商业支援服务

1998年美国的“全国文秘服务协会”（National Association of Secretarial Services）更名为“国际商业支援服务协会”（Association of Business Support Services Int-ernational, ABSSI）。ABSSI执行主任Lynette M. Smith说，“我们感到‘商业支援服务’更好地描述了会员的服务范围并使这一行业更受尊敬”。

因此，尽管“文秘服务”这一术语在很大程度上为消费者所认同，但已不足以描述这一行业。传统上打字和抄写已随着住处革命而消散，桌面排版、电子数据表格设计、与互联网相关的服务及其他产品和服务包成为文秘服务的主流。“商业支援服务”这一术语较好地表达了这一行业的内涵，并且保持了应对未来会发生的变化的灵活性。

天高任鸟飞

20世纪，商界对行政、管理方面的需求剧增，从而创造了对文秘服务的需求。随着台式电脑及日益复杂的办公设备的面世，对文秘的知识和技能的要求也在提高。

同时，企业的总体面貌也在大幅度改变。大公司在想方设法使自己的营运简化而有效，外包是一个通行的做法。它们请另一个公司来提供服务，而这些服务传统上是由本公司的职员来做的。小公司也要保持精兵简政，因此也会求助于外包，而不是最后变得机构臃肿、人浮于事。

巨大的市场需求与商界新的营运方式的联姻，便诞生了一个充满商机、富有活力的朝阳行业：商业支援服务。事实上，正因为机会太多，如果没有清晰计划、特色服务和市场定位，那么成功的机会也很渺茫。但若经过深思熟虑和充分准备，再加上小额资金，那么很快就会踏上赢利之路。

市场定位

商业支援服务企业有三类主要的市场：一般公众、小型企业和家庭企业以及大公司。

1、一般大众

指的是个体消费者而非企业。这类市场中最大的两部分是需要准备简历的人们和大学生。找工作的人要制作新的简历或修改简历时，实际上可能只是起草一个文本，然后交给服务公司进行设计并印刷；甚至也会要求帮着撰写部分内容。即便是失业率低的时候，简历市场也很重要，因为人们未必是在失业时才需要简历。

有些学生在准备很长的论文，例如研究生论文或课题，他们正是服务的主要对象，一旦得以毕业，他们还会回来要求帮着做简历。

除学生外，学术群体也是企业财源（想想那些教授们，他们的专著和论文需要文字处理、编辑和校对）。

2、小型企业

可能商业支援服务企业的大多数客户属于这一类。这些客户是公司，它们没有雇佣一个专职人员的金钱、空间和需要，但又需要文秘及行政支援。或者是，他们宁愿把某些特定的任务外包，也不愿意在人才和必需的设备上投资来把工作做好。

3、大公司

即便是有专职文秘和行政助理的大公司也可以成为商业支援服务企业的服务对象。如果某家大公司出现了公司内部处理不过来业务的暂时现象，也会让商业支援服务企业帮着减轻负担。或者如前面提到的小公司那样，它们也会将某些特殊项目外包，而不是雇一个临时工。这是种明智的策略，因为雇临时工意味着对他们进行培训并提供一定的工作设备。把这些推给商业支援服务企业便解决了这一揽子问题。

大公司里的职员休假或生病时也需要商业支援服务。他们也不需要临时人员，但的确需要有人能处理缺席员工的全部或部分工作。

抓住机遇

瞄准几个市场群的想法很妙。很好的市场定位是很重要的，因为这样就可以对自己的服务项目、营销计划和消费者服务体系量身订做，以便迎合消费群的需要。那样就可以作为某一领域的专家在业界受到尊敬，从而提升自己的营销成就，也就可以适当地提高收费标准。市场定位需要考虑的因素包括：

1、其他商业支援服务。让其他业主了解自己的服务是超值的或以合同为基础工作的。或许需要在收费标准上打折扣，让他们获利，但自己的市场推广或销售成本要最小化，以抵消折扣。但要确保这些紧急工作可以使自己得到补偿。

2、特定职业或行业。如果自己在某一领域有特长，那就可以将服务目标锁定在这一领域。最常见的两个领域是法律和医疗。尤其是为这两个领域作转录，需要熟悉格式及大量的专业术语。

3、地域。如果身处人口密集区，比方说办公中心或轻工业园区，那么可以根据地域选择自己的市场。确定了影响自己的几个因素后，就向所在区域的公司推销自己的服务，此时可以强调消费自己的服务的种种便利。

