如何利用办公软件加强水电统计管理

摘要：Office办公软件中Excel作为办公统计用得非常普遍，目前本单位的水电统计报表就是利用Excel进行设计的。如何充分利用Excel电子表格加强水电报表的统计管理，进而提高水电抄表计量准确性，是本文探讨的主要内容。

关键词：办公软件；水电管理

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）01-0-01

水电抄表结算一直是本单位经营管理中的重要环节之一，而报表数据的准确度将对本单位的经营管理带来很大影响，错误的数据将造成错误的决策，只有高准确度的报表数据才能使生产经营向着正常的方向发展。前几年车间的水电统计报表或多或少出现部分用户数据出错，不是抄表员报错就是车间统计出错，给单位统计及收费带来不必要的麻烦和纠纷。通过分厂及车间统计人员的共同努力，不断完善统计报表，并进一步加强水电抄表结算管理，使得车间统计报表出错率大大减小，为本单位提供真实准确的统计数据打下了坚实基础。下面就将如何利用Excel电子表格加强水电报表统计管理简要介绍一下。

一、建立用户户头

首先要建立用户户头，建立用户户头时最好一表一行，即以每块计量表计为一行建立用户，这样便于增减用户。以前建立用户时一行建立三到四个用户，这种表格设计一旦要增加或者删除用户，整个表格就会受到破坏，要恢复到原来的表格样式，调整起来比较麻烦。因此采用一户一行的表格设计模式为方便今后增加或删除用户打下了基础。

二、设立公式

用户户头建立过后，就是设立公式。Excel的主要目的就是减少或者消除人工计算，而充分使用自动计算功能。在设立公式时应针对不同的用户设立不同的公式，因为，根据水电用户特点，有的用户是优惠用户，不能只按照“用水(电)量×单价=金额”这种简单的计算公式。而应采用条件求和公式。举例说明：马家八队用电共计4块计量结算表计，而每月总计优惠电量为1900千瓦时，优惠部分电价为0.17元/千瓦时，超出部分则按0.28元/千瓦时收费。根据这种优惠特点，我们在设立公式时就必须使用IF条件表达式，即在某单元格设：=IF(SUM(G451:G454)>1900,1900*0.17+(SUM(G451:G454)-1900)*0.28,(SUM(G451:G454)*0.17))，这样就能准确计算出该用户应收金额。这种优惠电量用户还很多，因此，要针对不同的用户设立不同的公式，并要确保每一个公式准确无误，才能确保统计报表的准确性。只要公式设立好过后，以后月份的报表就不必再重复去设立公式，这样就能减少很大的工作量。

三、定期对水电用户进行清理

由于水电结算用户在不断地变化，特别是今年老街175M以下三峡淹没搬迁用户非常多，对以前建立的用户户头至今早已不复存在，但报表上还立有此户头，未及时销户，这样给报表统计带来一定困难。因为车间报表报上来后，很多用户用水(电)量均为0，分辨不出该用户是没有用水(电)？抄表员抄表不到位？还是该用户早已经拆除？所以要从报表中对不存在的用户进行清理。比如：今年4、5月份对车间水电报表进行了全面清理，共清除供水用户141户，供电用户118户。清理完水电用户过后，对车间上报的统计报表进行审查时就方便多了，对凡是当月水电量为0的用户，均要求车间给予解释说明，这样有效避免了抄表人员几个月抄一次表或抄表不到位的现象。可对抄表人员进行有效地监管。因此，应定期对车间水电报表进行清理，确保用户结算表计、抄表本、车间统计报表一一对应，可半年或一年清理一次。

四、对部分单元格采用特殊标记

对于部分用户水电量未按公式计算的，比如某用户当月换表，而报表底数中有换表前后的量，当月不便用公式，可通过手工计算出量，但要将该量单元格做上以区别其它单元格的醒目标记。如政府综合楼由于5月份换表，反映出换表前后的表计读数，用水量是手工计算出的，未按公式，在此用红色字体标记，以区别其它采用公式的单元格。

这样做的好处是，为下一个月统计报表打基础，因为下一个月报表时该单元格将恢复到公式状态，以便及时查看并修改公式，避免统计出错。有的车间为提高统计效率，自行设计了醒目标记，如供电车间统计报表时，为方便查找统计错误，设立了条件醒目标记，如某单元格=IF(D478=C478，“错误”，IF(G478=E478，“错误”，IF(G478(D478-C478)*F478+E478，“错误”，“正确”)))。

这样就能对凡是自动生成“错误”标记的用户进行认真审核，以便迅速查找分析“错误”原因，从而提高统计报表准确性及统计效率。

五、建立车间、生产部、市场部三套统计报表，并与财务实收建立关联

为加强水电统计及资金考核管理。分厂内部建立了一套车间、生产管理部、市场部、分厂财务关联网络。

为什么要建立三套报表，并建立关联网络？首先：从三套报表来看，生产管理部只从车间报表中取抄表底数，再根据计算公式得出的数据与车间统计报表核对水(电)量，此环节便于在统计过程中审查车间报表统计数据的准确性。其次：在与车间报表核对水(电)量准确的基础上，再与市场部核对应收金额。因为一个人在统计过程中难免会出现差错，而通过两个人不同的报表统计得出相同汇总数据且必须得出相同汇总数据的过程，便于发现统计过程中因两个汇总数据不同而进一步查找分析原因，及时纠正统计报表中的错误数据，以提高统计数据的准确性。第三：由财务科核对市场部实收水电量及金额。这一步应要求财务人员对市场部交来的每一张发票进行核实汇总，要对汇总数据与市场部报来的汇总数据进行核对，若双方汇总数据对不上，则应重新核算，查找分析原因，直到双方实收水电量及金额都一一对上为止。再将实收数据报生产管理部以便进行现收资金考核。

通过以上统计报表及考核模式的建立，使得生产部与车间、生产部与市场部、市场部与财务科四个环节之间环环相扣，确保了每一个统计环节的数据准确性。

总之，我们可以充分利用办公统计软件，通过对统计报表的不断完善，不断增强统计报表的准确性，并可通过统计报表来对抄表收费人员进行有效监督，提高抄表收费人员的主动性和积极性，从而加强水电统计及计量管理。

参考文献：

[1]EXCEL与统计[M].中国统计出版社.