商业信函范文

商业信函篇1

[关键词]商业信件语言描述语境因素

随着中国的改革开放及中国加入世界贸易组织的成功，国际贸易受到人们越来越多的重视。在国际贸易中，信息的交流是必需的，而信件是信息交流通常采纳的一种形式。即使在人们成功地使用电报、电传之后，信件仍用于确认是否收到了电报、电传。现在，传真、E-mail比信件、电报、电传受到更多人的欢迎，而传真、E-mail通常采纳信件的形式，因此，传真、E-mail也可看成是商业信件的一种变体。从这一意义上来说，信件仍然是现代交际的主要方式。英语，作为一种全世界通用的工作语言，自然也就成为商业信件的主要语言。所以，本文讨论的将是英语商业信件。

为便于分析，也为了增加分析的真实性，我们选了美国一家公司的经理发给河北某企业集团的五封信。本文拟从两个角度对所选信件进行文体分析：语言描述和语境因素分析。在语言描述当中，我们采用文体标记系统给语言特征进行分类。在文体学中一般把语言特征分为四个层面：音系、字位、词汇、句法，商业信件是一种书面语言，音系文体标记不具有文体意义。我们只分析字位、词汇、句法三个方面。对一语篇的彻底理解也取决于它所存在的语境。语境可分为两类：语言语境（linguisticcontext或co-text）和情景语境（extralinguisticcontext或contextofsituation）。在讨论商业信件时，我们将从情景语境的组成部分，即语言使用者的特点，语言使用的目的，主题，交流媒介，角色关系五个方面对商业信件的语境因素进行分析。

一、语言描述

字位文体标记：英语商业信件采用的是书面语言，目的是为了让收信人获取某种信息，或采取某种行动，无意于达到音系的效果。因此，音系文体特征在这里并不显著。我们将从字位文体标记开始，着重讨论以下几个方面。标点:逗号和句号是人们最常用的两种标点，它们的用法因而常被忽略。但在英语商业信件中，它们的用法很值得讨论，因为多数语体常使用各种各样的标点以达到自己独特的文体风格，而商业信件经常采用逗号和句号。逗号，在商业信件中，主要用于把状语从句与主句分开，或者把表示过渡性的短语与句子其他部分分开。大写：是英语商业信件的又一重要文体特征。与其他语体中的大写不同，商业信件中的大写字母主要用于专门术语或固定词组的缩略。随着经济步伐的加快，为了节约时间和金钱，更多的表示缩略语的大写字母将出现在商业信件中。段落：在文学作品中，意义相关的句子常组成一个段落。而在商业信件中，段落是作为一种使信息更易读懂的方法而存在的。因此，商业信件的段落很短，以留出更多的空白来吸引读者。

词汇文体标记：商业信件受其特定的目的、主题和读者的影响，词汇的选择有下面几个典型的文体标记。简单、专门、具体的词汇：鉴于商业信件的目的、主题和读者的影响，许多商人提出了商业信件的写作标准，即七个C：完整（completeness），简洁（conciseness），体谅（consideration），具体（concreteness），清楚（clearness），礼貌（courtesy），正确（correctness）。在七个C当中，简洁、具体、清楚、正确要求词汇表达准确无误，这对商业信件的独特风格的形成有重要影响。借词：商业信件从普通词汇中借用大量词汇，再赋予新的特殊的含义，这种特殊词汇已经成为商业信件的典型特点。动态动词：动态动词与状态动词不同，它能够赋予句子生命，使读者注意该动词表达的动作，从而说服读者采取某种行动。因此，商业信件尽可能地大量使用动态动词以达到其目的。数词：为便于读懂，商人遵循“新闻工作者的十原则”，即10以及10以下的数字用英语单词拼写，10以上的数字用阿拉伯数字写出。用这种方式来写数字，便于校对是否符合要求。这一原则的例外是日期的写法，日期通常采用基数词（1，2，3等），而不用序数词（1st，2nd,3rd，等）。另一特点是数字的大量使用，这与商业信件的主题有关，因为商业信件经常谈到价格、规格、货物的数量、日期。缩略词和简写：在商业信件中，普遍使用缩略语来代替商业术语。特有词汇：商业信件有其独特的使用频率极高的词汇，这已成为这一语体的典型特征。

句法/语法文体标记：从句法角度分析，商业信件的文体特征主要有以下几个方面。陈述句和祈使句比例较高：商业信件的主要目的是通知、劝说和否定，通知与否定的目的决定了事实性的叙述——陈述句。这是由于商业信件的劝说目的所决定的，因为祈使句可表达命令、请求、建议，它的使用可影响读者的行动。祈使句可用于第一人称、第三人称，也可用于省略主语的第二人称。商业信件多使用省略主语“you”的祈使句。简单句占据多数：由于商业信件的写作要求清楚、准确，所以信件中的句子通常很完整、简单。在私人信件中，简洁会被认为粗鲁无礼，但在商业信件中，简洁才像商人。但是，一系列较短的简单句在结构上平行，没有一个观点能引人注目。使用相对较短的句子：根据Dr.RudolphFlesch的TheArtofplainTalk，长度为17个词的句子具有较强的可读性。为使商业信件易懂，作者应在频繁使用短句的同时，注意变换句子的长度。这一现象表明商业信件的句子比其它语体的句子较短，而且句长也变化多端。句子结构的复杂程度能反映该语体的正式程度。短句的频繁使用说明该语体不太正式。

二、语境因素分析

语言使用者的特点：语言使用者的特点可以从他的年龄、性别、社会区域、种族、所受的教育反映出来。所有这些因素都会对语言的文体风格产生直接的影响。年龄对商业信件的影响并不明显。性别主要反映在称呼上，社会区域或种族背景对语言风格也有一定的影响。

语言使用的目的：根据WilliamJacksonLord，Jr.JessamonDawe的观点，商业信件的目的主要有三个：通知，劝说与否定。通知是为了让读者了解某事。为达到这一目的，作者使用了陈述句。劝说的目的是为了说服读者采取某种行动，因此作者会用大量的包含动态动词的祈使句。否定的目的是转达否定的信息，这种信息常会使读者失望，甚至会惹恼他。

