电子档案管理人员应具备的知识与技能

在电子时代，要使人类活动的真实记录，不因我们档案人员的无能或疏忽而遭受损失，这就给我们档案工作者提出一个划时代的大问题。迎接电子文件的挑战，把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是我们全体档案工作者应尽的职责。

一、管理人员的重要性

电子文件归档后形成电子档案的保存和开发利用，都要靠电子文件、电子档案的形成者及其管理人员实施。没有形成者及其管理人员，一切都无从谈起。因此，培养一支合格的电子文件、电子档案管理队伍就显得特别重要。

（一）电子档案管理的特殊性

电子档案的管理与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性。

⒈信息内容数码化

电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。纸质档案是由文字、图形、图像等直接显示其信息。这样，管理人员对电子文件、电子档案所记录的信息不能直接阅读，要靠通过相应的软硬技术还原后才能知晓。管理人员如不懂相应的软硬件技术和相关设备，就无法管理电子文件、电子档案。

⒉文档处理一体化

电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。离开了电子计算机软硬件技术及相关设备，就没了电子文件、电子档案可言。纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问或参于管理，无须知道文件产生背景及其印刷等有关技术。待到文件阶段的后期，对那些具有保存价值的文件，由文书人员进行收集、整理、归档。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要进行指导，使生产的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、数据格式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行收集、整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。

⒊保管保存技术化

电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多，纸质档案只要符合保管、保护条件，就能达到长期保存的目的。而电子档案长期保存就不那么简单。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异，其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。

⒋利用形式多样化

档案的开发利用，是档案工作者重要任务之一。我们保存档案的目的，就是为了更好地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。对于纸质档案的开发利用，我国已有一整套的方针政策和方法。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的保密问题等等。这些都要根据电子档案的特性，制定相应的政策和方法，不能照搬纸质档案开发利用的政策和方法，而且还要有足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。

（二）电子档案管理的困难性

电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案室；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的人员，都可以管理电子档案。电子档案的管理是由于电子文件的出现而出现的新的事物。我们必须认识到：在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理，是一门新型的档案管理学科。电子档案的管理，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。它必须将这两门学科溶于一休，否则就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理，这就大大地增加了管理的难度。

二、电子档案管理人员必备的知识技能

电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理人员，必须具备以下的知识的技能，才能适应其岗位职责的要求。

（一）档案管理基础知识

⒈了解档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分。

⒉掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法，掌握档案管理和利用中有关信息反馈技术和方法。

⒊掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；掌握档案库房内外温湿度变化的一般规律; 掌握微生物、鼠类危害档案的防治措施、技术和方法。

⒋了解文件的概念，明确文件及公务文件特点、功能及其表现，划分公文立卷范围和编制立卷类目等。

（二）电子计算机应用知识

⒈电子计算机技术。电子计算机是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术，目的是了解电子计算机技术的发展过程及发展趋势。懂得电子计算机的运算器、控制器、内存储器及外部设备等，牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。

⒉电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作，而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题，然后确定计算方法，构造数据模型，写出流程图，选择适用的语言，编写出程序并上机反复调试，直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术，就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。

⒊现代通信及电子计算机网格技术。在现代社会中，人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。认真学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。

⒋办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术。电子计算机在国家机关、社会团体等部门的应用，主要体现在办公自动化和电子计算机辅助设计等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计等基本知识，就掌握了电子文件从产生到动作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。

⒌电子计算机技术在档案部门应用知识。电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。学习电子计算机在档案部门应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等。更深入地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。

⒍设备维护知识。电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这涉及到很多的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。

⒎标准化知识。电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才可能做好电子文件、电子档案的管理工作。

（三）外语能力

要熟练掌握一门外语，要达到能看、能听、能笔译和日常简单的对话水平，满足日常工作和对外交流的基本需要。

综上所述，电子档案的管理，涉及到电子计算机软硬件及网络技术、信息处理技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得电子计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，因此，必须加强电子档案管理人才的培养。只有培养出合格的电子档案管理人才，才能管好电子档案，保证在电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存。