4、学术。如果靠近大学或学院，就可以瞄准与学术相关的众多机遇开展服务，包括学生、教师及行政管理人员。

启动成本

商业支援服务业最引人注目的一面是其相对低的启动成本。如果自己的信贷声誉良好，那就不用掏现金就可以提供服务。当然如果自己有一部分启动资本，基础会更扎实。许多商业支援服务企业是用个人积蓄及自己已有的设备开办起来的。

很多经营者在全职工作的同时另外开办企业，因此他们的个人生活费用是隐形的。但如果从一开始就打算全身心投入新的业务中，那一定要在手头留出足够的现金，在有收入之前用来支付各种花费。至少应当在储蓄中留出相当于三个月花费的费用备用；如果有6～12个月的储蓄费用，那就更好。

营运

作为独立经营者，至少要将1/4的时间用在一般性的企业管理、行政、推销、采购及帐目上。企业越大，需要的人越多，就越要花时间处理这些事务而不能做自己的工作。无论公司大小，别忽视了行政管理方面。如果不在常规的基础上营销，企业最终会。

经营商业支援服务要花费大量精力。如果既可合群又能独立工作是再好不过了。要善于同时处理几个项目，并始终让每个客户感到自己是最受重视的。

地理位置

在挑选企业位置的时候有两种选择：家庭或商业区。商业支援服务公司在两者中的任何一个地点都会很成功；可以视自己的个人目标和资源来决定。

在考虑地点问题的时候，有几点需要注意。所提供的特色服务和市场定位既要面对一般公众、小企业主，因为这些人需要靠近办公室；另一方面大公司的经理也想看看办公设备，并让雇员或邮递员进行递送工作。

专业形象在任何行业中都是成功的关键因素，在此类行业中尤其如此。今天商界普遍接受在家中营运（事实上，许多消费者喜欢跟在家中营运的公司打交道，因为这类公司成本低，收费也低），但即便是选择在家中开办，也要以正规企业的面目示人。如果选择商业区，要保证所选位置与自己的目标相容。

收入与开支

在确定收费途径的时候有多种选择。一些经营者只是给周围的同类公司打个电话，看看其他公司如何收费，然后确定自己的收费标准。有些人只是根据自己的利润期望并以此为基础定价。这样就有按项目收费、按页收费及按小时收费的问题。

最好的途径是根据工作所需要的技能水平、自己的利润目标和市场实行多层次收费。这需要设立一个体系，给自己一个在其中工作的框架，就可以确定一贯的、合理的、公平的服务价格。

口头或书面报价都可以，但最好给自己作个记录，这样可以供自己及客户备查。

市场推广

市场推广是显示自己创造力的领域。这是件很多人不想做的事情，但对成功创办企业并赢利来说，这是关键的方面。

如果市场推广没有立竿见影，那也不用灰心丧气。很少有人在联系他们的时候恰好就需要服务，但如果做成一个专业化的、吸引人的信息包，人们可能会把它保留在文件中，在需要的时候再联系，或者推荐给需要这种服务的同事。在数月或一年之内没人回应也是正常的。

此时就可以发现怎样创造基本的市场推广计划，但在形成自己的计划时，还需要注意商业支援服务的一些做法。例如，查查当地的电话公司，找找它的广告期限和分发通讯录的日期，如果可能的话，及时让自己的企业开张，以便自己的通讯方式能包括进去。黄页目录是新企业的重要资源，特别是在企业的早期，因此不要因其他开张事务而受挫以至于错过了这种机会。

另外，重要的一点是，确保自己所有的市场推广材料都做得很专业化且准确无误。很多商业支援服务在本领域内把客户的工作做得很妙，但常常忘了为自己做同样的事。聘请一位图像设计师或专业撰稿人帮助设计一下自己的营销包装，或许会谈成一笔对双方都有益的生意。

至关重要的推荐

推荐是获取新客户的基本途径，因此用系统的方法处理这一问题比较好。自己应该有能力辨别谁的推荐最终会变成自己的业务，因此可以对这些推荐资源加以培养并酬谢。

互补性的企业是推荐的重要来源。例如，打印及复印店经常有些消费者需要文字处理或桌面排版，但却没有设备、技能及人员来处理这些服务。

对推荐的处理可以是因带来新业务而用现金酬谢对方，或者只是与其他合作企业达成协议，彼此向对方提供客户。

当然许多推荐是无偿的，满意的客户会因为享受了良好的服务而向别人推荐。也可以从朋友或社区那里得到推荐。有的人甚至从教堂成员那里得到推荐.