高校学位论文提交工作浅析

[摘要]研究生学位论文是高校图书馆的一种财富，所以对于它的收集以及管理已经受到了各个高校各关注，本文阐述了高校图书馆的学位论文在收集过程中遇到的问题和解决方法。

[关键词]学位论文 管理 解决方案

图书馆是收集、整理、保存、和传播文献信息的科学、教育、文化机构。图书馆工作也是以传递信息为主的、全面开放的信息服务系统。高校图书馆是为教学和科研服务的学术性机构，是学校的文献信息资料中心，为学校的教学科研提供全方位、高质量、高层次的服务。它以提高高校图书馆的工作质量,更好地发挥图书馆的情报职能和教育职能为主要目的。也是研究生学位论文提交的主要场所。下面从以下几点阐述我馆的学位论文收集情况以及在收集过程中遇到的问题和解决方法：

一、收集学位论文的必要性

研究生学位论文是表明作者从事科学研究取得创造性的成果或新的见解，并以此为内容撰写而成，作为申请硕士、博士或博士后学位时评审用的学术成果，具有较高的研究价值、参考价值、使用价值和收藏价值，对以后同专业或相关课题的研究都起到了重要的指导意义，所以高校图书馆对学位论文的收集、整理、保存是非常有必要的。

二、我馆对学位论文的管理现状

我馆收集研究生的纸质学位论文，作为我馆馆藏，以供研究相关课题的学生参考学习，至2004年，我馆特种文献阅览室收藏的学位论文有2600多种，但是印刷版的学位论文,因其保存和使用方式的滞后而影响它们的利用率,随着计算机和远程通讯为核心技术的网络化信息环境的发展,学位论文的网络资源化已具有实现的基础,尽快建立高校电子化学位论文数据库并上网服务,将发挥学位论文的情报利用价值,对科学研究活动产生极大影响。学位论文电子化不仅可以使其方便地在网络上检索,以最快的速度为读者提供共享利用,而且能够完整地再现课题的历史过程,为后续研究提供很好的参考,确保科研的连续性。高校图书馆的服务对象主要是高校的师生以及科研机构的研究人员,学位论文电子化后可以更好地体现高校图书馆的馆藏特色和服务特色,所以建立学位论文数据库已成为高校图书馆馆藏自动化建设的重点。从2004年开始，我馆开始使用TRS学位论文提交系统，研究生在离校时除了需向我馆提交纸质版学位论文之外，还要通过访问我馆网站登录TRS学位论文提交系统，全面填写个人信息、论文基本信息以及提交电子版论文。从我馆开始使用论文提交系统至今，共收集电子版论文2000余种。读者不但可以查阅纸质版学位论文，还可通过访问我馆网站，查看电子版的学位论文。电子版学位论文的收集，不但大大提高了学位论文的利用率，而且更重要的是对全校师生的研究提供了重要的参考价值。

三、学位论文提交过程中所遇到的问题及解决方法

1.由于通过网络提交学位论文电子版相对来说比较复杂，很多学生对论文提交工作不理解、不重视或嫌麻烦,使得电子版的收集非常困难。针对此问题，我馆规定离校学生只有在提交学位论文后才能在学校的离校通知单上加盖图书馆印章，否则不予盖章。这样就确保了毕业学生的学位论文能够收集在本馆之内。

2.由于部分学生受条件限制，无法上网提交论文，所以我馆专门在电子阅览室开辟了一个区域，提供免费上网服务，以保障学位论文的正常提交，此外，电子阅览室管理员也可以给予提交论文的学生一定的帮助。

3.学位论文的提交时间集中在每年的三、四月份，这期间学生提交学位论文的数量剧增，网速也相对较慢,系统又经常出问题,登录不上,或者系统死机的现象时有发生。针对此问题，我馆做出了以下措施：

（1）在论文提交页面上以书面形式告知读者，论文提交系统以每周7×24小时的时间开放，希望学生能尽量避免高峰期提交论文。

（2）对系统问题进行及时修改维护,使系统不断得到完善,保持正常运转。

（3）由于旧的服务器硬件设施不足以满足学生提交论文的需要，我馆已于2006年购置新的服务器，增大存储空间。通过以上的措施，论文服务器在整个论文提交过程都能够正常运行，从而有力的保障了论文提交的安全性，学生提交论文的速度也较往年提高了很多。

4.我馆使用的TRS学位论文提交系统要求学生录入的信息比较全面，在基本信息提交页面上要求提交独立的摘要及参考文献，由于本系统对参考文献格式要求比较严格，而大部分学生学位论文中的参考文献并没有按照标准的格式书写，所以导致了参考文献不能够批量提交，只能单独进行提交，这也导致了论文提交的复杂性。就此问题，我们已经采取了两点措施，首先，已在提交页面醒目位置上列举了提交参考文献的注意事项；其次，我们已与软件开发商协商解决降低了参考文献严格的标准格式。现在参考文献的提交情况已得到了很大的改善。

学生在提交的电子版正文格式方面也存在一些问题，多数学生提交的学位论文电子版一般没有按照规定的标准,不是无摘要、参考文献,就是从头开始就有页眉,最重要的是论文页数与纸本页数不相符,格式达不到要求,给工作人员和学生都带来许多不便,双方都浪费了不少时间和精力。就此问题，我们已在提交页面上告知学生，电子版学位论文提交的格式要求是：①提交内容包括：封面页、内封页、目录、摘要、中英文关键词、正文、参考文献。其中：封面、内封、目录不需页眉、页脚；摘要中、英文不需页眉,但页脚是罗马数字；正文从绪论开始有阿拉伯数字,奇数的页眉为硕士学位论文,偶数的页眉为作者论文标题；②提交方式：通过图书馆主页的在线提交进行；③提交格式：要求word和pdf格式编辑。

以上是我从事论文提交工作以来的对本职工作的一些总结，学位论文在各个专业或相关课题的研究方面都起到了重要的指导意义，是我们高校不可或缺的一种知识财富，所以对学位论文的收集和管理是相当重要的，在今后的工作中，我们应该加强自身的学习，加强管理理念，在学位论文提交过程中不断总结经验，提高水平，以保障学位论文的顺利提交及提高整个学位论文库的整体水平。

参考文献：

[1]彭金玉.浅议高校硕、博士学位论文提交中的实际问题及解决办法[J].农业图书情报学刊，2006.10（18）.

[2]梁丽萍.学位论文提交过程中所遇到的问题及解决方法.科技情报开发与经济，2006，03（16）.

（作者单位：西安理工大学）