主题：不同的主题需要不同的词汇。商业信件的话题是谈判双方为成交而就商品进行的讨论。这种话题可以是询盘、报盘、还盘、支付、装运，甚至索赔。正如前面所分析的，这种话题需要商业信件采用具体的词汇，动态动词，数词与商业术语等，简短的句子与段落。但是，同样的主题，由于其目的不同，语言也会有差异。因此，商业信件是因主题及目的而产生的变体。这两个因素与其他方面结合起来才能决定词汇，句法以及其他的文体特征。

三、结论

商业信函篇2

关键词:商务英语函电 5C’s原则写作

中图分类号:G64文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 03-167-02

1引言

当前全球一体化和经贸全球化的进程日益加快,中国与世界各国之间的交流和经贸活动日益频繁,英语作为国际商务的主要工作语言的使用频率也越来越高。商务英语函电作为与外商沟通与谈判的书面方式,在对外经贸活动中具有非常重要的作用。专业的商务英语函电能够有效地促成成功的经贸交流和合作。因此,培养学生商务英语书面沟通与交流的技能、写出专业的商务英语函电,在商务英语函电的教学中至关重要。

2专业的商务英语函电的语言特征

要指导学生写出专业的商务英语函电,首先要让学生了解一封出色专业的商务英语函电具有的特征。目前,学生们在进行商务英语信函写作时存在以下几个方面的问题和误区:第一、书写信函时长篇大论,在拟写商务英语信函时用很长的篇幅和复杂的句式进行写作。第二、信函的重点不清晰,没有将主要事项凸显出来。第三、用词用句不准确,产生歧义甚至误会。第四、格式不规范,没有通过信函树立专业高效的形象。第五、没有注重信函写作的礼貌原则,不能在信函中体现尊重和诚意。上述五个方面制约了学生们拟写出专业的商务英语函电,难以实现与外商有效的沟通与交流。商务英语函电不同于普通的信函,一封出色的商务英语信函主要具有以下五个方面的语言特征:Clear (清楚的)、Concise (简洁的)、Courteous (礼貌的)、Complete (完整的) 和Correct (准确的)。

3按照5C’s Principles (5C’s原则)拟写专业的商务英语函电

上面所提到的专业的商务英语函电的五个方面的特征,可以提炼为商务英语信函写作的5C’s Principles (5C’s原则)。在教学中不仅应解释说明每一条原则的特点,而且要通过具体的例句采用比较对比的方法让学生理解如何在实际写作中运用这五条原则并且掌握写出高效的商务英语函电的方法。

(1)5C’s原则之一:Clear (清晰的)

书写商务英语信函,语言要清晰才能确保信息被对方成功接收,取得交流的成功。语言清晰是指在写作时应避免笼统、模糊的词语或句子,写作的意思表示应清楚明白。

[原稿] Does wholesale have a positive impact?

[修改稿] Does wholesale increase our profits?

[原稿] This will give us enough time to reach some meaningful conclusions.

[修改稿] This will give us enough time to determine our budget.

(2) 5C’s原则之二:Concise (简洁的)

用词方面,应采用简单的或少的词语来表达;用句方面,如果可以用一句话就能表达清楚的句子,在商务英语函电中就不应用两句话来表达。

[原稿] At this point of time

[修订稿] At this time

[原稿] Although it is our policy to accept returned merchandise that is in good condition, returned merchandise that is not salable cannot be accepted.

[修订稿] We accept merchandise that can be sold.

另外,在商务英语函电的写作中应避免使用华丽的词句或夸张的词句。

[原稿] Cogitate upon

[修改稿] Think about

[原稿] The contract enclosed herewith requires your signature before it can be executed and should be directed to the undersigned.

[修改稿] Please sign the contract enclosed and return it to me.

此外,在写作中还应注意避免重复冗长字句的使用。

[原稿] Consensus of opinion

[修改稿] Consensus

[原稿] Fiscal financial year

[修改稿] Fiscal year

(3) 5C’s原则之三:Courteous (礼貌的)

要通过商务英语函电进行成功的交流与谈判,就要注意礼貌原则的应用。虽然与收信人通常无法见面,但写信方能通过信函的语言树立彬彬有礼的形象,有利于双方的沟通和交流。在写作中应多使用“Thank you”、“Will you please…”、“…will be highly appreciated” 等礼貌用语。

[原稿] You are requested to ship our order without any delay.

[修改稿] Your prompt shipment of our order will be highly appreciated.

[原稿] You should send the copy of the Letter of Credit to us by next Tuesday.

[修改稿] Would you please send the copy of the Letter of Credit to us by next Tuesday?

另外,应注意避免使用不信任、指责对方或居高临下的句子, 如:“If what you said is correct…”、“You neglected”、“You forgot”等。

[原稿] If the commodities were damaged in transit, as you alleged, we will be responsible for them.

[修改稿] As you mentioned the commodities were damaged in transit, we will be responsible for them.

[原稿] In a company as big as ours, we never take an order of less than 3,000 items.

[修改稿] Please notice that it is our common practice not to take an order of less than 3,000 items.

此外,遵循信函写作的相关礼仪如及时回信等也是礼貌原则的重要方面。

(4) 5C’s原则之四:Complete (完整的)

商务英语信函应该符合简洁的原则,但是在使用简洁用语的同时应注意信函的意思表示应该是完整的。当谈到一个具体问题的时候,应该将与该问题相关的已知信息在信函中描述完整。

[原稿] We have established through our bank a L/C in your favor.

[修改稿] We have established through our bank a L/C in your favor.

The copy of L/C will send to you by fax tomorrow morning and the L/C will remain valid until June 8.

