管理系统下资料管理论文

一、管理系统在档案资料管理模式中应用的作用分析

管理系统在企事业单位中档案资料管理模式中的应用有着较强的积极作用。无论是企事业单位内部使用还是以产品形式来进行开发使用，管理系统的需求都呈增加的发展趋势。伴随着社会经济的快速发展，档案资料管理所面临的情况呈复杂化与多元化的发展趋势，企事业单位对档案资料管理的要求越来越多，所面临的程序也日趋繁琐，传统的档案资料管理模式面临着新的困难与挑战。在信息资料不断膨胀的背景下，档案资料管理工作如何能够适应社会发展的需求，提高档案资料利用效率，是企事业单位发展必须要面临的问题。设计与开发出能够推动企事业单位在档案资料管理水平发展的管理系统，对于企业事业单位档案资料管理水平的提高有着重要的作用。以信息化技术作为基础，实现档案资源的有效管理，预防由于人为的错误而产生的档案资料管理方面的问题，管理系统的应用有着重要的作用。企事业单位作为组织建立基于管理系统的档案资料管理模式，能够使档案资料的增、删、查以及改等处理更为快捷便利。通过管理系统的应用，实现档案资料管理操作全程在计算机上进行，进而降低了纸张方面所耗费的成本。通过对基于管理系统的档案资料管理模式中系统功能的提升，实现上万条数据的存储，数据库的应用能够提高档案资料管理的保密性与可靠性。综上所述，管理系统在档案资料管理模式中的应用有着不可取代的作用，对提高档案所具有的功能有着重大的现实意义。

二、基于管理系统的档案资料管理模式优化建议

不同的企事业单位，在档案资料管理模式方面存在着一定的区别，这就决定了在基于管理系统的档案资料管理模式的应用方面也会有一定的差别。本文仅对通常存在的管理模式优化建议进行论述。

1.加强管理者的重视力度。

加强管理者对基于管理系统的档案资料管理模式优化的重视力度。对于任何企事业单位来说，管理者的重视是管理系统在档案资料管理模式中作用发挥的基础。只有不断提高管理者的重视力度，才能促使企事业单位在管理系统的应用方面进行投资，制定相关的规定对管理系统在档案资源管理模式中的应用进行规范化的管理。除此以外，还应不断提高档案资料管理工作人员的专业知识与实践技能，只有这样才能为基于管理系统的档案资料管理模式作用的发挥奠定人力资源方面的基础。

2.优化技术方面的应用。

基于管理系统的档案资料管理模式在应用中还应不断进行技术方面的完善。管理系统从组成来看，主要包括前台系统与后台管理系统两个不同的部分，这两个部分共同组成档案资料管理系统。管理系统使用java语言的同时结合JavaScript、HTML以及JSP等技术进行系统开发，以Tomcat应用服务器为基础建立运行环境，除此以外，还结合MySQL来建立数据连接关系。此类系统由于是JSP技术开发的，使得其有着较强的可移植性，也就是说，只要对配置文件进行修改就可以在不同服务器上进行运行。管理系统可以通过技术方面不断的优化实现其应具有的功能。常见的功能包括实现档案资料的展示；完成档案资料的录入上传以及备份存储；优化档案资料的搜索功能，管理系统用户在查询中可以通过文件编号，名称与密级等相应的属性实现对档案资料的查询；通过人机交互模式的应用满足了档案资料用户在咨询与利用等方面的需求；一体化管理推动档案资源管理规范化与程序化的应用等等。

3.提高利用效率。

企事业单位的档案资源对于促进企事业单位的发展都有重要意义和不可替代的作用，因此基于管理系统的档案资料管理模式还应不断提高自身的利用效率。具体来说，就是要改变企事业单位档案管理的封闭或者半封闭传统模式，以网络信息平台为基础，提高对档案资料的开发效率与利用效力，避免企事业单位档案资源出现闲置的情况。将档案资料管理与企事业单位的业务进行有机结合，利用企事业单位计算机相关管理软件进行档案资料的归档，还可以利用计算机网络等新技术，建立企事业单位档案资料网络信息服务平台，从而提高企事业单位档案资料管理水平。通过基于管理系统的档案管理模式的应用，让企事业单位的档案资料管理能够提高档案管理效率的同时，提高自身在档案工作方面的形象。如，通过互动性的档案资料上传，用户留言，使得网站更具人性化等等。基于管理系统的档案资料管理模式在企事业单位积极作用的发挥受多方因素的限制，这就决定了企事业单位应从自身的实际情况出发来开发档案资料管理系统。只有这样才能够实现对所需要档案资源的有效收集与整理，在系统平台上实现档案资料信息共享以及重复利用，发挥管理系统在档案资料管理模式中所具有的强大作用。

作者：申振锋 单位：河北邯郸市政府办公厅