浅谈办公自动化与电子文档管理

[摘　要]当今科学技术的发展日新月异，电子计算机大规模地用在了办公自动化方面，随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展和增效的宝贵资源。同时，这也给我们提出了一个新问题：应如何做好电子文件归档管理，成为新时期档案工作面临的最大挑战和难题。

[关键词]办公自动化；电子文档；管理；问题

由于办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件正在大量产生，并将进一步成为新产生文件和档案的主体。做好电子文件归档与管理，已经成为新时期档案工作面临的最大挑战和难题。在日常管理过程中，常常只是强调对于办公自动化的实现，忽略了对电子文档的管理工作，特别是在企事业档案日程管理之中，对于单机及网络产生的电子文档，常常处于一种无序的状态和专人专管的涨停，一旦某位员工离职，他所处理的各种电子文档都将失去管理。因此，我国在努力创建和实现办公自动化的同时，也应该注重电子文档的管理工作，通过对电子文档的统一管理，可以实现充分利用信息资源提高生产率和工作效率。基于此，本文对办公自动化和电子文档的管理谈点浅见。

一、电子文档管理与办公自动化

（一）电子文档管理取决于办公自动化发展水平

所谓电子文档是指在办公自动化、信息化以及电子政务构成之中产生的各种具有参考和利用价值并作为档案保管的电子文件，它是办公自动化的附属产物。目前，从发展趋向来看，办公自动化的基本构成包括计算机信息处理设备和网络通信系统两个主要部分，办公自动化的发展与计算机技术的不断深化息息相关，特别是计算机技术广泛应用，使办公自动化产生质的飞跃，随着相关技术的发展，电子文件存在形态、存储方式等也随之变化。因此，电子文档的管理工作和管理水平也应该与办公自动化水平相适应。

（二）办公自动化发展的三个阶段

纵观我国办公自动化的发展历程，办公自动化的发展大体上可以分为以下3个阶段。第一个阶段，以个体工作的自动化及电子化为特征。在这个阶段之中，工作人员常常在工作之中，使用个人电脑和办公软件，初步实现了工作过程和工作方式的电子化，使得单位内部的通信载体实现了无纸化和电子化。第二个阶段，以工作流程自动化和网络化为特征。职工在工作之中以网络服务和个人电脑联网为中心，工作之中主要处理的内容是信息（或工作流），初步实现了部门间、企业间的信息共享。第三个阶段，以知识管理为主要特征。主要工作内容是对信息、数据的管理和知识的处理，基本实现了工作流程和个体工作的智能化。

（三）电子文档管理的三个发展阶段

电子文档管理与办公自动化发展3个阶段相适应也经历了3个发展阶段。第一阶段，个体管理阶段。这个阶段中，职工对个人电脑中存储的电子文档进行单机化和个体化管理。第二阶段，网络化管理阶段。这个阶段主要侧重于服务器和网络维护管理和信息的维护管理。第三个阶段，无纸化管理阶段。这个阶段以网络管理和信息化只能管理为基础，实现了真正意义的办公自动化和智能化发展。

二、我国办公自动化及电子文档管理存在的问题

（一）电子文档归档管理工作认识不足

电子文档是指通过计算机进行传输、操作、利用和存储的文件，这些文件常常以数据化和电子化的形式存在。目前，虽然我国基本上实现了办公自动化，但是对于电子文档的管理工作常常认识不足。在很多单位，电子文档只是作为纸质文档的过渡性载体，所谓数据和文件的输出，还是以纸质载体作为归档的文件。他们大多利用计算机来起草文件，但是在归档管理时仅仅使用纸质文件，而那些原始性的电子文件常常不重视，基本上靠个人自律，没有进行统一的管理。

（二）电子文件信息安全管理措施欠缺

电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管、利用等各个环节，都不可避免信息更改、丢失的可能。从电子文件管理实际需要来看，缺乏一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节来阻塞信息失真的隐患，以维护电子文件的原始性、真实性。

