看，贯彻执行的意义大于决策，而且执行难度也相对较大。学院中，不管是学校工作或学校的各个部门的任务，许多决定是通过学校办公室最终实施完成的，因此，我们可以说办公室主任属于“行而果”的关键。

（2）具备相应的协调能力。良好的协调能力是商务办公的基本素质。在学院日常工作中，有些任务是非常困难的，实际操作期间会存在较多障碍，这种情况下就要求主任树立起全局意识，掌握科学化的沟通技巧，具备较好的协调能力，实现学院工作的内外协调，使学院各个部门以及各个专业的工作在同一层次上，促进问题的顺利解决。

（3）具备较强的语言表达能力。随着社会的迅猛发展，人际交往在社会发展中的地位逐渐突出，如果在社会工作当中不能够进行适当的自我表现，则传播效果就会大打折扣。众所周知，语言属于人际交往中的重要手段之一，要想在日常生活以及工作期间获得更大的发展空间，并获得其他人的认可，则必须要有良好的口才技巧，熟练掌握人际交往的相关规则。此外，语言表达能力培养期间，知识储备是必不可少的，必须要有知识储备作保障，借助口语水平的提升与思考能力的培养，积累人际交往的丰富经验，从而做到日常工作中游刃有余。

（4）具备一定的文字写作能力。目前，年度总结、工作汇报等材料，大多需要办公室主任起草撰写，文字写作能力是办公室主任的一项基本功。提高写作能力，绝非一日之功，也无捷径可走。第一，要敏而好学，将学习与日常工作进行紧密结合；第二，要做到博采众长，在日常工作过程中，必须要高度重视对写作素材的积累，丰富相应的词汇量，不断拓宽知识面；第三，必须要善于思考，有意识地对日常写作期间的相关内容进行科学化分析与评价，特别是要对领导已经修改之后的相关稿件进行反复的揣摸，做到举一反三，对所需要修改的原因进行思考，然后认真对比修改前后的文件，从而在发现问题的过程中，有效找出差距；第四要做到勤于实践，尽可能写出有分量、有价值的文稿。

3 学院办公室主任素质修养的提高途径

3.1 对自己的角色进行重新定位

面对学院的教职工，主任应该扮演好具体较强高度与水平的大当家，而在学院办公室的内部，主任需要有思想、有凝聚力、有能力以及有主心骨，不可以动辄颐指气使以及盛气凌人。总而言之，若办公室主任不能树立起相对清醒的角色扮演意识，就难以取得领导信赖、下属理解以及支持，从而使各个部门之间的协调性下降，最终导致工作寸步难行。

3.2 高度重视思考的价值

现代社会各种人际关系充斥在实际工作与生活当中，这种情况下，学院办公室主任不仅要具有相对灵敏的反应，还必须要做到冷静沉着以及善于思考。在实际工作过程中，办公室主任必须要三思而后行，慎思、慎言以及慎行。面对日常工作中的大量信息，主任应将自己比作过滤器，学会分析与思考，然后在认真思考的前提下实施信息的筛选与科学加工，最终把有用信息传达给学院领导，从而为部门管理工作提供参考依据。针对风传，主任应耐心宣传以及解释，当遇到棘手事情的时候，应进行深入调查研究，然后在事情明确的情况下再进行处理，坚决不可以简单上推下卸。总之，办公室主任主要在养成良好思考习惯的基础上，才可以常备不懈，当问题处理以及矛盾化解的时候做到游刃有余，能够切实为领导以及部门排忧解难。

3.3 树立学习意识

办公室主任不仅要认真学习相应的业务知识，还必须要清楚了解相应的学院工作相关知识。人的精力以及时间往往是非常有限的，再加上办公室的日常工作相对来说比较繁杂，学习的关键在一个“善”字上，一方面要学会合理支配时间，拨冗静心而学； 另一方面主任应该结合学院工作情况，适应学校环境，为未来的发展而学习。

参考文献

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