加强人事档案管理服务企业人力资源工作

【摘要】对当前企业人事档案管理工作的重要性，以及当前工作中存在的一些不足进行了阐述，并着眼现实，从创新管理方法、完善管理制度，考核落实管理责任等方面进行了积极的探索。

【关键词】人事档案；人力资源管理

人事档案是国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成，真实记载和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容，以备日后查考的文件材料。人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，随着用工管理法制化进程的深入，人事档案的作用愈发突出，既有效保证了职工的合法权益，也维护了企业人力资源工作的正常秩序。

一、人事档案工作的重要性

人事档案是组织人事部门选人用人、人才流动、职称评聘、薪酬调整、工作研究的重要依据，并且影响员工提拔、退休等个人利益，涉及队伍稳定。由于档案具有原始纪录性和不可再生性，所以它的真实性和完整性，决定了人事档案的凭证作用和法律效应。

人事档案工作是实施“人才兴企”战略的必要条件。由于人事档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业能够从人事档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的数据，便于企业做出准确的人才规划。

人事档案工作是干部选拔和任用的重要基础。近年来，随着人事分配制度改革的不断深入，“德”“能”“勤”“绩”作为干部选拔和任用的重要依据，人事档案可以提供可靠有效的鉴定材料，为管理者提供准确的信息和数据。

人事档案工作关系到职工切身利益的真实依据。人事档案关系到薪酬调整、职称评定、评定退休年龄等有关职工切实利益的大事。人事档案管理部门可以根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料、申报职称等等。

如果档案填制不真实、完整、及时、规范，就会影响档案的效力，增加后期档案管理中的整改、追索工作量。由于观念问题，一些企业和职工对档案工作的重要性程度认识不够，由于历史原因，一些人事档案还存在缺失、不规范等现象，所以加强人事档案管理，重视并支持档案管理员工作，是提高人事档案管理的专业化、规范化、科学化水平的有效途径。

二、人事档案管理工作现状

（一）认识不到位。一是有些企业对人事档案工作的认识存在误区，认为人事档案工作就是简单的收集、整理等事务性工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密就行，所以投入的财力、物力、人力较少，领导干部更是很少关心和过问。二是职工对个人档案不重视，往往在用的时候想起它，不用的时候就不闻不问，不妥善保管和缴存。还有人认为档案管理与己无关，在填制个人履历等归档材料时不够认真严谨，凭印象填写，甚至只顾眼前利益，随意编造，孰料结果往往就被用作以后的凭证和参考。

（二）组织不健全。档案形成涉及多个职能部门，原始材料制作需要自下而上多个环节审核把关，而目前不少企业只设置一名兼职档案员，协调管理职能发挥受到一定的限制。并且，兼职档案管理员往往身兼数职，多数也没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性认识不够，对档案材料的收集、整理、归档等业务不太熟悉，造成一些归档的材料不够真实、准确和规范。

（三）制度不完善。由于重视程度不够，有些企业的档案管理制度建设尚不完善，造成职责不明确、流程不清晰、标准不统一等现象，在档案移交时往往产生了较多的整改工作量。一是材料形成部门审核把关不严格，只按时收集上报，不对材料质量负责，更不注意核对材料的准确性，审核任务全部落在单位兼职档案管理员身上，工作繁重，并且容易出差错和遗漏。二是材料形成部门忙于本专业工作，内部档案移交过程中经常存在滞留不报的现象，一旦管档岗位人员变化较多，档案材料交接不严密，往往造成档案丢失。三是不严格落实档案材料的制作要求，材料有涂改、填写不完整、印章不清晰等现象较多，还有些材料因为没有留足页边距，不得已进行裁剪和粘贴，既费工费时，也影响了档案的质量。

