企业内部控制方法和措施探究

[摘 要]内部控制是指一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予以规范化和系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。内部控制的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。本文就企业内部控制方法和措施作如下探讨。

[关键词]内部控制 方法 措施

对内部控制的概念,学者对其有很多的看法,一般认为,内部控制是由企业董事会,经理阶层和其他员工实施的、为经营效果,财务报告的可靠性和相关法律的遵循等目标的实现而提供合理保证的过程;并且把内部控制分为五个方面:控制环境,风险评估,控制活动,信息与沟通和监督。

内部控制是形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予以规范化和系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。内部控制按其控制的目的不同,可以分为会计控制和管理控制。会计控制的实行是为保证财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性;管理控制是为保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动的经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现。会计控制与管理控制并不是相互排斥、互不相容的,有些控制措施既可以用于会计控制,也可用于管理控制。内部控制的主要作用:一是有助于管理层实现经营方针和目标;二是保护单位各项资产的安全和完整,防止流失;三是保证业务经营信息和会计资料的真实性和完整性。除此之外,保证单位内部财务活动的合法性也是内部控制的目标。

一、内部控制的构成要素

1.1控制环境

指一个企业的氛围,它是影响内部人员控制其他成分的基础。包括(1)员工的诚实和道德观;(2)员工的胜任能力;(3)董事会;(4)管理哲学和经营方式;(5)组织结构;(6)授予权力和责任方式;(7)人力资源政策和实施。

1.2风险评估

是指管理层识别并采取行动来管理对经营、财务报告有影响的内部或外部风险,包括风险识别和风险分析。

1.3控制活动

指针对已经确认的风险采取措施,以确保企业实现目标的政策和程序,包括业绩评价,信息处理,实物控制和职责分离四个部分。

1.4信息与沟通

信息与沟通是指为有效实现企业目标,对内部信息和外部信息进行识别、记录和交流。

1.5监督与控制

指对内部控制活动进行评价和监督。以上五个因素是相互联系、相互制约的,从而形成一个完整的内部控制系统。企业要想实现其目标,应当在培育积极的内部控制环境的基础上,识别和评估经营活动中所遇到的各种风险,针对风险建立完善的控制机制,并进行有效的信息沟通和协调,最终对整个控制活动的有效性进行监督和评价。

二、内部控制的基本方式

内部控制的基本方式主要有:组织规划控制、授权批准控制、预算控制、实物控制、成本控制、风险控制和审计控制。

2.1组织规划控制

根据内部控制要求,单位在确定和完善组织结构过程中,应当遵循不相容职务相分离的原则、所谓不相容职务,是指那些如由一个人或一个部门担任,既能弄虚作假,又能自己掩盖其舞弊行为的职务。单位的经济活动通常可以划分为五个步骤:即授权、签发、核准、执行和记录。一般情况下如上述每一步骤由相对独立的人员(或部门)实施,就能够保证不相容职务的分离,便于内部控制作用的发挥。

2.2授权批准控制

指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行,否则就无权审批。授权批准控制可以保证单位既定方针的执行和限制。授权批准有一般授权和特定授权两种形式:一般授权是对办理一般经济业务时权力等级和批准条件的规定,通常在单位内部控制中予以明确;特别授权是对特别经济业务处理权力等级和批准条件的规定,如当某项经济业务的数额超过某部门的批准权限时,只有经过特定授权批准才能处理。授权批准控制的基本要求是:首先要明确一般授权与特定授权的界限和责任;其次要明确每类经济业务的授权批准程序;再次要建立必要的检查制度,以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。当前一些单位实行领导“一支笔”审批的做法,这与内部控制的原则和要求不一致,应当改革。实践证明,权力应受到制约,失去制约的权力极易导致腐败滋生。

2.3预算控制

预算控制是内部控制的一个重要方面,包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。对单位各项经济业务编制详细的预算和计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制,其基本要求是:第一所编制预算必须能体现单位经营管理目标,并明确责任。第二预算在执行中应当允许经过授权批准对预算进行调整,以便预算更加切合实际。第三应当及时或定期反馈预算的执行情况。

