干部档案材料收集工作存在的问题与对策研究

干部档案是反映干部情况的基本凭证和选拔任用干部的重要依据。干部档案工作的一项重要任务，就是收集有价值的材料和信息，不断完善档案内容，确保档案能够全面、客观地反映干部的情况。在新的历史时期，按照党管干部、党管人才的原则，干部档案材料的收集工作得到各级组织部门的高度重视和关注，并已成为业内专家和学者研究的重点。本文基于档案材料收集工作长期实践的基础上，分析归纳在干部档案材料收集工作中出现的若干问题，并提出解决问题的具体对策。

一、干部档案材料收集工作中存在的问题

由于干部社会实践活动范围广，干部档案跨越周期长、涉及面广的客观原因，在干部档案材料收集工作中，普遍存在以下五个方面问题，影响了干部档案利用价值。

1.对档案材料收集工作重视不够，社会档案意识薄弱。干部人事档案是一项政策性、保密性强的工作，同时也是一种默默无闻的基础性工作，在促发展、重效益的社会大潮中，人们放松了对干部人事档案的管理，甚至有不少人认为干部人事档案可有可无。在这种社会环境下，干部人事档案材料的收集工作更加困难重重。一是有些单位领导对干部人事档案的重视停留在口头上，“说起来重要，忙起来忘掉”，档案材料收集工作没有得到有力的支持；二是干部档案材料形成部门对干部人事档案认识不足，有些形成完备的档案材料没有得到妥善保管和及时转递到干部档案管理部门，而是随手乱放，随意丢弃；三是各部门档案材料收集转递人员并非档案材料收集专职人员，而且档案业务知识匮乏，致使一些重要档案材料没有及时收集归档；四是有些干部漠视干部人事档案的重要性，填写材料从个人利益出发，怎样对自己有利怎样填写，有些同志为了使用方便，甚至将个人档案材料据为己有。

2.档案材料收集管理工作不规范，档案材料不齐全。比较普遍的问题主要存在于三个方面：一是干部档案中缺少反映干部实际情况的档案材料，特别是学历材料。目前社会各企事业单位对员工的学历水平要求越来越高，在职员工利用工作之余通过各种渠道提高自身学历层次和业务水平，但由于有些办学单位对人事档案知识了解不够，对归档材料要求认识不足，导致学习材料保存不当，转递不及时，因此造成人事档案中学历材料不齐全，且补办困难；二是某些成套档案材料不齐全。如完整的入党材料中应当包括入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书（1969年4月1日~1977年8月11日无预备期，无转正申请材料）、自传、综合性政审材料及有关的证明等，而有些党员干部的档案材料中缺少入党申请书或缺少政审材料等，导致入党材料不齐全，且无法查找；三是获奖表彰材料、工资变动材料等不齐全。大部分表彰申报材料要经过层层上报审批，至上级部门下发表彰文件，而表彰申报材料没有归入人事档案，且由于材料性质无法重新填写。工资变动材料有些年份由于政策原因没有填写，造成工资变动材料中工资变动不连续，工资材料不齐全。

3.档案材料收集工作重数量轻质量，材料审核制度不完善。多数干部档案管理部门对干部人事档案的审核停留在档案中应有的材料是否已经存在，材料是否齐全，而对档案材料的内容没有进行严密的审核，造成干部人事档案的案卷质量不高。一是档案材料内容填写不实，前后不一致。特别是干部档案“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别人的年龄越填越小，工龄越填越长，学历越填越高；二是档案材料内容填写不全面，手续不完备。一些表格性材料的重要项目没有填写，应当有个人签名的材料没有签名，需要有组织部门签章的材料没有组织部门的签章，有些材料没有材料形成时间等等。这种材料进入干部人事档案就不完全具有依据与凭证作用，降低了档案的使用价值；三是档案材料用纸规格不符合要求，书写潦草不规范。《干部人事档案材料收集归档规定》中规定，干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2厘米的装订边。手写文字材料应字迹清楚，使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写。但目前送交干部档案管理部门的档案材料规格大小不一，整理档案时不得不对材料进行剪裁、折叠或粘贴，破坏了档案材料的原貌；有些材料用笔不规范，如使用圆珠笔、纯兰色笔书写，这种材料字迹不耐久且易扩散，不利于保存；有些材料字迹潦草、乱涂乱改难以辨认，不利于干部人事档案的利用。