上文是以书写给客户开办信用证的函电为例,我们不仅应该告知对方信用证已经开好,而且应该在信函中告知对方关于信用证的相关信息,将已知信息完整地表达。

在实际写作中我们可以按照5W Rule(5W规则)来验证是否将一个具体问题描述完整。5W Rule 包括了What(什么事件), When(时间), Where(地点), Who(人物), why(原因)五个方面,在写作时应进行完整地描述。

(5) 5C’s原则之五:Correct (准确的)

商务英语函电是通过信函进行书面的表达,准确的用词和用语能够在客户面前树立良好的专业形象。反之,由于不能准确的使用词句,将影响写信人的良好形象。在实践中,书写商务英语信函容易犯的错误有以下方面。

1) 百分数、小数和分数

在商务活动中,数值往往是最核心的内容。因此,准确地在商务英语信函中表达数字是十分重要的。

A 用数字结合完整拼写的单词Percent(“百分数”)在商务英语函电中表达百分数。

[原稿] The output value of our company this year has increased by seven %.

[修改稿] The output value of our company this year has increased by 7 percent.

B 当数值大于1,000时,要使用逗号。正确的使用方法是每隔三位用逗号分隔数字。

[原稿] The success rate was 98.62 per 1000 units.

[修改稿] The success rate was 98.62 per 1,000 units.

C 如果一个数值既包括整数又包括分数,整个数应该用数字表示。

[原稿] Our employees worked five and 1/2 days last week.

[修改稿] Our employees worked 5 and 1/2 days last week.

2) 缩写词(Abbreviation)

缩写词在商务英语函电中出现的频率很高,要准确使用缩写词,不仅要明确如何缩写而且应知道何时能采用缩写词。

A 正式的商务英语信函中, 当星期、月份用于句子中时,不应缩写。

[原稿] The sample products will be sent to you by the 2nd Tues. in Dec.

[修改稿] The sample products will be sent to you by the second Tuesday in December.

B 计量单位的缩写词,如果没有与数值连用,不能单独使用。

[原稿] The $ amount of the budget has been approved.

[修改稿] The $10,000 budget has been approved.

在进行商务英语函电教学时,除了上文所述的5C’s原则,还应注意讲授写作的结构、格式、语气等方面的知识和技巧,以指导学生拟写出专业的商务英语信函。

参考文献:

[1]罗伯特.商用英文书信成功策略[M].哈尔滨:黑龙江科学技术出版社,2008.

[2]Poe, R.W. 商业书信手册[M]. 北京:机械工业出版社,2005.

[3]斯格林. 美国管理协会商业书信指南[M]. 西安:陕西师范大学出版社.

[4]何光明. 新国际商务英语写作[M]. 上海:上海教育出版社,2005.

[5]郑淑媛. 商务英语函电模拟实训教程[M]. 北京:北京出版社,2009.

商业信函篇3

关键词：数据库；名址；商函；媒体；品牌

中图分类号：f61　文献标识码：a

随着社会商业化进程的不断加深，邮政函件业务逐渐从传统的帮助大众建立沟通交流平台，转变为承载企业产品广告和商务交流信息的商业信函。近年来，数据库营销概念的提出给邮政函件业务发展打开了新的思路，提供了新的发展机会。因此，作为从事传统通信业务的中国邮政，应从自身的核心资源出发，加强全国邮政地址信息系统建设，并结合市场对名址数据库进行有效分类与整合，推出以“产品+数据”为主导的数据库商函服务，实现邮政函件业务的飞速发展。

1 数据库商函推广工作中存在的不足

1.1 业务宣传与推广方式不够广泛与深入

为大力推进函件业务尤其是数据库商函业务的发展，函件局将大量精力放在数据库商函的宣传上，如印制大量精美的业务宣传单册下发至各网点，通过在网点摆放展示以及邮政客户经理上门走访等方式向广大客户宣传。这种方式是目前邮政宣传数据库商函的主要形式，但它却存在很多不足之处。

在网点摆放展示宣传画册，虽可供前来办理邮政业务的客户取阅，但由于邮政网点的客户以储蓄及代收类客户为主，即主要的服务对象为城市居民，且多是中低端客户。既便有使用邮务类业务的客户，也大多是个人或是企事业单位的办事员，一般不参与企业的经营及推广活动。加之邮政网点较为繁忙，工作人员没有时间过多地向用户推介有关产品，而网点现场也无专门人员为用户提供专业而具体的用邮指导，因此，广告受众不明确且效果不佳。

客户经理上门走访发放宣传单册的方式，虽有一定针对性，但同时也有一定局限性。并非所有客户经理接触的对象都是企业的决策层，尤其是初次拜访不一定能接触到目标客户对象，因此可能导致宣传单册因目标对象不正确而失效。另外，有些客户工作较为繁忙，没有时间仔细翻阅宣传单册，详细了解数据库商函产品。

由于数据库商函宣传方式单一，没有借助社会的主流媒体以及颇具影响力的广告媒介宣传自身业务，造成广大用户对数据库商函业务的认知渠道较少，认知度较低，甚至许多客户对“数据库营销”以及“数据库商函”完全不知。

1.2 “品牌”服务理念与意识欠缺

数据库商函是邮政的“五明星”业务之一，也是邮政函件的创品牌业务。但是目前，各级邮政企业没有合理有效地运用各方资源强力向社会公众推介此品牌，品牌知名度不高，品牌文化建设推进程度不够。

纵观邮政曾经的“家人”，如今的“合作伙伴”——中国移动，经过多年的发展，如今已拥有4个品牌产品，每个品牌都有自己的品牌特色与服务理念，且深入人心。全球通(gotone)：品牌理念——“我能”，品牌特色——全球通是中国移动通信的旗舰品牌，知名度高，品牌形象稳健，拥有众多高端客户，是国内网络覆盖最广泛、国际漫游国家和地区最多、功能最为完善的移动信息服务品牌；动感地带(m－zone)：品牌理念——“我的地盘，我作主”，品牌特色——动感地带是中国移动通信为年轻时尚人群量身定制的移动通信客户品牌，不仅资费灵活，还提供多种创新的个性化服务，给用户带来前所未有的移动通信生活。如今，邮政ems也深知树立品牌服务理念的重要性，请刘翔担任其品牌形象代言人，通过媒体播放，向广大公众灌输“邮政ems，全速，全心，全球”的品牌服务理念，提高了品牌知名度和公众认知度，为ems业务的经营发展奠定了良好基础。

