浅析“信息系统三大能力”在MicrOsoft EXcel中的运用

[摘要]本文阐述了Microsoft Excel“信息系统三大能力”即记忆／信息存储能力、思维／信息处理能力、交流／信息通信能力，以及它们之间的关系。从“三大能力”可以更好地理解和认识信系统，为相关领域的教育培训及系统研发提供了一个便利的信息系统认知模型。

[关键词]信息系统　microsoft excel　信息处理

一、“信息系统三大能力”背景及作用

(一)背景

信息系统的“三大能力”，即记忆／信息存储能力、思维／信息处理能力、交流／信息通信能力，并对“三大能力”的每项能力以及三者的关系展开了多方位的详细分析和展示。“信息系统三大能力”本质上不属于新概念或新模型。追本溯源，最初的计算机是基于冯・诺依曼体系结构的，具有存储器、运算器、控制器、输入设备、输出设备五大部件，而现代计算机在冯・诺依曼体系结构基础上逐步发展为以三大部件即内存、CPU和I／O为主的计算机体系结构。所以，冯・诺依曼架构及现代计算机的三大部件，早已隐含了“信息系统三大能力”的概念和模型。

(二)作用

当今的信息系统比单台计算机更为复杂。相对狭义地来看，信息系统是以信息技术为基础构成的系统，其基本任务是为人们提供各种服务，例如通信和网络服务、数据管理、Web服务等等。这类信息系统是由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息门户和规章制度组成的以信息流为目的的人机一体化系统。但是，更广义来看信息系统，回到冯・诺依曼架构及现代计算机的三大部件框架，采用“信息系统三大能力”的观点，在教育培训、系统研发中，可以更好地认识信息系统，因OC"信息系统三大能力”的提法，不失为一种有用的信息系统认知模型。

二、信息系统三大能力

(一)记忆／信息存储能力

记忆／信息存储能力，是“信息系统三大能力”中最基础的一种能力，是其他两种能力的先决条件。无论是人还是机器，如果完全没有记忆能力，思维／信息处理能力、交流／信息存储能力就失去了基础和前提。记忆的重要特性之一是时间维度特性，主要就是记忆的时间长短。人脑有短期记忆和长期记忆，计算机则有内存(易失性存储)和外存(非易失性存储)。记忆的另一个重要特性是其空间维度特性。除了存储介质(如电介质、磁介质、光介质)和存储密度外，最有意义的是集中式存储与分布式存储(或称全息式存储)。无论是内存还是外存，信息系统的记忆能力如何，一个主要的指标是记忆容量。其次是存取速度，这也是记忆性能的重要指标。

(二)思维信息处理能力

人脑的思维能力具有复杂性和高级特性。人可以分析、综合，演绎、归纳，抽象化、具体化，可以计算、比较、判断，可以概括、总结，还可以联想、想象，还有直觉、灵感等。人的这种具有高级特性的思维能力，尽管更难以被清晰认识，但思维能力与记忆和交流能力是截然不同的，这本身是清晰的。与人的思维能力不同，计算机的信息处理能力根本可归结为算术运算、逻辑运算、流程控制。在这种简单底层的处理能力支撑下，可以逐层构成函数运算、排序、搜索，方程求解、优化求解，数值计算，符号计算，信号处理，模式识别，以及更高需要思维／信息处理的帮助。比如，人在理解之后记忆效果更好，而计算机存储信息时常作预处理等。

(三)交流／信息通信能力

信息系统与外界的交流／信息、通信，大致可有两个渠道：一是通过思维／信息处理单元；二是直接从记忆／信息存储单元。前者比如人的回忆需要思考，后者比如直接内存访问(DMA)。

三、信息系统三大能力在Microsoft Excel中的运用

Microsoft Exce是美国微软(Microsoft)公司所发展出来的，为目前Windows环境下非常受欢迎的整合性软件包，具有下面三大内容：1、电子表格(spreadsheet)：具有工作表的建立、资料的编辑(包括修改、复制、删除)、运算处理(如公式、函数之运算)、档案存取管理及工作表的打印等功能。2、统计图表：依照工作表的资料设定，绘出各种统计图表，如直线图、折线图、立体图、饼图等，也可以透过图形对象的附加，丰富工作表的内容。3、资料分析：建立数据清单，对某关键栏进行『排序j，将符合条件的记录进行“筛选”等数据库管理的操作。

