电子档案与纸质档案并存模式探析

电子档案的出现，使人们可以不受时间、地点和距离的限制，只要借助计算机等现代办公设备，就能迅速地处理和传递文件。电子档案在存储量方面更是纸质档案无法比拟的。尽管如此，在当今信息环境下和技术条件下，电子档案还不能完全取代纸质档案，实施二者并存管理，是档案管理现代化进程中的必然选择。

一、电子档案发展的必然性及自身局限

电子档案具有纸质档案无法比拟的优点，如存储量大、储存内容的多样性、异地利用的迅速准确性以及资源共享的便捷性，但电子档案本身也具有一些难以克服的局限。

（一）电子档案依赖于数字化设备而存在

电子档案不同于纸质档案直接以纸张作为载体，而是依赖于一定的数字化设备而存在，这就造成其对计算机的软硬件有着强烈的依赖性。信息化时代的计算机软硬件均在不停地发展，且其发展的速度远远超过了我们的想象，这就给电子档案的保存提出了新的难题，例如不到十年以前，人们普遍运用的尚是软盘，后来又逐步发展为U盘、光盘及移动硬盘。现代的计算机已经没有再设置软盘读取器，这就对电子档案的管理和使用必然造成影响。

（二）电子档案具有易更改性

电子数据的操作具有便利性，但这也使得电子档案具有易更改性的自身缺陷。并且电子档案在修改、复制、删除以后不会留下明显的痕迹，这样就会对档案的原始性和真实性造成影响。同时，电子档案在保管利用的过程中不可避免地会出现格式转化和复制，那么就容易造成新旧文件混淆、难以确认原件的问题。

（三）电子档案的长期储存也存在问题

与纸质档案保存不同，电子档案的储存时间的长短受到储存载体的影响极大。以U盘和移动硬盘为例，其使用均有一定的期限和次数限制，并且可能在使用的过程中受到载体本身质量的影响，如果在突然出现问题而没有备份的情况下，则所存储的数据难以找回，必将造成巨大的丢失。

二、纸质档案的不可替代性

与电子档案相比较，纸质档案本身具有原始性、合法性、凭证性等特性，决定了纸质档案具有不可替代性。

（一）原始性

纸质档案中最有原始价值的当属原稿。原稿又称定稿、底稿等，是经过审阅修改，由机关领导人或作为全宗主体的人物亲自审定、签发或会议正式通过的最后完成和生效的文稿，最大限度地体现了文件形成者思想成果。因此，原稿作为重要的原始文本具有特殊的功能和价值，它不仅记录了创始和修改的过程，更因其唯一性而具有独特的收藏价值和纪念功能。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性、纯洁性，这使之显得尤为珍贵。这种真实和真切难以伪造和修改。电子档案则在这方面不具优势，而且，纸质档案能给后人留下一些个性化的痕迹，而电子档案却望尘莫及。

（二）凭证作用

纸质档案是从工作活动中直接使用的文件转化而成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观、真实性，因此能成为令人信服的历史证据。从纸质档案自身物质状态看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿，印信等，真实可信，难以伪造和篡改，反映出档案是确凿的真凭实据。例如，有些单位部分年代久远的基建档案或房产档案上的印章、发文部门经办人签字、红线图标志等，都保存清晰、完好，那么这些纸质档案在任何时间都可为法律提供有力证据并作为有权威的材料。历史学家称档案为“没有掺过水的史料”，这一点纸质档案当之无愧。

（三）安全性

纸质档案形成后，原件中的内容和形成的特征不会发生变化，但是这种真实性和原始性在电子档案中就不能保证。在电子文件归档时就要花些功夫来确定其内容是否完整、版本是否最终，电子档案载体的物理状态如何，是否有病毒、信息读出的准确性如何等，都应考察。电子档案需要有备份，以确保文件的原始性，特别是防止网络或电脑出问题后电子文件被搞乱、丢失。在保密方面，纸质档案更容易保守秘密，只要看住档案，不丢失、不传递便能做到。而电子档案要麻烦得多。如果有网络存在并贯穿电子档案信息存储、处理、传递的全过程，则既要保证本机的保密工作，又要保证所处网络中每个终端都做到不泄密，同时，除了要防止各种病毒外，更要预防各种非法访问，否则任何一个终端泄密，整个网络将无密可保。另外，纸质档案相对电子档案来说，其保存时间更长。电子档案的载体则对环境的要求更高，保存时间短。

（四）利用的直接性

随着信息化社会的来临，办公自动化的迅速发展，电脑用于档案管理已成为不可阻挡的趋势。然而，电子档案从其产生的那一刻起，就离不开计算机及相应的软件和设备，否则将无法存储、传递与识别。不能直接阅读，必须借助电子计算机还原成可读信息，这种依附性是电子档案本身所无法克服的。纸质档案则不然，一目了然，无需借助任何辅助手段，无论客观条件如何，都能够对所藏档案进行查找利用，不会受客观条件的影响和限制。

三、二者并存是现阶段的必然选择

纸质档案自其产生至今已经形成了科学合理的体系，至今仍然是当今社会档案储存的主要形式，仍然具有很强的生命力;而电子档案是随着信息化时代的到来在档案管理中出现的一个新生事物，也是未来档案管理发展的方向和潮流。同时，电子档案与纸质档案在当前的技术与环境下，各有其自身的优点和无法替代的作用。因此，在目前的技术情况下，在档案管理工作中实行纸质档案与电子档案并存模式是现阶段档案管理工作的必然选择。

结合目前实际来看，绝大多数单位电子档案与纸质档案共存主要有“双套制”和“双轨制”两种类型。双套制亦称“双套归档”，是指文件归档后二者共存，可通过对电子文件制作纸质拷贝以及对纸质文件进行数字化来实现。双轨制通常包含了双套制，是指在文件生成和运转过程中二者的共存，即两种版本文件同时随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件进人运转程序时，就已经形成了电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行分别办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。据中国人民大学信息资源管理学院调查，77.6%的机构完全或部分采用“双轨制”，89.9%的机构采用“双套制”。

参考文献：

[1]高颖.吴荔奸对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].福建档案，2002.1.