1.3数据库名址更新不及时，精确性与完整性较差

近几年，数据库商函业务的开发与实践对客户形成了一定的吸引力，市场发展潜力较大。但是很多客户尝试数据库商函后，对数据库名址信息的更新及时率以及数据的精准性与完整性提出了质疑。如客户在挑选名址时需要对名址信息再次细分，邮政企业有时无法满足客户需求；有的名址无收件人姓名；退信率较高，比例高达50％，且退信原因大多为地址不详，原址查无此人等；有的商函退信率较低但反馈效果很差等。因此，部分客户对邮政数据库商函失去信心。

1.4缺乏专业的数据名址分析人员与具备市场营销观念的设计人

员

目前，客户在选择名址时一般是自行筛选或由客户经理建议筛选，并没有前期市场调研或分析，使用效果差强人意，在一定程度上降低了客户对数据库广告的信任度。此外，数据库函件的内件设计只注重形式，缺乏产品“诱因”设计，导致设计与市场脱节的广告信函寄递到目标客户手中，广告效果不明显。

1.5妥投率无法得到保障

目前，因商函妥投率造成的客户投诉与不满一直高居不下，严重影响了函件业务的发展。

1.6缺乏专业的效果评估体系

目前，数据库商函寄发后，有的客户经理未能对客户进行及时回访；即使回访，面对客户提出的效果评测，也不能给予一个科学合理的说法与分析。

2数据库商函发展的改进建议

2.1树立“品牌”服务理念，利用各方优势资源打造品牌知名度及品牌服务理念

秉承“创品牌”的服务思想，借助社会专业力量整合品牌形象与服务，大力建设与打造数据库商函的品牌知名度与服务理念，让广大公众认识与认可邮政数据库商函。

2.1.1通过与社会主流媒体与广告媒体合作，打响“数据库商函”名号

利用社会主流媒体或车身广告等方式，数据库商函广告，让“数据商函”这个名称进入社会公众的视线，从而树立品牌知名度，同时提高社会公众对邮政数据库商函业务的认知程度。

2.1.2策划一系列有社会影响力的活动，植入“数据库营销”理念

数据库商函不仅是邮政的一项业务，更是一种现代营销理念，即通过与现代数据库营销相结合，将名址数据作为核心精准媒介，通过对数据的有效分析、挖掘及筛选，以信函的形式将信息传递给目标客户，实现一对一的沟通。数据库营销具有针对性强、保密性好、效果持久、成本低廉等特点，是企业拓展市场的一种有效方式。 面向广大社会公众，尤其是企业负责人传播数据库营销思想，只有让公众接受与认可，才能使数据库商函得到长足的发展。

此外，还可利用社会媒介资源，如报刊杂志或电视专栏等，邀请专业人士向广大公众推广这种营销理念。同时，联合政府力量或社会上的企业培训机构，开展系列知识讲座或经验交流座谈，邀请广大中小企业负责人等参加，让参与者在互动交流的同时，加深对“数据库营销”及“数据库商函”的了解与认知。

2.1.3借助社会专业力量，树立成功典型，坚定公众对数据库商函的成功信念

近年来，随着数据库商函工作的不断深入与推进，一些企业纷纷尝试使用数据库商函拓展业务，但能坚持长久的企业并不多。这主要是由于企业对数据库商函这种营销理念及方式缺乏信心，同时对使用数据库商函取得成功的企业也不甚了解，因此邮政企业应该更加细化自身工作，从客户的角度出发，全面推进“数据库商函”的发展。

邮政企业可策划一项具有社会影响力的活动，争取政府的支持，由邮政联手社会知名数据库营销公司面向中小企业开展创业扶持活动。在报名参与此项活动的中小企业中选取一两家企业，由邮政企业及数据库营销公司全程指导与协助其利用“数据库商函”开展系列经营活动，并将此次活动的全过程以及效果评估向广大公众公示，或举办经验交流会，邀请该企业负责人向广大企业讲述本次体验活动的心得与收获，从而让广大中小型企业深入了解“数据库商函”的营销流程及作用。同时，通过树立成功典型案例，激发企业的原始动力，坚定企业对数据库商函营销的成功信念，提高“数据库商函”的品牌知名度与忠诚度，全面加速数据库商函的发展。

2.2借助社会媒体资源，以广告公司为切入点，发展数据库商函业务

据中国广告市场经营数据显示，2008年，中国广告的经营额为1900亿元，其中，北京、上海、广东、江苏、浙江、福建、河南7个省及直辖市占据广告市场67％的份额，而中国邮政商函收入仅占该市场1.5％的份额，可见中国邮政商函还有巨大的发展空间。

随着市场竞争环境的不断变化，媒体之间的较量也呈现“由战转和”的趋势，而广告公司在广告市场发展中占据重要地位，可以说是整个媒体界的“操刀手”。

邮政商函作为“到户广告”的精准媒体，必须顺应媒体发展的潮流，主动融入现今由广告主、广告公司、现有媒体资源(电视、广播、报纸、杂志、网络、手机)以及受众构成的闭合广告产业链条，以广告公司为切入点，引入数据库营销理念，与广告公司进行有效结合，使邮政数据库商函成为广告

司向广告主提供媒体资源的形式之一，向受众提供精准营销。

2.3加强与完善自身内部建设

2.3.1 完善数据名址信息收集工作

目前，数据名址信息大多依靠窗口店面工作人员以及客户经理来收集，此种方式已不能满足日益增长及多样化的名址需求，而且由于经营工作日益繁重，店面工作人员以及客户经理也难有精力去将此项工作认真与全面地完成。

投递员是最有可能接触到企业单位名址的邮局工作人员，容易获得企业部门领导的名址、电话信息。此外，正常交寄的公函、私人信函往往都具有较强的名址采集价值。如学校学生名址、企事业单位工作人员名址、政府机关工作人员名址等。以往，由于缺乏方便有效的采集手段致使这部分资源白白流失。因此，加强此部分名址采集工作是丰富邮政数据库资源的重要手段之一。