（四）问题渐突出。由于历史性原因，个别档案不全、缺失给职工利益和单位工作造成了一定的后果。例如，因人事档案缺失，影响了职工退休手续的办理。有些人招工表、入伍表等重要原始材料缺失，档案里出生时间、入职时间填写随意，补充材料不能相互佐证，就不能及时办理退休手续；因档案不齐全，影响员工福利待遇。实施职工休假疗养补贴发放工作时，有些人劳动合同等档案材料不齐全，最早的参加工作时间无法认定，还有人档案不连续，形成工龄间断，需要查找补充材料，影响了休假补贴的发放；因存档不及时，影响了员工身份的认定。有些人的学籍档案不及时上交归档，甚至丢失，学历身份就或遭质疑，虽有毕业证，但增添了补档、调档的麻烦。日常生活中，职工常被索取各种证明，但若档案材料（电子档案）没有相关信息，就很难证明个人情况，影响了个人的工作和生活。

三、加强企业档案管理工作措施

为提高企业档案质量，守好档案管理的每一道关口，并形成档案管理工作的协作联动合力，需要进一步培养全员档案意识，培训管档人员档案管理知识技能，创新管理方法，完善管理制度，考核落实管理责任。

（一）加强宣传教育，提高档案意识。采取多种措施，加大宣传力度，提高全员档案认知程度，增强档案重要性的认识。一要利用内部刊物、宣传栏等渠道，向职工宣传有关人事档案知识和典型案例，为职工做好咨询服务，使其认识到人事档案并非可有可无，入档材料不可马虎对待，树立“尊重档案就是尊重历史”的思想观念。二要利用专题讲座、培训班等方式，加强单位管档人员的档案管理知识培训，加强管档人员责任心和事业心教育，提高人事档案管理人员的政策水平和业务能力。档案工作琐碎平凡，各级领导应给予重视和支持，档案管理员要耐得住寂寞，守得住职业操守，树立“服务当代、造福后人”的崇高理想。三要积极向领导宣传人事档案在选人用人、维护稳定等方面的价值，认识人事档案在人力资源工作中的基础作用，了解人事档案的社会效用，从而争取领导的理解和支持，有了领导的重视，才能顺利开展工作。

（二）加强制度建设，提高档案质量。首先，要健全单位内部档案管理网络，明确分工责任。人事档案管理部门领导负总责，材料形成部门要指定专人负责档案材料的收集、分类和审核，并要保持人员的相对稳定，形成分类负责、统筹协调、集中验收的管理格局。第二，要完善档案管理培训制度。管档人员和人力资源工作者要定期学习人事档案管理办法、人事档案材料收集归档规定、人事档案整理工作细则及新的技术知识，熟练掌握档案制作、填写、收集标准，针对形成特定人事档案的阶段性工作，做到先培训、后工作，向其详细讲解材料填制要求，减少差错。第三，要建立人事档案的验收考核制度。重点考核人事档案的及时性和准确率，根据考核结果，年终给予考核奖励。

（三）加强日常管理，提高工作水平。第一，档案管理人员要不断改进工作方式方法，及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据，把真实可靠的材料收入人事档案，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，对缺少的重要内容按上级要求给予查补，维护人事档案的权威性、准确性和真实性。第二，要切实做好材料交接归档工作，做到及时归档，应存尽存，避免档案的损毁丢失。要规范单位档案验收交接流程，按要求填写《人事档案材料移交登记表》一式两份，履行移交手续。特别是管档人员更及时要做到无缝对接，交接手续留存书面记录。第三，要妥善办理离职人员的档案转移。根据《劳动合同法》的规定，职工解除或终止劳动合同后，应在15天内办理档案转移手续，并填写《人事档案转递通知单》。

（四）加强系统建设，提高服务水平。一要完善档案管理设施，配置专用文件柜和办公机具，各种归档材料集中汇缴后，档案管理部门集中保管，集中审核，以免泄密或丢失。具备条件的单位应建立内部档案库房，人事档案存入档案库。档案库建立归集立卷制度、档案查阅制度、保管保密制度，方便单位查阅和职工使用，有效发挥人事档案使用价值。二要加快人事档案工作信息化进程，加快建设电子档案系统，利用现代化技术手段改造传统的档案管理方式，切实提高人事档案工作质量和效率，为领导决策准确提供人员数据支持，为职工及时、快捷提供人事信息服务。

随着人事档案重要性的日益凸显，企业管档部门应切实加强档案管理工作，增强工作责任心，强化档案形成质量，创新管理体制，重视档案资料的开发利用，为人力资源工作建设和企业持续有效和谐发展服务。

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