组织结构网络化和内部沟通立体化

摘要:随着知识经济的到来,信息成为企业成功的重要因素,如何使信息在组织内部快速传递的同时,不降低组织运行的效率,已成为企业构建内部结构所不可避免的问题。单纯的组织结构扁平化不能解决当前大多数企业所面临的困境,适度的网络化才能使企业走出困境;组织内部沟通立体化更是前所未有地解决了结构过度网络化所带来的信息沟通障碍。

关键词:组织结构;信息;网络化;立体化

中图分类号:F270 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)23-0025-02

当今管理学界对于组织结构的研究可谓是百家争鸣。随着经济形势的不断变化和不断复杂化,臃肿的层级式已然不能适应瞬息万变的市场,取而代之需要一种简洁的组织模式,扁平化在这种背景下就应运而生了。从著名管理学大师彼得・德鲁克预测“未来的企业组织将不再是一种金字塔式的等级制结构,而会逐步向扁平式结构演进”开始,管理界就开始着眼于研究组织扁平化给企业带来的好处。

到了知识经济时代的今天,企业为了使信息在组织内部快速传递,从而对外部环境的变化作出迅速的反应,企业家们意识到单纯的扁平化也不一定能保证这一点,而适度的组织内部网络化以及沟通立体化,才能从根本上解决这个问题。网络化组织是一个由活性节点连接而成的有机组织系统,这些节点可以是一个员工,也可以是一个部门或者一个团队。在建立了适度的网络化组织之后,内部沟通又显得尤为重要,只有立体化地交流沟通,才能最终使网络化的优势得以发挥。组织内部合理的权利分配是如何建立适度网络化的关键,建立健全知识分配和共享机制又是沟通立体化的前提。

本文首先分析了知识和信息在组织内部通过各个节点进行传递的路径,然后研究了如何建立适度的内部结构网络化才最有利于信息的传递,最后总结得出组织结构网络化和内部沟通立体化是建立高效组织的关键。

一、信息在组织内部的网络式传递

赫伯特・西蒙认为:“管理就是决策,决策贯穿于管理的全过程,决策的权力是拥有资源的主体作出决定并采取行动的资格。”世界著名的咨询公司美国兰德公司经过调查发现:世界上每100家破产倒闭的大企业中,85%是因为企业管理者的决策不慎造成的。由此可见,决策在管理过程中的重要性。信息之于决策的重要性绝不亚于决策之于管理的重要性,没有信息作为依据,决策就无从谈起。

任何人都不可能拥有决策所需的所有信息。对于某一个决策者个体来说,由于受生理条件的限制,其信息的获取量是有限的。任何单个决策者或决策者集团所拥有的信息,不过是形形庞大信息群里的一个微不足道的子集。因此,为了使决策者获得尽可能多的信息,必须在原有组织结构的基础上,通过加快组织内部的信息的互相传递来加大信息获取面。

如图1所示,企业决策者从个体员工、中间管理者、团队或部门以及外部环境等方面获取信息,而信息流又在它们之间互相传递。除了图中所示,员工与员工、管理者与管理者之间也如此互相交换信息。这样,信息在每个层级的内部和层级之间都会流通,最终企业建立起一种矩阵式的组织机构,即强调既有横向流动也有纵向流动的信息流动。所有信息的传递路径就形成了一张一个又一个的节点所织结的网,其中信息每从一个主体转移到另一个主体就构成一个节点。组织内部网络化就是把组织整体看成一个内部网络组织,部门团队作为节点,各节点相互连接、相互发生关系,节点对流经它的信息具有处理加工能力和相应的决策能力。在公司的网络构架中,每个网络成员都是资源的创造者和享用者,随时可获得市场信息、技术、知识等网络内积累的资源。组织内部网络化条件下的网络成员在共同的价值观和企业准则的影响下相互合作、相互交流,促进企业资源尤其是知识资源的合理流动与利用,最终达到整个网络组织内资源的有利整合,进而形成竞争优势。