由于当前名址中心已无法保证日常流通信函的录入工作，且信函的投递时限要求导致没有足够的时间对这些信函进行录入。因此，必须充分利用投递人员来进行名址的有效采集与录入工作。建立电子化名址采集流程，以指标形式下达给投递部门，并对所有投递人员进行专业名址录入以及相关软件知识的培训；采取奖励、惩罚并举机制，提高投递人员收集名址的积极性；采集的名址信息应具备最基本的属性，并建立采集制度的长效机制，防止“一阵风”似的数据采集。

2.3.2加强专业名址的收集与精品数据库的建设工作

专业名址收集渠道一般来源于工商局、税务局、公安户籍部门、高招办、省市教委等职能部门，共同特点是收集难度大，批次采集数据量多。建议给予一定经费和奖励，采取“内部”招标形式，建立周期性收集制度，发挥“能人”效应，以达到收集目的。对确有难度的采集工作，由企业出面与相关部门洽谈，采取有偿使用的合作方法。

数据库“品质”是提升函件专业核心竞争力的关键，因此应重视精品名址数据库的建设工作，结合邮政现有的服务，如交通违规罚款、“自由一族”、门票、招生录取通知书等业务，整合社会渠道，分行业、分区域，有针对性地收集并建立精品名址数据库，确保各项数据的完整性。

2.3.3提升数据库函件从业人员素质

目前，数据库商函业务的发展缺乏专业的数据库分析人员和具有一定营销观念的设计人员，造成客户选址不够精准，数据库函件内件缺乏产品“诱因”设计。因此，在使用数据库商函时，数据库管理和设计人员要与相关客户经理及客户建立良性互动关系，了解客户需求以及发函目的，倾心为客户提供设计方案与名址信息，借助邮政专业的贴心服务协助客户提升广告反馈效果。

2.3.4加强投递质量的检查与考核，提高邮件妥投率，

近年来，有关商函妥投率的投诉一直居高不下，这与从业人员缺乏专业知识不无关系。在当前无法建立专业投递队伍的情况下，应着重加强对现行投递队伍的质量考核以及对数据库函件后的质量抽检。

2.3.5建立正确的引导与科学的效果评估体系

在现实工作中，大多数客户经理并没有充分理解数据库营销的概念，在数据库商函的宣传方面也不够全面与客观，‘造成广大客户对数据库商函广告效果的认知存在一定偏差，认为只要使用数据库商函就一定能收到立竿见影的效果。其实数据库商函是一种营销理念，旨在通过这种方式，建立企业与客户之间的联系，培养客户关注企业的习惯，让客户对企业产生一种依赖感，从而帮助企业稳定客户，提高客户的忠诚度，挖掘潜在客户。因此，建议客户经理在对企业进行业务推广及宣传时，应注重对数据库营销理念的宣传，促使客户使用数据库这种营销方式。

在数据库商函的效果评估方面，由于缺乏数据库营销的专业知识以及对客户挑选的名址信息没有前期市场调研或分析，无法为客户提供较为专业的效果评测意见。其实，任何一种广告媒体的效果分析都具有很强的市场引导性。当条件不成熟时，可由客户经理结合退信中心的数据提出妥投率分析。待条件成熟后，可引入第三方评估机构对数据库商函广告效果进行评测，并予以公示，从而使数据库商函实现真正意义上的广告平台作用。

2.3.6完善数据维护系统，及时处理退信信息

随着业务的发展，数据库商函发出后，大量的退信信息以及数据修改维护工作无法及时进行。邮政企业应建立数据库名址中心，结合高科技手段，利用投递人员解决该名址的及时修正及删除

商业信函篇4

中文商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候;

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重;

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?

是的，答案是肯定的。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?

以下5个方面是买家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件?

供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题?

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?

供应商如何答复买家提出的要求?

供应商多久做出答复?

供应商是否愿意对产品进行修改?

买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题?

供应商的信用如何?

供应商的银行信用记录如何?

供应商银行帐户开立的年数?

大致的通常收支情况?

银行给供应商的贷款额度?

银行对供应商的帐户情况是否满意?

供应商贸易往来的信用如何?

合作者与该供应商的合作年数?

供应商可承受多大的定单?

交货是否及时?

是否能准确地完成定单?

供应商是否使用了标准质量管理认证体系?

比如iso 9000、iso 14,000(环境)、hazard analysis at critical points(适用于出口美国的海产品)

商业信函篇5

关键词： 商务英语信函 文体特征 用词特征 句式特征

商务英语信函（Business English Letter）是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及与商务有关的诸多领域。随着经济全球化和中国加入世界贸易组织，我国的涉外商务活动日益频繁，商务英语已经成为世界经济活动中必不可少的语言交际工具，而作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务的主要手段的商务信函也得到越来越广泛的使用和普遍的重视。在世界经济和信息技术快速发展的时代，商务英语信函已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分，它为双方的沟通交流搭起桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。因此，要得体地表达自己的观点，或提出请求和建议以达到交易成功的目的，掌握商务英语信函的语言风格就显得非常重要。

商务信函属于比较拘谨正式的公文体，与普通信函相比有着以下特点：

1.内容单一。商函的内容只与商品交易相关。同时，商函内容单一还体现在一文一事上，即一份商函只涉及某一项交易，而不同时涉及几项交易。

2.结构简单。商函因内容单一，段落较少，篇幅较短，整体结构简单清晰，所以读起来一目了然。

3.语言简练。商函属于应用文体，其主要内容涉及公事，交流目的主要在于磋商公务，实用性较强。因此商函通常直截了当，言简意明。

商务英语属于一种语言的变体，一方面，商务英语具备普通英语的语言学特征，与此同时，商务英语又是国际贸易知识和英语语言的有机结合，因而其本身又具独特性。因此，作为公文性质的函件，商务英语信函无论是在文体上，还是遣词造句上都具有自身独有的特征。一般来讲，商务英语信函的书写遵循“7C原则”，即correctness（正确），conciseness（简练），clarity（清楚），completeness（完整），concreteness（具体），courtesy（礼貌），consideration（体谅）。具体来讲，体现在以下几个方面。

