电子档案分类管理探析

【摘 要】计算机信息技术与网络技术的普及，为档案工作电子化提供了技术准备与硬件基础，电子档案管理也成为各单位档案工作的重点之一，且越来月发挥重要的作用。然而，在大家广泛关注与研究相关电子档案管理存在问题与对策时，却缺少对于电子档案管理本身的研究，本文立足工作与档案管理的实际，展开电子档案分类管理研究。

【关键词】电子档案 分类管理 管理优势

无论是电子档案还是纸质档案，都涉及到管理的问题。管理的目的，就是为了让档案发挥资源积累、优化总结、警醒教训等方面的作用，为后来的工作作出适当的指导或参考。因而，要立足档案内容的突出特点或作用，根据单位工作的实际，做出切合工作实际的分类。电子档案因为具有存储、传输、修改与整理等方面的优势，因而，更要扬长开展分类管理工作。

1.电子档案管理方法简析

由于计算机技术、信息技术与网略技术的快速发展与不断更新，使得电子档案的管理方法，具有更加多样化的选择性。首先，是电子档案的创作。不管是电子档案以什么样的形式呈现，是word还是excel，都需要工作人员把相关的内容根据工作需要把模板原创出来，再应用于工作中去，进而得到更为详实的工作轨迹的档案资料来，这是档案管理的第一步。实现了人机对话的，完成了档案的从人——机——工作——机的流程。其次，是整理。就是把相关电子档案，按照各种规则、制度或计算方法等，得出相关的结论来，如对具体的工作，根据反馈信息做出总结，对各种相关的检测数据，计算出结论性的数据来等，再反馈给相关部门。再次，是存储。这是最后一项工作，就是在前面工作开展的过程中与完成后，都要对这些资料进行存储，且为了确保档案的安全性，一般要做好备份，以备万一原档案出现差池的时候运用。

2.电子档案分类管理优势探析

由于电子档案，主要是依靠人机对话来完成的。不管多么先进的计算机与其他技术，最终都人来研发、操作的。因而，其分类管理优势，还是相对于纸质档案而言的。一是，占据空间小。对于电子档案的分类，无非较多人手，一般只需要一机一人，便可顺利开展。二是，便于查阅。由于电脑本身软件的查找等功能，无论你需要查阅什么档案，只要里面有的，只需要几秒中即可获得相应的答案，相对纸质档案可以节约大量的时间。三是，易于纠正、修改。电子档案虽然因为一定的程序软件，对于一些相关人而言难以修改，但是，在遵照制度的情况下，按照程序，还是可以做出修改。如总结报告里面的错别字，统计表格里的数据等等。四是，提升创作再运用。对于一些工作经验类的东西，制度、规则类的档案，都可以根据现实的变化，进行完善修改，无须全部，只需要在相关的位置，做出适当的完善、修改与提升就行。

3.电子档案分类管理方法思考

现实的工作虽然鲜活多变，但是，相对于档案管理工作，却有着其万变不离其宗的规律。因而，对于电子档案的分类管理，也是有着规律可循，就是本着方便查阅、借鉴、参考与改进的原则，进行分类。

3.1时间分类

所谓时间分类，也有着各种不同，如按年度分类，这是最常见的一种形式，就把每年度的档案，都归入一个文件夹内，只要是关于这个年度的，都可以在这个文件夹内查找并使用。再如，按周期分类，例如某项工作以三年或两年，甚或三个或两个月为一个周期，则按照这个周期进行归类。同样，在某一个年度里或周期里，也有着具体的月与周的分类，越是深入越明细，为以后的作用做好了总结性的工作。

3.2相关内容分类

就是根据工作性质的不同来分类，如业务开展、员工培训、思想政治教育教育、财务管理等等，每项分为一类，尽可能把相关的内容归类，使得各项工作更加的精细化，既可以看到其过去的痕迹，也可以展望其未来的可能，尤其是在前后工作痕迹的对比中，很容易就可以总结出以往工作的优点与缺点，为以后的工作提供了直接性的直观指导。

3.3部门分类

任何单位都会以工作性质为核心，围绕工作的开展，成立与健全相关的辅助部门，通过这些部门作用的发挥，在他们的合力下追求整体的发展。如工会、党组织、团组织、后勤以及主管单位主要业务的业务部门等等。由此，也可以直接据此作出分类，如工会档案、党建档案、团建档案及更为细化的业务档案等，这种分类方式，可以把部门之间的工作进行横向的比较，各种工作方式、方法、制度等方面的优劣一目了然。

3.4载体分类

这种分类，主要是强调的呈现形式。就是档案，是以文档的形式存在，如word、excel与flash等形式保存，还是以电子图片、录音、影像等形式。通过这样的分类，便于对各种特殊形式的保护，尤其影像资料，一旦造成损坏或丢失，往往是难以修复。再者，一般来说，除文档外的其他形式，都因为占据内存较多，备份等工作也是个难点。当然，由于档案内容性质的特殊，也可以与其他档案放在一起，并做好备份，便于参考，或全面详实的掌握。

4.结语

电子档案的分类管理，虽然可以有多种方式，但任何一种方式，都不是独立的存在的。在实际的工作中，应该结合档案与具体工作，把上述分类有机结合，使其发挥出做好的效果来。在结合中，要注意把握几个原则：一是，突出阶段性主题。无论把那种结合起来，都必须以一种或两种为主要标准。二是，突出重大成绩。档案不仅是对工作轨迹的记录，也是单位文化、工作成绩展现的方式，因而，要注意把成绩突出出来。三是，方便调阅。任何档案都起到了记录与总结的作用，尤其是在年终或阶段性工作收尾时，档案就是评比与总结的凭证，要确保相关部门人员，能在需要的时间内用适当的方式查阅。

参考文献：

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[3]陶水龙，陈伟，田雷，王立，电子档案凭证性保障的现状分析与对策研究[J]，档案学研究，2012，（1）

[4]史玉霜，浅议电子档案的优越性及科学管理举措[J]，档案与建设，2011，（6）

（作者单位：武警北京市总队司令部办公室；北京 100027）