商务英语信函的写作原则与技巧分析

（江汉大学文理学院，湖北 武汉430000）

中图分类号：H315文献标识码：A文章编码：1003-2738（2012）03-0237-02

摘要：商务英语信函是国际贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式，它撰写的好与坏对于一个企业的形象和业务有很重要的影响。商务英语信函的写作是有规可循的，遵循原则和使用合适的技巧是完成一个商务英语信函的两个重要方面。

关键词：礼貌原则；体谅原则；完整原则；清楚原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

商务英语信函的写作包括四个原则：礼貌原则、体谅原则、完整原则以及清除原则。

（一）礼貌原则。

1.使用 you-attitude。对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，构建和谐的关系；其次，you-attitude体现一种写作风格，用积极的方式，乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。包容性词汇“we”很适合表达礼貌，维护读者的面子。但作者使用we时，他实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心，体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。提问或解释原因是表达礼貌的方式，它表明说话者想积极的将听者拉到谈话氛围中来，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此实现礼貌的目的。

（二）体谅原则。商务英语信函写作强调信息沟通的效果，不仅要关注内容的准确与完整，还应必须重视对方的反应，要学会站在对方的角度思考问题，只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强调对方的利益。在信函中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利益以及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句，强调信息的准确性。

（三）完整原则。信息完整对于商务英语信函的写作很重要。一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。