一、商务英语信函的文体特征

（1）商务信函是正式文体，遣词造句方面要比普通信函讲究，用词往往应用书面语。语言严谨、规范、朴素、准确。比如经常使用书面语，如“hereafter”、“herein”、“herewith”等。

（2）商务信函的语言表达程式化较强。经过多年的发展，商务英语的语言表达已经打下了深深的行业印记，并且已经形成了一套较为完整的特有的语言表达形式，这就形成了商务英语信函的套语和行话。

（3）商务信函多以收函人为中心，多用You attitude，而较少使用We attitude。如果一封商务信函处处为收函人的利益着想，这样无形中就缩短了双方心理上的距离，收函人也最有可能接受写函人的要求和建议，也就进一步缩小了双方的分歧，为促进双方的贸易起着积极的作用。

（4）商务信函多采用乐观肯定语气，避免消极否定语气。乐观肯定的语气会给对方的心情带来愉悦和减少对方的挫折感，有助于发展双方的友谊和信任度，从而建立一种良好的生意伙伴关系。

（5）商务信函的措辞应体现礼貌真诚的态度。在商务信函中谦恭有礼的用语既能保持友好的贸易关系，又可委婉地拒绝对方的要求或条件。礼貌真诚的态度可为企业建立良好的商誉，提高达成交易的可能性。

二、商务英语信函的用词特征

1.用词规范正式

由于商务英语信函是一种正式的公函文体，因此，在用词方面，大多使用书面词汇，并力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现商务公函的规范正式的特点。如以“inform”代替“tell”；以“therefore”代替“so”等。

2.用词严谨专业

商务英语在用词方面逐渐形成了固定的和常用的词汇。一些普通的英语单词，在外贸中可能有着特定的意思，如average（平均数；普通的）在保险中则为“海损”的意思。商务英语信函用词专业性强主要体现在大量的专业术语、行话、缩略语等上，如：FOB（离岸价），CIF（到岸价），insurance policy（保险单），B/L（提单），L/C（信用证）等。商务英语信函的涉外性决定了其专业术语或缩略语必须约定俗成、国际通用，不能任意更改替换，且这些专业术语意思明确、内涵特定，在商务活动中频繁出现，因此需要学习者不断积累并牢记。商务英语信函属于合同的附件之一，写函人对信中的内容必须负责。如果信函涉及货物的价格、重量等，有关数字必须准确严谨、毫不含糊，时间日期必须准确具体。

3.用词简洁

商务英语信函用词必须清楚易懂，尽量避免使用模棱两可的词语，以免产生不必要的争议。商函应使用双方都熟悉的词，这样信函内容才能一目了然；选择具体的词，具体的词是和抽象的词相对应的，而具体的词的使用使收函人能准确、清晰、明白、快速地掌握信函意思；在复合词与简单词之间、长词与短词之间，尽量选择简单词或短词；在词组与单词之间，尽量选择单词；避免使用赘述和陈腐套词。

4.尽量使用表示肯定的词汇，少用否定词

积极正面的词语比反面的词语更具说服力，从而有助于达成交易目的，而否定词给人一种否定的印象，甚至还有指责对方之意，不利于与对方建立良好的贸易伙伴关系。

三、商务英语信函的句式特征

1.多用简单短句

商务英语信函的文体特点要求信函必须用尽可能少的语言有效地传达信息，信函通常是直接简练，开门见山，忌拖泥带水，过分修饰。要做到这一点，信函的语言必须简单精练，因此简单句出现的较多。

2.时态上多用现在时

在时态方面，商函通常使用现在时，过去的时态用得很少。现在时的广泛应用使信函内容显得客观、有力，这也正是写函人所要追求的效果。

3.恰当使用主动和被动语态

在商务英语写作中，尽可能用主动语态，因为主动语态的优点是避免了枯燥无味的无人称句，让读者感到他正受到关注。有时为了避免使用过多的人称代词作主语，也为了做出客观的表述，商函也会使用被动语态。但如果要强调动作的承受者，或者当动作执行者不明确或不重要时，又或者当你想要得体地传递涉及对方的失职或是错误等负面信息，又避免伤害感情、影响对方的工作积极性时，使用被动语态较合适。

4.使用套语和行话

对外贸易的长期发展，使商务英语信函这一沟通手段在语言表达上逐步形成一种定式，这就形成了商务英语信函的套语和行话。比如，收到信函的套语：“We acknowledge with thanks the receipt of...”；表示想得到对方回函、订单时的套语：“Looking forward to your favorable reply.”；表示随函附寄的套语：“Enclosed please find our inquiry sheet.”当然，商务英语信函中经常使用的套语和行话还有很多，这就需要学习者不断积累，不断总结归纳。

5.使用条件句

条件句的使用会使你显得更礼貌。特别是在你想向对方提出要求或建议时，使用条件句，可以委婉地说明自己的想法和观点。有时，使用非真实条件句，用虚拟肯定形式表示与事实相反的否定意义，可以达到委婉拒绝责任或抱怨的目的。如：

①We shall book a trial order with you if you will give us a 5% commission.

②If you had understood our letter of July 15，you would have done it correctly.

6.使用祈使句和疑问句

写函人在表达自己的观点或向对方提要求时，常有三种选择：陈述句、带“please”的祈使句和疑问句。其中，陈述句过于直白、生硬而不宜使用；带“please”的祈使句语气比较礼貌；疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地，特别是在表达不利消息的情况下，有利于缓和危机，效果更为理想。如：

①Please send us your confirmation of sales in duplicate.

②Would you kindly send us your latest catalogue and price-list?

商务英语信函作为信息的使者、沟通的桥梁，在对外贸易中起着不容忽视的作用。一封得体的商函，不仅可以传递信息，促进贸易双方的交流与磋商，从而使贸易活动顺利进行，而且可以增进了解和加深友谊，开展社会交际，节省时间，减少麻烦与不便。随着我国对外贸易的进一步发展，商函的适用范围越来越广，这就要求我们掌握商函的文体、用词和句式特征，正确得体地书写商函。

参考文献：

［1］赵银德.外贸函电［M］.北京：机械工业出版社，2006.

