档案保管和利用工作探析

[摘要]档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分，承担记录历史、珍藏记忆、传承文化的社会重任。档案管理工作，就是管理档案的方法和原则讲求科学，为社会实践服务提供依据，使有价值的档案更加科学地管理，也使档案的利用需要得以满足。因此，本文对档案保管的内容、任务和要求以及档案在利用过程中的保护工作进行了分析研究。

[关键词]档案保管 安全防护 保管措施 管理制度 标准化 规范化 档案

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0075-01

随着档案管理工作的发展、档案开放程度的扩大、社会对档案需求的提高，档案管理工作的重心逐渐从以保管好档案实体的方面向着档案信息管理的开发和利用方向发展。档案保管工作在现实工作中表现为档案的类型、成分和状况，对其进行入库存放、库房管理及采取安全防护措施。档案保管工作的目的是在日常工作和活动中维护档案的完整性与安全性，使之能够尽量地减少或者避免因为一些自然因素或者是因为人为因素而给档案管理工作带来的相关损害，延长档案的寿命，从而能够为档案管理工作奠定坚实的物质基础。

一、档案保管工作的内容、任务与要求

（一）档案保管工作的内容

（1）档案的入库存放。为使档案保管妥当，档案应及时入库，并按全宗单位来排列，以便区分。但在入库存放的过程中，也要具体问题具体分析，一些特殊类型的诸如影片、照片、录音及用于科技的档案，会计所用档案等特殊载体的档案要做到分开保管。在保管过程中，要在全宗指南、案卷目录等检索工具中标注说明，并在全宗末尾放置相关的全宗保管，并保持具有相对的存放地点。对于纸质的档案可以在装具中使之保持竖放和平放。以便于保持一个全宗里文件之间的联系。（2）档案利用过程中的保护。主要包括：建立健全的档案管理使用的登记和日常交接制度，对档案利用行为的规范和限制，对档案利用方式和利用场所的限制，对重要档案的保护性措施。（3）档案的安全防护和应急管理。主要包括：一是建立人员进出库制度，对进出库房的工作人员、时间、方式等进行严格规定，一般只允许档案工作人员进出；二是库房温湿度应控制在适宜的指标范围内；三是库房要实行防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗的“八防”措施；四是库房要定期检查和清点，特别在档案库房搬迁或大规模提供利用之后，一定要做好清点工作；五是要建立档案工作突发事件应急管理机制。

（二）档案保管工作的任务

档案保管工作的根本任务是维护档案的完整与安全，捍卫档案的真实性。在档案存放和管理时，要建立入库存放制度和库房管理制度，利用各种相应措施，保持档案更为有用的作用，使档案的利用时间更加延长。对于一些特殊载体的档案，比如电子档案等更要用适合的保管措施，使这些特殊载体保证完整性和安全性。

（三）档案保管的要求

为使档案工作良性发展，档案保管中要有一定的要求。为使档案管理工作的规范和标准，要制定档案管理制度。同时要配备必要的安全措施，以免使得档案受到损坏。在保管中，对重要性不同的档案要采取相应的保管措施，重点保护永久性档案材料，使档案充分发挥其价值。

二、档案在利用过程中的保护

档案在利用中因为要调出档案进行查阅，并定期归还，所以难免给档案材料带来磨损甚至损坏，严重地影响档案的寿命，给后期使用者带来诸多不便。为了使档案工作更好地发挥作用，避免发生不必要的安全隐患，我们要制定一定的保护制度，让档案工作能得以顺利开展下去。

（一）档案在利用过程中的保护制度

（1）对于日常工作中的档案管理来说，在档案的使用中，登记和交接必须遵守相应的制度。具体表现为档案在出入库时核对调卷以及还卷、交接行为时一定要进行登记，并适时签收，相关的手续一定要清楚和严格。（2）档案利用行为规范制度。这些方面包括对档案管理所进行的利用行为方式的规范以及防止档案管理的不良行为。

（二）档案在利用过程中的保护措施

档案在利用过程中要注重保护，以利于档案长期发挥作用。保护措施具体有以下几个方面：（1）应控制档案利用的数量和顺序。如果某地需要大量利用档案时，我们不要一次性全部提供，而是分成多次，并要求利用档案者注意档案顺序，不能随便打乱档案原有的顺序，以便于管理。（2）做好档案利用者的指导和监督工作。当使用者使用档案时，必须有档案专业人员在场，不仅利于档案的管理，也能起到指导和监督的作用，使档案时时处于保护之中。（3）档案利用方式及利用场所。档案既可以现场阅览，也可以通过网络、邮政、电子邮件、传真、电话等方式进行利用和查询。现场阅览的场所应为集中式大阅览室，便于管理。而通过档案馆主页进行网上检索或通过电子邮件进行咨询的，应采取相关的互联网安全保密措施。（4）珍贵档案利用过程中的保护性措施。珍贵档案在利用过程中应采取严密的保护措施：一般只能提供档案的缩微品或相关的复制件，而不能够提供档案的原件，并且在利用档案时要做到特别的监护。如果必要时进行复制，也一定要采取严格的限制措施和保护措施。