如何提升档案管理水平的几点建议

摘要：档案管理水平是档案事业发展的生命，档案管理质量的好坏直接影响着档案作用的发挥，所以，从事档案管理的工作人员必须跟上时展的脚步，树立档案管理新观念，提高自身的使命感以及责任感，将档案管理水平提升至新的境界。但是档案管理是一项长期且复杂的系统工程，需要从不同方面着手提升相关工作水平。本文就实施档案管理工作的重要性、档案管理工作中存在的问题以及几点建议三个方面加以简要分析。

关键词：档案管理；水平；建议

档案管理工作是各类企业、公司、团体发展中的重要组成部分，随着科技的发展，档案管理的科技含量不断增加，提高了信息的共享程度，同时提高了档案在人们生活中的作用、地位[1]。我国的经济快速发展，信息技术随之发展，各个行业的工作人员流动性增加，并且流动现象越来越普遍，在这样的大环境下，人们需要借助于先进的技术手段达到信息共享的目的，不断提高档案管理的水平。但是在实际工作中，档案管理工作仍然存在一些问题，值得我们探究。

一、实施档案管理工作的重要性

档案管理工作的是由档案馆或者档案室规划并实施的，对各类档案的管理工作，与此同时通过各项服务项目为人们提供服务，它不仅是地方档案事业发展的重要内容，也是国家档案事业发展的重要组成部分。新时期，我国经济、政治、文化的发展步伐加快，在这样的环境下，档案管理工作机遇与挑战并存，必须提高档案管理的水平，提高管理效能，这是满足和谐社会发展要求的重要内容，也是档案事业向前发展的必然。档案管理工作看似枯燥、乏味、对社会发展没有显著作用，但是从深层次上看，实施档案管理工作不仅可以使人们了解国内外的发展态势，明确我国处于何种发展境态之下，以此为基础人们可以快速、准确的选取相关档案，为各个行业发展提供依据。档案馆以及档案室只有紧跟时代步伐，最大限度处理不断发生变化的信息，并且不断提高档案管理水平才能促进档案管理工作规范化、制度化、科学化发展，满足国家以及档案事业本身的发展，达到服务社会的目的[2]。

二、档案管理工作中存在的问题

（一）忽视档案管理工作的重要性，没有形成明确的管理理念

随着档案事业的发展，越来越多的企业、单位建立起档案管理机制，并且形成了一定的档案管理意识，意识到档案管理工作对社会发展的重要性，在不断探索中完善档案管理工作，使其服务于社会。但是，这只是各类行业中的一小部分企业，由于一些中小企业受到各种限制性因素的制约并没有对档案管理工作形成完整的认识，虽然有一定的认识，并不全面也不科学，忽视了档案管理工作的重要性，只是简单的将档案管理工作划分为人事档案保存或者其他类型档案的管理[3]。对于档案管理工作缺少科学分析，没有形成明确的管理理念，致使企业档案工作出现杂乱、零散、散佚、混淆、孤本等问题还使其与系统的社会档案使用相对立，达不到新时期人们对档案价值利用的要求，非常不利于档案管理工作发展。

（二）相关工作人员专业素质差

档案管理人员是档案管理的第一责任人，其专业素质直接影响着档案管理工作的质量与效率，正是由于档案管理工作专业性强并且非常复杂，所以对管理人员的专业素质提出了更高要求。但是就目前我国档案管理工作的发展现状来看，档案管理人员的专业素质差是其普遍存在的问题之一，影响了档案管理工作效率的提高。

（三）档案管理制度不健全

制度是实施一切工作的重要标准，完善的档案管理制度可以使得档案管理工作顺利实施、有章可循，是企业档案管理工作效率提高的重要依据，也是档案管理工作质量提高的重要保障。但是，我国大部分企业并没有形成系统的档案管理制度，虽然一些企业已经初步形成了某种档案管理制度，但是这些制度可操作性弱、达不到科学性管理、规范化管理的目的[4]。这使得企业的档案管理工作一直处于混乱状态，不能形成连续性管理、系统性管理。

（四）档案管理工作的设施落后，管理手段僵化

档案管理设备是保证档案管理工作正常进行的重要保障，良好的管理条件是提高档案管理效率的重要保证，不仅能够促进档案完整管理，还能促进档案安全管理。但是，一些企业档案室所拥有的管理条件非常差，甚至没有专门的档案室，基础管理设备落后，设施不健全。例如，档案室空间狭小，潮湿，防潮、防火、防虫工作不到位，致使档案材料发霉、丢失、被虫蛀等问题频频发生。

三、提升档案管理水平的几点建议

（一）形成现代管理理念

要想形成现代管理理念需要实现两个转变，管理观念的转变，管理理念的转变。管理观念是档案管理工作现代化的精髓，实现档案管理工作现代化必须实现管理观念与思想的现代化。在实际工作中，相关的档案管理工作人员要紧跟时代步伐，形成现代管理理念，树立科学管理、高效率管理的观念，改变过去重视管理、忽视档案利用的观念，改变过去等客上门的观念[5]。将档案管理工作推向时展的大潮中，由被动服务转变为主动服务，由消极服务转变为积极服务，促进档案管理工作面向世界、面向未来、面向现代化。

（二）加大资金投入

第一，保证档案管理工作的经费。档案管理部门要不断完善自己、提高自身的服务水平，提高工作质量与效率，使得企业投入更多的资金。第二，深入挖掘档案的价值。档案本身具有重大的经济价值，只是人们忽略了其作用，没有发现而已，因此，档案管理部门要深入挖掘档案的价值，促进档案资料发挥更大的作用，通过档案提升企业的竞争力。第三，提高服务质量。档案蕴藏着巨大的价值，档案管理部门要将其潜在价值转化为经济价值，更好的为人们服务，提高档案的利用程度。

（三）建立健全档案管理制度

第一，规范档案管理流程，提高技术含量，提高管理环节的完成质量。第二，形成相应的安全措施，保证电子档案或者电子文件的安全，确保其完整、安全。第三，形成标准化档案管理制度。

（四）提高档案管理工作人员的专业素质

档案管理工作人员的专业素质是实现档案管理现代化的关键，影响着档案管理工作的质量与管理效率。档案管理部门要定期对管理人员进行培训，不断提高其工作能力，确保各项工作高效展开，确保档案信息的完整、安全。

结束语

综上所述，时代在发展，档案管理工作必须紧跟时代步伐，形成先进的管理理念，制定科学的管理措施，通过合理的管理制度，不断满足档案管理事业的发展要求，提高档案管理质量与效率，为社会发展提供更多信息，推动社会政治、经济、文化发展。（作者单位：湖南省冷水江市国土资源局）

参考文献：

[1]李绍云.新时期档案管理工作中的问题研究及对策思考[J].中外企业文化（下旬刊），2014，（2）：123-123.

[2]王珂.浅谈基层档案管理的现状与建议[J].卷宗，2014，（11）：16-16.

[3]汪光太，高魁旭，赵星等.创新工程数据和知识管理提升油企增值管理水平[J].石油工业技术监督，2014，30（10）：9-12.

[4]崔卫荣，卢玉洁.浅议基层院检察档案工作发展的几点建议[J].法制与社会，2015，（16）：199-200.

[5]许美村.如何搞好财务档案管理[J].华章，2014，（27）：322-322.