［2］戚云方.新编外经贸英语函电与谈判［M］.杭州：浙江大学出版社，2002.

［3］滕美荣，许楠.外贸英语函电［M］.北京：首都经济贸易大学出版社，2005.

［4］尹小莹.外贸英语函电――商务英语应用文写作［M］.西安：西安交通大学出版社，2004.

商业信函篇6

关键词：商务英语信函；贸易；信息手段；规范化

中图分类号：H315.9文献标识码：A文章编号：1009-0118（2012）12-0389-01

随着目前全球经济一体化进程的加快，各国之间的商务往来也日益频繁，而且借助现代互联网技术的支持和发展，商务英语信函就成为了国际贸易中客户之间进行沟通和交流的最重要的一种方式，随着市场竞争的日益激烈，人们现在往往更注重时间、速度和效率的观念，这就必然会给商务信函带来风格和语言上的变化，简洁明了、风格明快，用最简洁的语言描述出最重要的信息内容，让阅读者一目了然，做到心中有数，就成为了眼下人们对商务信函的最基本的要求，所以加强对商务信函，尤其是商务英语信函特征和翻译上的水平，就显得尤为必要了。

一、商务英语信函的定义

商务英语指的就是在对外贸易中所用的专业英语，它与日常大家所熟知的或者是使用的英语不同，它有自己鲜明的特点和独特的风格。在商务英语中，主要应该包含以下内容：信函往来、商务信息、商品信息、商务谈判以及贸易合同等。而信函往来，作为贯穿整个贸易活动的载体，它不仅可以让双方了解到最新的贸易信息，而且对促成贸易的达成更是起到了直接的作用，作为世界通用语言之一的英语，早已被许多国家认可和接受，并成为了国际商贸活动中最重要的一门语言，而且现在商务英语信函已经成为了国际间相互贸易与谈判、交易的最重要的工具，但同时，限于各国文化背景、地域差异以及交流习惯与方式等方面的不同，难免会造成双方在交易的过程中会产生分歧，影响正常的国际贸易，从而导致贸易的失败，因此，建立规范的商务英语信函就成为了一项紧迫的工作。

二、商务英语的基本特征

随着目前各国在国际贸易往来上力度的不断加大，商务英语信函日益扮演着重要的角色，从双方开始进行贸易洽谈开始，到达成协议，再到签订合同，所有的环节都离不开商务英语信函。与普通信函不同的是，商务英语信函主要用于在贸易的商务活动中，在书写要求上强调简洁性，内容要明确，以达到高效率的信息交流，为实现贸易的成功打下基础。总体来说，商务英语信函的基本特征包括以下几点：

（一）商务英语信函问题务必准确规范。商务英语信函往往牵扯到诸如海关、银行、物流以及法律等等许多方面，涉及到很多部门，很多专业知识，所以这就要求我们在商务英语信函的书写上，就需要我们用专业的格式，规范书写。在信函的具体内容上，要注意礼貌用语的使用，用规范的语言准确叙述内容，不可以在用语上含糊不清，颠三倒四等。同时要注意围绕以对方的贸易需要来展开描述，关注对方的观点和意见，让对方能够切实感受到你的诚意，给彼此留下好印象，为双方的贸易活动打下良好的基础。

（二）商务英语信函要注意语言的简洁、清晰。我们在具体的内容表达上，力求以最简洁、最完整的语言来描述清楚贸易的具体内容，在用词上务必做到准确，格式上要完整。在内容的具体描述上，如涉及到专业部门，就要注意多用专业术语，体现简洁性，开门见山，直奔主题，避免落于俗套，寒暄客套等。商务英语信函在语言的使用上，要体现出用词规范、内容有序、简洁明了等特点。

（三）注意礼貌原则。商人之间的交往，不管是在现实中门对门，还是通过书信、邮件等方式，首先都应该做到的是礼貌、客气。对于英语信函来讲，就要让对方在阅读的过程中能够真切的感受你的诚意，就会心情舒畅，自然而然的产生了对你的好感，这将对贸易的达成起到很大的促进作用。

三、商务英语信函的翻译的方法

通过以上的论述，我们能够感受到商务英语信函在国际贸易往来活动中的重要作用，但同时鉴于商务英语信函的特点以及英汉两种语言的差异性，这就要求我们在进行商务英语信函的翻译时，要遵循准确规范、功能对等等方面的原则，要理解各种术语、套语及习惯表达的含义和固定译法，尽量保留原文的正式用语，使我们的译文在语言准确度和规范化等方面与原文保持一致。

（一）词义选择。在翻译商务英语信函时，我们首先要把握好词义的选择，商务英语信函的翻译，不像文学作品的翻译，不需要华丽的语言进行装饰，而是最简洁明了，以准确为目标，在翻译时要先看该词语所属的句法范畴，再结合具体的语境准确选择词义。

（二）增减法。这里的增减法也就是我们在翻译学中所说的增译和减译，因为毕竟英汉两种语言在省略习惯和结构形式上有差异，所以这就要求我们在翻译时应注意适当的增加或删减相应的语句和内容，以便能够更好的忠于原文所想要表达的意思，比如：We take this opportunity inform you that we are now in apposition to make prompt shipment of merchandise.译文：兹奉告，该商品可即期装运。我们在此例句当中，运用了增减法，就使得译文非常的简洁明了。

（三）还原成原文后意译。为了在交流的时候，体现出简捷和快速的特点，绝大多数的商务英语信函都会出现大量的缩略术语，所以作为我们的经贸工作者，就一定要必须了解这些缩略术语的构成方式，将其还原成原文后再进行翻译，就可以使我们的翻译规范化、标准化。

（四）省略法。在商务英语的翻译中，词的重负不可避免，这就要求我们在翻译的时候，根据英、汉两种语言的文字特点进行艺术化的加工和处理，尽量通过我们的翻译将原本枯燥、呆板的文字变得有趣、生动起来，并使之符合本国语言的习惯。

四、结语

在国际贸易日趋广泛的今天，商务英语正在发挥着巨大的作用，成为了贸易交往中不可或缺的一部分，我们要与时俱进，紧紧抓住商务英语的特征，结合国际贸易规则，再根据具体的语境构建出合适的商务英语信函，真正实现商务英语信函在商务交流中的交际功能。同时，在对商务英语信函的翻译当中，本着严谨负责的态度，准确理解原文的意思，熟悉和了解相关的专业术语，正确运用翻译技巧，力争翻译出高质量的商务英语信函，为促进国际贸易的发展，为进一步促进商务英语信函在国际贸易中的地位而做出自己的贡献。

参考文献：

[1]程强.商务英语与国际贸易[J].对外经济贸易大学出版社，2009，（15）.

