电力企业档案知识化管理问题探讨

摘要：文章从四个方面入手对电力企业档案知识化管理问题进行分析，包括：加强档案编研利用、推进档案知识服务、完善档案知识化管理制度和建立完善的知识资源目录体系。

关键词：电力企业；档案管理；知识化管理

中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：

传统的档案管理已无法适应日益激烈的市场竞争，也已无法满足人们日益增长的知识需求，新形势下，电力企业档案工作唯有朝着知识化管理的方向前行，方能促进企业档案工作自身的蓬勃发展，帮助企业实现流程最优化和管理高效化，支撑企业立于不败之地。档案知识化管理，具体来讲，包括加强档案编研利用、推进档案知识服务、完善档案知识化管理制度、建立完善的知识资源目录体系、搭建档案知识化管理系统平台等内容。电力企业应突出档案知识化管理，充分挖掘档案知识价值。通过对档案管理基础工作和数字化工作的巩固与加强，电力企业可以实现档案管理的规范化和信息化。然而，这并不能满足电力企业的发展对知识管理的需求。因此，电力企业应逐渐完成传统档案管理向知识管理方向的过渡与转变，将档案工作的发展向知识服务和知识管理的方向推进。例如，电力企业可以在档案管理系统中提供人性化的检索手段，并与电力企业的业务系统进行对接，也可以利用知识管理平台，共享电力企业档案管理目录，最终为员工提供便捷的档案信息咨询服务。

一、加强档案编研利用

新时期，电力企业档案工作的开展不应仅仅停留在保管的层次上，应该积极开发利用档案信息资源，在完成档案收集整理基础工作的同时，档案工作者应围绕工作重心，整合内外信息，加强档案编研和利用工作，为推进档案知识化管理服务。编研是对档案中有用的知识进行抽取、加工、整理与集合，编研利用是档案知识化管理的基本表现形式。电力企业档案部门应努力较好地完成企业的档案编研、内审、修改与出版等工作。大力开展档案编研，充分开发档案价值，将为企业的中心工作和运营管理提供良好的支撑服务。档案编研包括对企业年鉴、史志、管理制度和文件汇编等的编写工作。企业年鉴的内容包括大事记、概述、组织机构、年度特色照片等，可充分体现电力企业个性与特色，是记录企业成长与发展的重要形式，对记录企业发展史意义重大。同时，档案部门还应全面开展全宗介绍、大事记、组织沿革、专题概要等专题项目的编纂工作。电力企业在进行编研工作的过程中，要根据本企业的实际情况，结合本企业的发展规划和现实需求，从基础资源中选择具有重要借鉴意义或具有本企业特色的专题，将散布在不同时期、不同地方、不同部门或不同案卷中的相关档案加以搜集整理，以汇集成能全面、真实、客观、完整地反映该特色专题历史发展全过程的专题档案文献，为推动档案知识化管理做好准备。与此同时，档案部门还可以主动收集各类官方和民间的有关档案文献，如将本企业举办的各类专题研讨会的档案资料，以及有关专家学者在参加本企业组织的工作交流活动中所获取的相关文献资料也列入归档目录，以此丰富企业档案馆藏内容，为今后推动档案管理革新创造条件，这也是档案部门转变角色定位、发挥自身优势、创造最大价值的一种体现。丰富的档案编研成果可以为档案知识化管理提供丰富的信息资源内容，档案部门应营造和谐宽松的研究环境，全面收集、开发档案信息资源。电力企业档案工作者应开拓视野，解放思想，踏实务实，勇于创造，辅之以科学便捷的档案利用制度，努力为企业员工提供知识服务，实现档案知识化管理。

二、推进档案知识服务

电力企业应将信息化和知识化管理纳入企业的长期发展战略。作为企业的基础性工作，档案管理是保证企业平稳、有效运行的重要环节。档案是电力企业内部知识的载体，蕴含着大量的知识和信息，当今企业应不断重视档案知识化管理工作，以满足电力企业业务发展的需要。