（三）电子问低昂归档实行“双轨制”造成资源浪费

在我国，由于对电子文档的真实性和可信性抱着谨慎观点，因此，大多数单位即使在工作之中发送了一份电子文件之后，还要再发一份内容相同的纸质文档，作为最终的管理依据。大部分单位文件归档管理都是采用纸质的电子并行管理的模式，常常纸质文件归档，电子文档再归档一份。这两种文档常常是并行和并存的状态，这种“双轨制”的管理办法造成了大量的人力、物力、财力浪费。

（四）没有实现文档一体化管理

我国的电子文档管理工作之中，还存在着档案管理软件与办公自动化使用的软件不匹配和不衔接的问题，存在着两种软件冲突和不匹配的现象，电子归档的难度比较大。

（五）不安全因素

数字化信息是电子文档的主要形态，电子文档往往在网络之中互相传递，这样非常容易受到网络病毒的感染，常常由于硬件发生问题，使得各种电子文档丢失，这些不安全因素，也客观上制约了电子文档管理的发展。

三、提高电子文档管理水平的策略分析

（一）加强电子文件的收集与整理，提高电子文件的原始凭证作用

加强电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。由于电子文件具备易修改性特征，只有对归档电子文件进行全程控制和前端管理，才能保证归档电子文件的凭证作用。

（二）制定电子文档管理的相关管理制度

当前，电子文档已经成为企业文件管理工作的主要内容，且越来越多的电子文档也迫切需要企业进行统一的管理，它自形成时应有严格的管理制度和技术措施，应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等要求，确保其真实性、完整性、有有效性和安全性。与纸质文件一样，电子文档也同样需要安全、保密、管理、归档、利用。因此，我国企事业单位在日常管理之中，应该加强对于电子文档的管理，且专门为电子文档管理制定相关的规章制度，真正的从思想上和制度上推行企业电子文化的管理工作。

一般来说，制定电子文档管理的规章制定可以从以下几个方面入手：首先明确电子文件的地位和作用，为电子文档管理铺设专用的软硬件设施；其次，相关档案管理部门应逐步完善和制定对电子文档的全过程管理制度，在日常电子文档管理时做到有章可循、有法可依，使电子文档的管理达到规范化、标准化、制度化。最后，成立专门的电子文档管理的部门和人员，对于电子文档进行专门的监督和管理

（三）建立一个专用的“通道”，解决电子文档与纸质文档并行管理的问题

建立一个专用的“通道”，主要是将纸质文件和电子文档以映像方式和文本方式共同存储在一张光盘上，然后利用数据库索引和软件将二者结合，实现电子文档自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。

（四）加强办公自动化系统和电子文档的安全防护工作

对电子文档信息管理的安全隐患，我国企事业单位应该做好电子文档的安全防护工作。首先，应该提高电子文档载体的保存寿命和使用安全，做好电子文档管理的硬件保障工作。其次，对计算机网络系统和计算机使用的实体安全予以保证，要设置专人进行安全管理，保证计算机和计算机网络的硬件安全。第三，要对计算机网络系统的运行安全予以保证，可设定使用文件属性和文件权限限制和使用限制，这在一定规范内保护服务器数据与文件。第四，应该做好数据库备份工作，使得数据信息安全予以保证。第五，做好预防病毒和病毒防护的工作，使得计算机网络系统免受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。再者不允许随便使用外来磁盘、光盘等，必须在使用的过程之中，应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。另外在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。

四、结论

本文就电子文件管理进行了研究，提出了个人观点和看法：首先，本文认为电子文档的管理工作受到网络技术和计算机科技制约，电子文档的管理水平与与办公自动化水平相适应。其次，我国办公自动化及电子文档管理存在以下一些问题：对于电子文档归档管理工作认识不足；电子文档与纸质文件存在着并行使用和并行管理的状态；没有实现文档一体化管理，不安全因素。最后认为可以从几个方面入手提高电子文档管理水平：提高电子文档管理的重视程度，制定相关的管理制度；建立一个专用的“通道”，解决电子文档与纸质文档并行管理的问题；加强办公自动化系统和电子文档的安全防护工作。