二、组织内部合理网络化有利于信息的传播

既然信息在决策中的作用如此之大,那么,我们就必须对信息及其传递的速度进行研究。分权程度是影响信息传递速度的重要因数,分权程度越低,组织网络节点越多;分权程度越高,组织的网络节点则越少。信息在组织中传播的速度快并不代表组织网络节点就多或者少,信息传播速度较快只能说明组织网络节点的数量比较适中。

具体分权程度与信息传播速度的关系如图2所示。在图2中,横轴表示分权程度的大小,假设完全不分权就是零,完全放权视为1,纵轴表示信息在组织内部传递的速度。当组织分权程度比较小的时候,组织层级数增加,并且每个层级的员工人数会相应地激增,这样,信息就可以通过很多渠道由下而上地传递到高层决策者,这从某种意义上讲可以保证信息的全面性,但是,相对臃肿庞大的层级组织却严重影响了信息传播的速度;当组织分权程度比较大的时候,会导致每个层级的员工人数较少,从而导致信息传播的网络节点减少,在这种情况下,信息由于传播的途径少,因此,信息传到组织高层的速度相对来说就会非常迟缓。只有分权程度比较适中的时候,即达到最佳分权点的时候,才最有益于信息的传递。

三、内部沟通立体化是信息传播的催化剂

扁平化、分权式的组织形式为实现企业内部全方位沟通提供了可能。然而,在通信手段落后、技术支持不足的情况下,仅仅减少层级、分散权力仍难以使扁平化组织成长为合理、高效的组织形式。例如,高昂的沟通和协调成本一直是扁平化组织面临的难题之一。

20世纪90年代以后,信息和网络技术的飞速发展,为扁平化组织形式的普及奠定了技术基础。从一定意义上讲,正是由于网络技术提供的强有力支持,促成了沟通高效平台化和决策过程透明化,从而进一步推动了企业组织系统的扁平化。由于信息传播形式的改变,企业决策者在短时间里可以看到更多的信息,作决策的过程因此比以往缩短了很多,决策过程的透明度提高了。当信息化程度和决策透明度提高以后,大家就会觉得不需要有那么多层级作决定。事实上决定的过程越简单效果越好,而且效率也会越高。这样做的结果会造成中间层级的自然消失。

在实现网络化的扁平组织中,信息沟通的方式和途径发生了根本性改变,局域网、电子邮件系统、数据库等方式成为企业保持内部沟通的重要方式和工具。运用这一方式和工具,企业内部所有人员之间的沟通达到了前所未有的充分与高效。

网络的应用不仅改变了信息沟通的方式,还提供了完成高效管理所需要的技术手段,从而从根本上改变了传统的管理方式,使得大企业特别是大型跨国公司的内部交流与管理变得更富有成效。可以说,今天的管理已经离不开现代信息技术和网络。例如,微软对全球业务高效的管理就与它对信息技术的采用密切相关。微软公司在全球50多个国家和地区拥有分公司和办事处,比尔・盖茨和史蒂夫・鲍尔默对每个分公司的销售业绩与经营状况了如指掌,并能保证他们制定的全球战略得到有效的执行,依靠的就是信息技术和网络化沟通方式。网络化沟通还使企业最大限度地实现了信息共享。企业内部数据库的应用大大提高了员工的信息处理与调用速度。原本可能需要花费很长时间来查找的资料,通过调用数据库的存储信息,很快就能解决问题。网络使企业中的各部门形成资源共享,把单个员工的知识转化为团队整体的知识,把部门的信息资源变成组织的信息资源。

在知识经济环境下,组织只有内部适度地网络化,并且在分享信息的过程中采取计算机等现代技术以达到沟通的立体化,才能使信息快速地传递,进而为建立一个高效的组织奠定有力的基础。

参考文献:

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