[2]刘东.商务英语翻译[J].中国商务出版社，2010，（05）.

商业信函篇7

【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评

一、 引言

随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。

二、 商务英语的实际应用

作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视为官方交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。

三、提高商务信函写作教学方法

（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣

高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。

由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。

（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点

教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。

（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习

在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后， 要通过实际练习来巩固教学成果， 在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。

比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。

结语

商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。

【参考文献】

［1］谈芳，苏慧平. 外经贸英语函电. 北京：学林出版社， 2005.

［2］Ron Holt， Deborah Grigor 国际商贸书信大全. 北京：外语教学与研究出版社，2009.

［3］常玉田. 英语商务信函写作. 北京：对外经济贸易大学出版社，2006.

商业信函篇8

关键词 商务英语函电 对外贸易 企业

一、商务英语函电概述

（一）商务英语函电的概念

商务英语函电是对外贸易领域人们借以沟通的书面工作语言， 以外贸知识为背景、以外贸语言为载体的电子书信。 商务英语函电是对外商务交流的主要途径之一。商务英语函电最常用的内容包括：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。

（二）商务英语函电的特点

商务英语函电是国际商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具，因此，熟悉运用并正确理解商务英语函电出现的新特点，是顺利进行商务业务活动的前提和条件。

1.作用地位中心化

当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。对外贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务英语函电的中心化作用也日渐明显。

2.传输方式信息化

随着信息技术、多媒体技术和技术的发展，人类进入了信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、邮件等更为迅速、方便、经济的通讯手段，但在信息和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。

3.书写格式自由化

商务英语函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。函电格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的自由化。

二、商务英语函电在对外贸易中的功能与优越性

（一）商务英语函电在对外贸易中的功能

1.物色贸易伙伴

物色贸易伙伴是开展对外贸易的前提。在传统方式下，无论是买方还是卖方，为了寻找合适的贸易伙伴，必须付出极高的代价。而利用商务英语函电物色贸易伙伴，既可以节省大量的人力、物力的投入，而且还不受时间、地点的限制。

2.咨询和洽谈

“咨询、洽谈是每一笔对外贸易业务的必经程序，也是交易能否成功的关键环节”。通过因特网进行咨询和洽谈可以跨越面对面洽谈的限制，提供多种方便的异地交流方式。

3.网上订购与支付

商务英语函电可借助网站中的邮件交互传递网上的订购，并可通过银行和信用卡公司的参与实现网上支付。

（二）商务英语函电在对外贸易中的的优越性

商务英语函电提供企业虚拟的全球性贸易环境，大大提高了商务活动的水平和服务质量。其优越性主要有：

1.提高了通信速度，尤其是国际范围内的通信速度。“商务英语函电一方面破除了时空的壁垒，另一方面又提供了丰富的信息资源”，为各种社会经济要素的重新组合提供了更多的可能，这将影响到社会的经济布局和结构。

2.节省了潜在开支，如电子邮件节省了通信邮费，而电子数据交换则大大节省了管理和人员环节的开销。

3.增加了客户和供货方的联系。

4.提高了服务质量，能以一种快捷方便的方式提供企业及其产品的信息及客户所需的服务。

5.提供全天候的服务，即每年365天，每天24小时的服务。

6.最重要的一点是，商务英语函电增加了企业的竞争力。

三、商务英语函电在对外贸易中的作用

与传统的对外贸易业务运作方式相比，商务英语函电在对外贸易中的优势十分明显，具体表现在：

（一）显著降低对外贸易成本

与国内贸易相比，对外贸易的单证数量繁多，处理费用高昂。“通过商务英语函电进行对外贸易，既可节省大约90%左右的文件处理费用，又可缩短交单、结算、汇款的时间，加快资金周转，还可节省利息开支，成本优势十分显著”。

（二）显著提高交易效率

利用商务英语函电开展对外贸易，买卖双方可采用标准化、电子化的格式合同、提单、保险凭证、发票和汇票、信用证等，使各种相关单证在网上即可实现瞬间传递，大大节省了单证的传输时间，而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入导致的各种错误，对提高交易效率的作用十分明显。

（三）提高客户满意度

由于世界各地存在时差，进行国际商务的谈判就相当不便，对企业来讲，在传统的条件下，提供每周7天、每天24小时的客户服务往往感到力不从心。

（四）扩大贸易机会

因特网作为一个全球性的网络，彻底消除了地域的界限，对减少对外贸易中的有形和无形壁垒有着积极的意义。

四、结论

总之，在对外贸易活动中，要善于运用商务英语函电，实现利用商务英语函电开展对外贸易，它不仅改变了企业本身的生产，经营，管理，而且对传统的贸易方式带来冲击。其最明显的标志就是显著降低对外贸易成本，交易效率显著提高，提高了客户的满意度，扩大了贸易机会，使全球经济一体化的进程更快的向前推进。只有充分应用好商务英语函电，充分发挥其作用，才能有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系，树立自身的良好商业形象，促进对外贸易活动的双方相互交往沟通和传递信息，从而获得交易的成功，实现共赢。

参考文献 ：

[1]程同春.新编国际商务英语函电[M].东南大学出版社，2005

[2]常玉田. 外贸函电[M].北京：中国人民大学出版社，2004.

[3]林旭涛.浅析英语函电在对外贸易中的的运用[J].广州广播电视大学学2005年，第2 期