4.档案材料收集工作监督不力，材料归档不及时。按规定，干部档案材料应在材料形成完备一个月内归入干部人事档案。但由于干部社会实践活动广泛，干部档案材料形成分散，而干部档案管理部门管理档案数量较多，对每个干部的情况不可能及时掌握，因此主动收集干部档案材料很不容易，多数材料只能被动地等待有关单位送上门来。档案材料经过多层转递，到达干部档案管理部门的时间得不到保障，干部档案的现实性因此受到影响。

5.档案材料收集范围片面，重政历轻业绩。由于管理体制上的原因，干部人事档案的内容偏重于反映干部的政历情况，档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的材料较多，而反映个人工作能力、业绩、技术特长等方面的材料少。随着社会用人制度的改革，组织人事部门对干部的考察不仅仅考察其政历、学历、社会关系等硬条件，而更注重考察干部的工作能力、社会责任感和诚信度等软条件。当前的干部人事档案中的一些陈旧内容已不能满足社会用人制度的需要。

二、改进干部档案材料收集工作的对策

1.转变观念，端正对干部档案材料收集工作的认识。干部人事档案材料收集工作是干部档案工作的重要环节，是干部档案充分发挥作用的前提和保障。档案材料记载的内容是党和国家选拔任用优秀干部的重要依据，收集档案材料也是在为党和国家积累历史资料和宝贵历史财富。在新的形势下，我们党重视干部档案的优良传统不能丢，干部档案作为全面反映干部情况的基本凭证和重要依据的作用没有变，干部档案材料收集工作作为干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节，不能削弱和淡化。

2.完善制度，加强干部人事档案材料收集的管理和监督。建立健全干部档案材料收集制度是做好档案材料收集工作的准则和保障，要使干部档案得以及时补充新材料、新内容，必须将档案材料收集和归档工作用制度形式固定下来，使干部档案材料收集管理和监督工作有章可循。一是干部档案材料形成部门应指定专人负责干部档案材料的收集和转递，建立健全主动送交档案材料归档的制度，在档案材料形成完备一个月内将材料送交干部人事档案管理部门；二是干部档案管理部门应掌握档案材料形成的信息，建立干部人事档案材料收集归档的联系沟通制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料；三是干部人事档案管理部门应建立档案材料鉴别、审核、催要、销毁制度，对干部档案材料认真鉴别审核，催要查找缺失的档案材料，不属归档范围的材料报批后予以销毁或退回，不符合归档要求的材料及时通知形成材料部门补办手续；四是组织人事部门应根据工作需要，适时布置填写干部履历材料，及时充实档案内容。

3.强化培训，提高干部档案材料收集转递人员的专业水平。干部档案材料收集工作专业性强，各部门档案材料收集转递人员更了解本部门干部职工的基本情况和动向，更早接收到干部档案材料，在干部档案材料收集工作中起着至关重要的作用，他们对干部档案工作的重视程度和专业素养就显得格外重要，必须提高这支队伍的专业化水平。定期举办干部人事档案专业知识培训班，是建设一支高素质的干部档案材料收集转递人员队伍的重要途径。通过培训可以提高他们的思想认识水平，充分了解干部人事档案材料收集工作的重要意义，掌握干部人事档案材料的收集制度和归档要求，熟悉干部人事档案的业务知识，明确干部档案材料收集归档范围，了解干部档案材料质量要求，对不符合归档要求的档案材料及时进行修正处理；也可以使新形成的干部档案材料及时得到归档。

4.严格审查，把好档案材料质量关。首先把好档案材料入口关，对新接收的档案材料认真审查，着重审查材料是否齐全，内容填写是否规范，手续是否完备，对于不符合要求的材料及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位；其次把好档案材料信息关，防止虚假材料进入档案，重点审核涉及干部“三龄一历”等重要信息的历史材料，认真核实档案材料之间的联系是否相互衔接，记载的相关信息是否相互矛盾，确认信息是否真实准确。

5.大胆改革，调整干部档案材料的收集范围。近年来，随着干部人事制度改革不断深化，特别是《党政领导干部选拔任用工作条例》等法规文件颁布后，形成了一些新的有价值的材料。干部档案材料收集工作应适应当前深化干部人事制度改革的要求，本着实事求是的原则，及时调整干部档案材料收集范围，按照科学发展观和正确政绩观的要求，着重收集能够真实反映干部德、能、勤、绩等情况的材料，充实到干部档案中，作为选拔任用干部的重要依据，有效为干部工作服务，提升干部档案的使用价值。

此外，要不断创新干部档案材料收集工作思路，实行目标管理。把干部档案材料收集的总目标分解为收集工作各个环节的分目标，以此对档案材料收集不同阶段的工作人员进行目标管理和绩效考核。

（作者单位：中国矿业大学）