Microsoft Excel文件技术成熟，随着计算机硬件的发展，它的容量越来越巨大，能够处理的数据越来越多。目前，单个文件可以达到048576行*16384列，每个工作簿参数个数可达255个。同时，功能变得也丰富、强大起来，有强大的数据分析系统、财务函数分析系统、图表分析系统等，功能很多，过滤器下拉列表个数可达10，000个，完全能满足中小型企业的各方面日常管理需求。EXCEL使用很普遍，人们应用很熟练，搭建系统后不会有实施困难，也没有多少培训成本。EXCEL文件本身是通用办公软件，很容易修改和扩展，而且有操作的灵活性，所以它可以随着企业管理的要求不断修改，使其符合企业每个发展阶段经营模式和组织变革的需要。我们可按不同的需要很方便地制作各种类型的图表和标识，可以通过利用Microsoft Excel强大的数据处理功能，完成日常表格数据处理中经常遇到的实际问题。

(一)记忆／信息存储能力在Microsoft Excel中的运用

以往的统计工作采用手工制作、在统计每类的总数时，需要把数据一个一个地加起来，烦琐费时，工作量大，容易出错，不便修改，也不利于做数据处理。而用Excel来作统计工作就十分的方便快捷，且准确无误，具体操作步骤是：①先启动中文Excel：单击鼠标左键选择“开始”-“程序”-Excel，双击鼠标左键打开Excel，出现Excel的操作界面。②根据自己的需要设置标题内容，再设计表格的内容。Excel表格的高度和宽度均可通过鼠标拖动随意调节。“合计”可使用“自动求和”公式。其优点十分明显，可减少大量的手工计算工作，节省时间，提高工作效率；便于修改，如果某数据输入错了，那么在修改了数据以后，Excel会利用它的“自动计算”功能，自动地修改与之有关的所有数据；统计数据准确无误，保证了统计工作的质量。

(二)思维信息处理能力在Microsoft Excel中的运用

Microsoft Excel提供了一组数据分析工具，称为“分析工具库”，在建立复杂统计或工程分析时可节省步骤。只需为每一个分析工具提供必要的数据和参数，该工具就会使用适宜的统计或工程函数，在输出表格中显示相应的结果。其中有些工具在生成输出表格时还能同时生成图表。若能充分学习Excel的统计功能，并应用于处理农业科研数据资料，必将取得事半功倍的效果。Excel“分析工具库”可做的统计分析除本文涉及到的描述统计、直方图外，还包括：单因素方差分析、双因素方差分析、回归分析、相关系数协方差、指数平滑、F－检验(双样本方差)、傅立叶分析、移动平滑、排位与百分比排位、检验等

其它多种分析方法。

(三)交流／信息通信能力在Microsoft Excel中的运用

办公电子化之后，大量的数据采用Excel文档保存，人们习惯了使用Excel保存并处理数据。而互联网的普及让Web应用流行。Web应用与Excel的结合变得常见，用户可以把数据存储在Excel文件中然后把Excel文件上传，服务器解析Excel数据并进行批量处理，从服务器器获取的数据可以采用Excel的形式返回给用户。用户使用Excel进行批量数据的维护通常需要在输入界面设置一些Excel的基本信息，这些基本信息包括有效数据从哪一行开始，Excel文件包含多少个有效的Sheet页，Excel中数据的哪些列是有效的，然后选择Excel文件，最后上传到服务器。在增加一种新功能动的时候只需要设置该功能不同于其他功能的地方即可，而不必复制大量的代码来修改。

四、Microsoft Excel存在的不足

(一)数据量。

当Excel的数据量过大的时候，它的查询和计算的速度会明显下降。

(二)数据安全性

Excel提供了有限的安全性，它只能限制用户访问和修改的权限，但是无法对用户进行角色的管理，也不能对数据进行行级的访问限制。

(三)多用户管理

Excel程序是一个单机程序，所以一个Excel文件通常无法被多个用户同时管理。

(四)跨平台性

Excel只能跨Pc和Jmac两种平台，而大多数的数据库产品可以通过安装客户端的方式运行在任意平台上。

参考文献：

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[6]万木君，符云清，王志刚，“信息系统三大能力”在高职教务管理系统中的应用[J]科技传播，2009(1)：102―104