浅谈如何做好工程合同管理

摘要：本文围绕近年来施工合同管理实践中暴露出来的常见问题，进行多方面的分析，并提出治理对策，目的是有针对性地加强建筑施工企业的合同管理，维护企业的合法权益。

关键词：工程合同；建筑企业；管理

建筑业是我国的支柱产业之一，它的健康运转直接关系到国民经济的持续发展。近年来，随着市场化在我国的逐步建立和完善，建筑业也得到了空前的发展。我国从80年代初在建设项目管理领域推行招标投标制、建设监理制、项目法人责任制以来，在项目管理过程中，合同管理的地位越来越受到项目管理工作者的重视，合同成为各方权益的基础保证，任何一方违背合同的约定，都要承担相应的违约责任。工程承包合同就是业主与承包商以完成建筑工程为目的，明确相互权利和义务关系而订立的合同，是在招标投标制度下签订的合同，以合同作为纽带，监理工程师是以合同为界面明确双方的责任，这就要求合同遵守平等、自由、公平、诚实信用的原则。

一、建筑企业合同管理中存在的主要问题

（一）合同签订阶段的问题：

合同签订阶段的问题，常见的有：

1、合同主体不当。合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。这里要防止两种倾向：一是虽然具有上述两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位，也是合同主体不当；二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。

2、合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。可以说，合同讲究咬文嚼字。

3、合同条款挂一漏万。就是说不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话；只讲正面的，不讲反面的，不懂得签合同应当"先小人后君子"的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。

4、只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同，如建筑工程总承包合同等。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是"无源之水"，而"无源之水"是不存的。

（二）合同履约阶段的问题：

1、应变更合同的没有变更。

2、应当发出的书函（会议纪要）没有发。在履约过程中及时地发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是建筑企业自我保护的一种招数，可惜这一点往往遭到忽视，结果受到惩罚。《建设工程施工合同（示范文本）》，把双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分。因此必须给予足够的重视。

3、应签证确认的没有办理签证确认。

4、应当追究的动过了诉讼时效。

5、应当行使的权力没有行使。

6、应当重视证据（资料）的法律效力的却没有得到足够的重视。

二、建筑企业合同管理中存在问题的主要原因

（一）根源

当今的建筑施工企业，特别是老的国有企业，大多数是从计划经济时期走过来的，不少企业领导和管理人员的思想方法和管理方式以及管理制度都带有计划经济的色彩。在计划经济年代，建筑施工任务是上级下达的，是按地域分工承担施工任务的，是按照拨款（加点企业自筹资金）结算的。一切都在上级计划控制之内。建筑施工企业只管生产，无须讲经营，更不讲什么效益。发包方给任务只需一纸"委托书"，双方根本不讲什么合同不合同，只要有"委托书"就行。同样总分包之间不讲什么合同。因此，长达三十多年的计划经济年代里，建筑施工企业基本上没有合同这回事，因此也就不存在什么合同管理了。

对比八十年代初期，现在建筑施工企业的合同管理完善得多了，可以说基本到位。但三十多年计划经济体制的残余影响，至今在合同与合同管理上仍然存在很多的问题。

（二）认识根源

主要是建筑业不少从业人员对市场与合同、合同与合同管理两对关系缺乏认识。

首先，是对市场与合同的关系缺乏认识。在市场经济条件下，这是一种相互依存的关系。一方面，市场的运作需要合同。另一方面，合同的成立必须以市场为前提。没有市场谈不上什么合同。合同是市场的产物，是市场可持续发展的动力。有些业内人士不了解市场与合同的必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽任务，却不去签订合同或者草率签订，结果遇上纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足。

其次，是对合同与合同管理的关系缺乏认识。这也是一种相互依存的关系。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段。在这一阶段往往受到高度重视。一旦合同签订了，施工任务到手了，合同就束之高阁了，甚至忘记了，忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程，回复到计划经济的旧观念上去。

（三）法律根源

前期的计划经济年代，我国没有合同法，因为计划经济不需要合同，也就不需要合同法了。所以，在近二十年的开放改革进程中，在十年的市场经济进程中，我们所处的合同法津是不完善的。

由于合同法律滞后，再加上上述的根源和认识根源，我们企业的从业人员的合同法律意识更为滞后，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，订立和履行合同往往离开合同法律，想怎么写就怎么写，想怎么签就怎么签，缺乏依法订立和履行的意识，以致产生了本文第一部分的问题，造成不少失误和损失。任何离开合同法律所签订的合同都是无效合同，不受法律保护。

（四）制度根源

这里是指企业缺乏一套严谨的合同管理制度，对合同管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求。

三、解决建筑企业合同管理中存在问题的主要对策

（一）提高合同管理人员素质。

提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务，又是当前的迫切需要，应全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、语文水平和业务能力。

（二）建立和健全企业的合同管理体系。

主要是建立和健全企业合同管理的组织网络和制度网络，建立和健全建筑施工企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况，对合同管理体系也应做到及时进行动态控制，及时调整，不断完善。

（三）做好“合同交底”工作

“合同交底”工作不到位是导致法律风险的重要因素之一。众所周知，合同和合同分析的资料是工程实施管理的依据，但是合同条文本身往往不直观明了，一些法律语言不容易理解，遇到具体问题，即便查询合同，查阅人也很难准确全面地理解。合同条文的解释权必须归合同管理人员。如果在合同实施前，不对合同作分析和统一的解释，而让各个人员在执行中去翻阅合同文本，容易造成解释不统一和工程实施中的混乱。特别是对于复杂的合同或承包商不熟悉的合同，以及各方面合同关系比较复杂的工程，合同交底工作极为重要，往往会由于各部门解释不同而造成履行合同有瑕疵。

合同交底可采用上网查询和合同交底会两种形式。在施工合同签订后，合同管理人员应立即将合同交底工作输入电脑，并负责通知各职能部门人员上网查看。应定期召开项目全体管理人员合同交底会，对网上合同交底中仍未明了的事项进行答疑，在项目内部形成全员、全过程、全方位的合同管理意识，使有关项目管理人员能够熟悉掌握合同内容，根据性质、范围的不同分别落实责任制。

（四）建立合同管理信息系统

信息是合同管理的窗口。为了能及时掌握合同的实施情况，合同文件、变更记录、补充协议、会议纪要、各方的来往函件等文件要及时传递给合同管理人员，在信息技术高速发展的今天，合同管理应建立在信息管理的基础上，施工企业要充分利用网络的优势进行合同管理，可以建立局域网、信息网站等。

四、小结

总之，合同管理是一项高智能的工作，是一个复杂的体系，是项目管理的核心。面对我国建筑领域市场化的推进以及我国建筑业国际化的趋势，没有有效的合同管理就不能实行有效的工程项目管理，就不能顺利的完成工程预期目标。施工企业必须加强合同意识。只有合同管理规范化，才能在激烈的市场竞争中生存和发展。