电力企业应根据发展需要，以企业的业务系统和知识管理系统为依托，结合数字化档案管理系统的特点，向员工提供知识服务。如在系统内部，公开档案资源目录体系，让员工知道企业的档案都包括哪些，对企业的显性知识有着整体把握，从而方便员工利用。企业应制定详细的档案知识服务的发展计划。在资源数字化、数据集成、系统集成、电子文件长期真实保存的基础上，搭建基于用户信息活动的数字档案馆，支持用户灵活处理信息、提炼知识和交流写作。新的数字档案馆将强化系统的搜索功能和智能化管理功能，确保信息采集手段的多样性和系统性，使普通用户可以迅速快捷、准确地查到需要的文档。档案管理人员可以方便快捷录入、归档、排序各类档案，可以方便灵活自定义各类档案，配置各类界面，实现档案库资源共享，避免重复归档。基础较好的企业可以探索档案的二维码管理，建设图片库、视频库、编研库、信息网站等。同时值得注意的有，企业应采取个性化的知识推送服务模式。在成熟的档案管理体系基础上，电力企业可以利用档案知识化管理系统，对企业领导与员工提供个性化的知识推送服务。在知识管理系统中，可以根据领导与员工的岗位需求，向其提供个性化的知识推送服务。知识推送服务包括向企业领导和员工定时提供特定的服务，如结合特定的岗位需求提供数据分析、主题材料、形势分析、疑难解答等。领导和员工个性化的需求可以通过岗位分析得出，同时也可以由系统根据领导和员工的检索主题进行分析得出。个性化知识推送服务是企业结合领导和员工的需求进行的以档案为基础的知识服务模式。这种服务模式是对企业内部知识资源的充分整合与利用，能够有效提高电力企业领导的决策质量与员工的工作效率。

三、完善档案知识化管理制度

制度是促进电力企业档案管理向知识化管理方向发展的核心内容和重要保障。为适应电力企业发展战略，实施信息化和知识化管理的需要，电力企业档案管理也需要完善档案知识化管理制度，进一步推行档案知识服务工作。对电力企业的档案知识化管理，不仅要对传统的纸质档案、电子档案进行归档管理，而且要对含有丰富知识的企业重要文档进行管理，这部分文档很可能不在归档范围中，但是作为企业知识的重要载体，需要对其进行有效管理，以便最大限度地发挥其知识价值。因此，电力企业可根据需要，适当扩大文档收集范围，对需要归档的文件进行归档保存，对于无需归档但具有重要知识价值的文档进行整理与共享，从而为员工提供全面的知识服务，实现档案知识化管理。同时，电力企业还应在已有管理制度的基础上，对知识化管理模块进行完善，增强对档案知识化管理的规范，如在档案编研、数据分析、提供利用等方面加强档案知识化管理。

四、建立完善的知识资源目录体系

作为电力企业的重要知识资产，知识资源是维持企业运营的宝贵财富。知识资源目录体系是企业推行档案知识化管理的重要手段和工具。一方面，它可以帮助电力企业梳理内部知识，加强对档案资源的集中管理；另一方面，它便于电力企业员工对档案与知识的利用。建立完善的档案资源目录体系是成熟的企业档案管理和知识管理工作的必备环节。知识资源目录体系不仅包括以往的档案资源目录体系，也包括除档案以外的含有丰富知识的文档，这些文档对于员工工作效率的提高具有重要的意义和价值。知识资源目录体系包括对知识文档的分类、知识文档的逻辑层次、知识资源的位置与关联进行的详细描述。其中，知识文档的分类是档案知识化管理的基础工作，即是对档案类目体系的划分；知识文档的逻辑层次则可以体现出知识大类与子类之间的关系，能够呈现出各类之间的逻辑层次；知识资源的位置与关联则是对不同知识的定位与关联描述，这可以充分反映不同知识文档之间的关联关系，能够最大程度地提高知识文档利用与检索的便捷性。

参考文献

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[2]徐拥军.企业档案知识管理模式――基于双向视角的研究[M].中国档案出版社,2009

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