档案管理应向信息化发展

摘要:档案管理信息化一直是新时代档案管理追求的目标,上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文首先对档案管理应向信息化发展及所遵循的原则进行阐述,然后就当前档案管理信息化的现状进行了初步的分析,最后探讨了档案管理信息化发展过程中应采取的具体措施。

关键词:档案管理;信息化;措施

中图分类号:TN711.1A文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 03-0027-01

File Management Forward to Information

Ren Hongxia

(Jiamusi Municipal CPC Party School ,Jiamusi154002,China)

Abstract:The file management information has been a new era of file management goal, the beginning of the last century,the rapid development of computer information technology management in China an opportunity to file information. Firstly, information on records management should followed develop and elaborate the principles,and then the file management information with a preliminary analysis on the current status. Finally, we discuss the development of file management information specific measures to be taken.

Keywords:File management;Information;Measures

一、档案管理信息化及原则

(一)规范性原则:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现档案馆档案信息化,一方面可以将档案馆的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。八妇女节

(二)安全性原则:随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略。

(三)效益性原则:由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据档案馆原有基础,分析用户需求。选择数字化的内容要“经典”,要有特色,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的、利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。

二、档案管理信息化的现状

(一)社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息化的进程。

(二)档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆藏档案业务基础差。案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案工作信息化。

三、加强档案管理应向信息化发展及措施

《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一,明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理等。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

(一)加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。

(二)加强档案信息资源建设

档案的信息化:所谓档案信息化,就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。加强电子文档资料的归档工作,利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,以便于查找利用。

(三)加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键:做好档案归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。

(四)解决好档案电子文件的保存问题:以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。

四、档案信息化人才的培养

从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。要熟悉档案工作的规律,从而创新更科学、更先进的管理方法。