浅析电子档案

中图分类号：G271文献标识码： A

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储、与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。随着目前办公向自动化、网络化、智能化方向的发展，计算机技术在档案工作中的应用范围不断扩展，电子档案在档案管理中也起到了愈来愈明显的作用。

一、电子档案的定义和特性

电子档案是由电子文件转换而来的。关于电子文件，目前我国的定义是：能被计算机系统识别处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。电子文件的归宿是电子档案，电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。电子档案是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，具有物理实态的特征，在记录方式上有如下特性：

1、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有"海量存储"之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

2、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。

3、信息共享性。电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

4、载体的多样性。电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样性。

5、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改、复制、传输、异地调阅或形成文件。

电子档案的利用虽然快捷方便，给人类在经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性等等。这些特性，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等文面与传统的纸质档案有本质的不同。

二、电子档案的管理方法

在计算机作为办公设备的情况下，因为在计算机上可以从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷，案卷这一基本单位也不存在了。

电子档案的接收工作较为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、U盘或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，从网络归档、移交，在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。

电子档案的整理方面，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或U盘等载体上，也就是整理接收来的软盘、U盘和光盘。

三、电子档案的鉴定方法

对电子文件来说，因为电子文件具有易逝性、易更改性，文件信息内容"转瞬即逝"，必须在文件形成之前就决定其是否需要保存及保存时间长短，因此，电子文件的鉴定需超前，不仅要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，还需要对文件进行必要的技术分析。因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现，电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。

鉴定程序：归档以前确定归档文件，并划分保管期限；档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定；对未进档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定其是否需要继续保存。

四、电子档案的编目与检索方法

电子档案案卷级目录消亡，增添了盘带目录这一新型目录。电子档案的每一件软盘、U盘、光盘都要按库房中排列顺序编号，并写标题简要说明各自贮存的内容或年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编成盘带目录，电子档案是全文在计算机上处理，可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索，文件级目录可省去。

五、电子档案的库房管理方法

电子档案多为磁性材料，存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。

六、电子档案的利用方法

电子信息技术的运用使档案信息的利用不再受时间和空间的限制，可以利用进入网络的开放档案，电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足利用者的各种需求。档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。由于它的易更改性和信息的共享性，要运用计算机的限读功能，反删改，反复制，反销毁功能，才能防止泄密，利用方式：可以向利用者提供复制有所需档案信息的磁盘、光盘等；从网上传输；通过电脑上的用户界面直接提供利用。所以，只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，才能做好电子档案的管理，维护电子档案的安全，充分开发电子档案信息资源，使其在日常工作中发挥独特的魅力。