如何保证电算化会计档案的安全

摘要：加强电算化会计档案的管理非常重要。电算化会计档案的管理存在一定的非实物形态，在某种程度上削弱了工作人员对其的保管意识，以至于电算化会计档案出现缺损或丢失仍浑然不觉，所以如何保证电算化会计档案的安全是十分重要的。

关键词：电算化；电子会计档案；安全管理

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2014）02-0047-02

1 电子会计档案安全管理的特点

与普通纸质会计档案相比较，电算化会计档案的管理要更加复杂。这不仅表现在要将所有的会计信息录入计算机中进行整理归类，计算机进行处理时我们并不能亲眼看到它是如何归集整理的，而且计算机会逻辑运算都是后台运行，是不可见的，所以更重要的是要将这些档案的安全管理工作做到位。这种安全管理，不只是保管管理，而应是贯穿整个电算化过程的始终。具体来讲，电算化会计档案的安全管理存在以下特点：

1.1 保存的内容种类较多

自我国于1999年开始采用电算化会计档案管理时起，国家就颁布了相关的法规条例，要求在使用计算机进行会计资料档案的管理时，除了要在计算机上做好数据保存存储之外，还需要将某些必要的资料进行打印，以纸质的形式进行备份，以确保会计信息资料的安全。在电算化会计档案的管理中，需要以电子档案与纸质档案共同保管的方式来存储档案，这种双重的会计档案保管形式虽然增大了会计档案管理的安全性与可靠性，而这安全性和可靠性是相当脆弱的，同时还在一定程度上增大了管理难度，保存的内容种类更多，包括纸质形式、计算机硬盘形式、光盘形式等硬件，还包括相关数据或财务软件系统其他相关联的软件系统等。只有这些条件无一缺失而齐备的情况下，电算化会计档案才具备真实性和实效性，否则，数据的真实性、完整性和实效性都将受到严重的影响。

1.2 表现形式较为特殊

这主要体现在电算化会计档案管理是需要借助计算机来实现的，这就与传统的纸质会计档案管理有着很大的不同。即纸质的会计档案能够直接从纸质文件上查看出来，具有很强的直观性，可以直接查看会计信息资料而无须借助其他的技术方法或硬件设施。但这种传统的会计纸质档案保存的信息量较小，且会占用大量的空间，不利于数据的快速查找。而电算化会计的档案管理则很好地避免了这一问题，其是通过计算机硬件与软件的相互作用来实现高效的会计信息档案管理，不但能够保存大量的信息资料，且易于查找、便于管理。不过需要注意的是，由于其表现形式较为特殊，对计算机有很大的依赖性，这就为电算化会计档案管理与保存带来了一定风险，即若计算机出现故障或问题，极易使计算机内的数据读不出来，造成会计信息丢失，因此，日常的及时备份及异地备份就尤为重要，必须不厌其烦地

进行。

1.3 保管条件比较高

会计电子档案存储介质是十分精密的，电子数据及保存介质极易因为温度、湿度等其他意外情况而丢失。同时，由于电子会计档案集中存储在计算机硬盘、光盘和磁性等存储介质中，如果不能安全保存，电子数据就会非常容易被修改或丢失，对其原始性判断相当困难。为确保会计电子档案的安全，需要提高安全保管意识和做好保密措施。电算化会计档案管理的安全性以及完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化，大大提高了会计档案的利用率，利于会计档案信息的资源共享；但是电算化会计档案具有易破坏和难留痕迹的特点，所以必须采取强有力的保障措施避免电子会计档案被篡改以及破坏的风险，维护电子档案保管及管理工作。

2 会计电子档案管理中的安全问题

从目前的电算化会计档案管理现状来看，管理工作中还存在着很多问题，如管理制度不够健全、管理人员业务素质不高、对电子档案不够重视、计算机系统与网络系统的安全度不高等等。这些管理问题在一定程度上对电子档案的安全管理造成了影响，尤其是计算机系统与网络系统的安全管理问题，更是直接导致电子会计档案管理安全性低的主要原因。

电算化会计档案管理现在还没有完善的管理制度。人们对会计电子档案的认识还不够高，还停留在数据处理工具变化的认识上，对电算化会计档案的收集、归档、保存、管理、查阅、销毁没有完善的制度，仍沿用手工模式下的管理制度。

会计电子档案管理人员的业务素质低，管理意识差。现在大部分的档案管理人员的业务素质和业务能力普遍较低，而且相当多的企业可能没有配备专门的档案管理人员，由财务部门自行保管，同时档案管理人员并没有认识到那么多不安全因素，因为这不安全性在没有发生问题的时候是看不到的，造成电子会计档案管理工作整体水平较低，进而使电子会计档案管理的工作不可能顺利发展。

计算机系统本身及网络安全问题。计算机技术虽然具备较强的计算能力与存储能力，但同时计算机的基本性能也给信息的安全存储带来一定影响。这是因为计算机系统中的会计资料、信息数据极易受到人为的篡改，计算机软件也常常会出现问题导致会计信息丢失，并且很容易被人通过复制等手段盗取信息资料而不留下痕迹，这些都为电算化会计档案的安全管理造成很大难题。再加上网络技术的广泛发展，使得一些黑客很容易侵入电子档案管理内部窃取、篡改信息数据，或者泄露会计信息，或者利用病毒使计算机瘫痪，导致会计信息数据完全丢失，这也是电子会计档案管理的主要安全问题。电算化会计档案信息的存储质量还与其所在的载体质量、保存环境有着很大关联。

3 保证会计档案管理安全的措施

为了能够提高电算化会计档案管理的安全性，就必须要加强管理，增大对计算机硬件设备与软件技术应用的投入力度，不断深化改革，促使电算化会计档案管理工作制度更加完善，并且建立相应的档案归档制度、保管制度、定期备份与维护制度以及分权限调用制度等等。并强化对电算化会计档案管理人员的培训，提高其工作能力与职业道德素养，做好内部人员管理。但最重要的，还是要做好信息技术上的档案管理工作，具体安全管理措施如下：

将电子会计数据档案定期整理拷贝，保存到相应的系统或介质。养成定期定时备份的良好习惯，数据备份随时进行，每一个会计年度要把所有会计数据拷贝存储到磁性介质中或者光盘上。

必须要加强网络安全管理的工作。具有预防病毒和黑客的入侵安全措施，确保系统和软件的安全，设置网络防火墙等，以预防病毒对计算机的侵害，并及时升级检测和杀毒软件，使计算机硬件与软件系统的安全得以充分保障。

加强电子会计档案系统保密的工作。由于电子会计档案具有易修改、易破坏并且不留痕迹的特点，不管是操作和执行过程中的加密，还是管理过程中的加密都是非常必要的，必须设置输入和输出控制，将数据和源程序加密，设置相对复杂、不易被破解的密码口令，设置恢复功能和各种操作纪录等控制功能。做到防患未然，严密各种手续和程序，使电算化会计资料的保密性得到充分的保障。

要限制电算化会计档案的利用方式，确保使用安全。电算化会计档案的特点使其在利用活动中的保密和安全问题不好控制，所以要采取更加严密的安全措施，避免由安全问题带来的不可挽回的损失。

保证存储介质的存放环境良好。注意防潮、防热、防尘、防磁及定期检查复制采用磁性介质保存的档案，防止磁性介质的损坏会计档案丢失，从而造成无法挽回的损失。