2.4实物资产控制

主要包括限制接近控制和定期清查控制,这是为单位实物资产安全采取的控制措施。主要有:第一限制接近,以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触,如现金、银行存款、有价证券和存货等,除出纳人员和仓库保管人员外,其他人员限制接触,以保证资产安全。第二定期进行实物资产清查,保证实物资产实有数量与账面记载相符,如账实不符,应查明原因及时处理。另外,实物资产控制从广义上说,还包括对实物资产的采购、保管、发货及销售全过程进行控制。

2.5成本控制

现代成本控制可分为粗放型和集约型两种。粗放型成本控制,是指在生产技术、产品工艺不变的情况下,单纯依靠减少耗用材料,合理下料来降低成本的成本控制法;集约型成本控制,是指依靠提高技术水平来改善生产技术、产品工艺,从而降低成本的控制法。这两种方法结合起来,就是现代成本控制。

2.6风险控制

风险一般是指某一行动的结果具有变动性,与风险相联的另一个概念是不确定性。人们事先只知道采取某种行动可能形成的结果,但不知道它出现的概率,或两者都不知道,而只能作粗略估计。例如企业试制一种新产品,事先只能肯定试制成功或失败两种可能,但不知道这两种后果出现可能性大小,经营决策一般都是在不确定的情况下做出的。风险控制就是尽可能地防止和避免出现不利的结果。

2.7审计控制

主要是指内部审计,是对会计的控制和再监督。对会计资料进行内部审计,既是内部控制的一个组成部分,又是内部控制的一种特殊形式。内部审计是在一个组织内部对各种经营活动与控制系统的独立评价,以确定既定政策的程序是否贯彻,建立的标准是否遵循资源的利用、是否合理有效以及单位的目标是否达到。内部审计内容十分广泛,一般包括内部财务审计和内部经营管理审计。内部审计对会计资料的监督、审查,不仅是内部控制的有效手段,也是保证会计资料真实、完整的重要措施。根据内部控制的基本原理和我国会计工作实际情况,新《会计法》规定,各单位应当在内部会计监督制度中明确“对会计资料定期进行内部审计的办法和程序”,使内部审计机构或内部审计人员对会计资料的审计工作制度化和程序化。

三、完善企业内部控制的建议

3.1所有权与经营权严格分离

要创造良好的控制环境,公司应根据所有权和经营权相分离的原则设置权力机构、决策机构、监督机构,形成由股东会、董事会、经理层和监事会组成的公司治理结构。科学合理的公司治理结构包括民主、透明的决策程序,高效、严谨的业务执行系统,以及健全、有效的内部监督和反馈系统。董事长和总经理要由两人担任,各司其职、相互独立、相互制衡;应重视监事会的独立性地位;应建立健全职业经理权力的约束机制,使其享有对等的权力和责任。

3.2改变观念,强化风险评估意识

在现代市场经济条件下,企业所面临的经营风险和财务风险不断提高,从而对内部控制目标实现产生重大影响,如果企业经理层忽视企业内部和外部面临的各种风险,可能使企业陷入破产和倒闭的境地。所以企业经理层的观念要与时俱进,在陶醉于市场经济机遇的同时,要时刻关注市场的风险,作到未雨绸缪。会计人员应加强风险管理知识学习,强化风险意识。面对风险会计人员必须有一个清醒的认识,分清哪些是主要风险,哪些是次要风险,哪些是可以避免和分散的,并确定内部控制的重点。

3.3深入学习管理学理论,开展科学的控制活动

企业领导层和会计人员要适应市场经济需要,深入领会现代管理理论,尤其要注重管理控制理论学习。同时用这些先进理论指导内部控制实践,并不断加以发展和完善。会计人员制定科学的控制活动,重点是寻找关键控制点。对每个控制点采取相应的控制措施以保证控制效果。企业应该对重大的投资项目,如立项、评估、决策、实施等环节加强控制;对采购业务,应加强请购、审批、合同订立、采购、验收等环节的控制;对销售业务应加强合同订立、产品发出和账款回收等环节的控制。

3.4解决委托问题

委托问题的解决首先在于监督机制的建立。内部控制制度作为一种监督机制,是由企业董事会、经理层和其他员工实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的实现提供保证的过程。从而通过影响内部控制环境而对企业内部控制制度的贯彻执行施加直接影响。要建立完善的信息沟通与传递系统在企业内部进行纵向和横向的有效传递。此外企业应建立执行内部控制制度的激励与约束机制。同时要加强对企业执行国家内部控制法规情况的检查和监督,切实作到有法必依、执法必严、违法必纠。