档案工作应急管理机制建立的探讨

当今社会是一个高风险社会。各种突发事件频繁发生，给经济社会发展和人民群众生命财产安全带来严重威胁，也给档案工作以及馆（室）藏档案安全带来严峻挑战。突发事件的普遍存在性以及对档案工作的危害性凸显出档案工作应急管理机制建立的必要性与紧迫性。

一、建立档案工作应急管理机制的必要性

1.建立档案工作应急管理机制是确保档案安全的根本保证。近年来，突发事件频繁发生已成为不争的事实。导致档案安全问题的突发事件主要有自然灾害和人为灾难两大类。自然灾害主要包括地震、洪水、海啸、台风、泥石流等；人为灾难则包括战争、恐怖活动、武装冲突、蓄意纵火、病毒破坏等。无论是自然灾害还是人为灾难，它们的发生都在不同程度上对档案部门以及馆（室）藏档案造成损害，若不及时采取有效应对措施，馆（室）藏档案就很有可能遭遇“灭顶之灾”，更甚者部分历史也会随之“失忆”。在当前各种突发事件接踵而至的情况下，建立健全档案工作应急管理机制是确保档案安全的必要手段，是做好紧急状态下档案工作的关键。通过档案工作应急管理机制的建立及运行，采取各种科学化、规范化的应急管理方法与措施，能够尽最大可能地保证档案安全，从而保护国家财富、社会记忆的完整与安全。

2.建立档案工作应急管理机制是提升档案工作水平的内在需要。为适应突发事件频繁发生的情况，各级政府部门纷纷加强自身应急素质的培养、提升应急处理能力。然而，大部分档案部门对紧急状态下档案工作的重视不够，缺少相应的人、财、物投入，这种相对“冷漠”的态度不应是档案部门面对各种突发事件现状该有的表现。档案行政管理部门作为档案应急管理工作的组织者，应高度重视档案应急管理工作，通过建立健全档案工作应急管理机制，进一步完善档案工作内容，提升档案工作水平。

3.建立档案工作应急管理机制是健全我国应急管理体系的重要举措。近年来，在党中央、国务院统一领导下，分类管理、分级负责、条块结合、属地为主的应急管理体制基本确立，统一指挥、反应灵敏、协调有序、运转高效的应急管理机制初步形成，尤其是2007年11月1日开始施行的《中华人民共和国突发事件应对法》（以下简称《突发事件应对法》），标志着我国应急管理工作在规范化、制度化和法制化的道路上迈出了重大步伐。2008年10月2日，国家档案局根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《突发事件应对法》等法律法规制定了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，这是我国档案应急管理工作的纲领性文件，对于有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件，确保国家档案资源的安全具有重要的现实意义。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要手段，档案应急管理工作是政府应急管理工作的重要内容和组成部分。档案工作应急管理机制的建立，是健全我国应急管理体系的重要举措，对于完善我国应急管理体系、全面提高我国政府应急管理工作能力和水平有着重要的现实意义。

二、档案工作应急管理机制的建立

1.突发事件前预警机制

第一，树立科学的危机意识。突发事件频繁发生的现状已使人们切实感受到了树立危机意识的必要性和重要性。针对档案工作过程中有可能发生的突发事件，档案工作人员应做好充足的思想准备，既要求档案工作人员树立随时为抢救在突发事件中遭受灾害的档案而战斗的意识，也要求他们具备在突发事件中抢救档案的素质和能力。为此，档案部门首先要建立严格的值班制度，加强对突发事件的监控，并且对其他信息如天气预报信息等进行收集、整理和分析，从中发现潜在危险，做到早预防、早发现、早处理；其次，档案部门要加强对档案工作人员的培训和教育，增强档案工作人员的防灾减灾意识、保护档案安全的意识以及相应的能力；再者，档案部门要适时进行必要的应急处理模拟训练，从实践中锻炼、提升能力并形成良好的档案安全保管及灾害应急氛围。

第二，制定有效的应急预案。档案工作突发事件应急处置预案包括应急工作原则、应急组织体系、启动及终止预案情况等方面的内容。它是针对在档案工作中可能遇到的突发事件所做的一般性、指导性的处置方案，对于增强应急管理工作的计划性、有序性、科学性具有重要的现实意义。

第三，做好充足的物质准备。在物资方面，主要是指在突发事件应急处置过程中所需的各种设施、设备的准备工作，如灭火、除湿、去酸、消毒、防水等必要的档案安全保护设备和耗材，而且还要对这些设备进行定期检修和维护，保障其使用效果。在财力方面，档案部门应当将对档案的抢救和保护资金列入部门的财政预算之中，从而保证在突发事件应急处置过程中各项措施得到有效的实施、落实。

2.突发事件中抢救机制

其一，组建强有力的应急队伍。应急决策队伍主要负责在突发事件危及档案安全时指挥部署档案救援工作。应急执行队伍包括救护组、保卫组、供应组等，在决策队伍的领导下，对其范围内的任务负责。

其二，制定有效的档案转移、抢救措施。突发事件发生后，各相关单位负责人及救援队伍要及时赶到事发现场，根据实际情况采取适合的措施实施对档案救援。在救援过程中，确定转移、抢救档案的先后顺序要综合考虑档案珍贵程度、抢救难度等各个方面因素，优先考虑抢救保存价值高、抢救难度小的档案。全体救援人员都应该遵循“统一指挥、服从命令”、“主动出击、团结协作”、“灵活应对、最小损失”的原则。依此，档案才能在最短时间内得到有效转移、抢救，减少损失。

其三，建立畅通有序的信息传递制度。档案工作紧急抢救机制应实行逐级报告制度，各级档案部门按规定时间自下而上逐级报告档案受灾、档案抢救情况以及之前采取的措施产生的效用情况等，以便于上级部门总揽应急工作全局，从而合理配置救灾资源，进一步对应急工作提出科学的指导意见。除对上汇报外，还要加强同级之间的沟通、协调，确保信息共享，降低救援不力此类状况产生的可能性。这样，各级档案部门能够准确地了解、把握档案应急工作的进展状况，同时也可以加强各级档案部门的互相沟通和交流，对档案工作应急管理机制的顺利运行有着重要意义。此外，信息的传递不只在档案部门之间进行，还应包括档案部门与社会大众、新闻媒体等外部关注群体之间的信息沟通。除一些保密信息外，对于档案的受灾、相关部门采取的措施以及措施所产生的作用等各方面的情况均应向公众公布，增加应急工作的透明度。

3.突发事件后补救机制

一是受损档案记录、修复等灾后重建工作。档案部门要组织专门人员对受损档案以及未得到及时抢救的档案进行记录、统计，与此同时，应针对不同的灾害和不同的档案载体，制定与之相应的档案重建工作方案，主要包括散乱档案的整理、馆藏档案顺序的恢复、受损档案的保护、抢救和恢复等。档案的灾后重建工作不能仅依靠档案部门，还需要其他部门如财政、民政、电力等部门合作，以修缮灾后损毁的馆库和各项设施，从而尽快恢复受灾地区的档案正常工作。

二是善后总结工作。突发事件过后，档案部门要组织相关人员对此次突发事件应急管理过程进行详细的记录、总结，包括突发事件发生前的准备工作、事发原因分析、档案以及档案部门的破坏程度、各级相关部门所采取的一系列的措施、抢救的档案情况以及档案的修复情况等。根据对突发事件前后的详细记录，总结档案部门在处置突发事件过程中的成功经验和不足之处，为档案工作应急管理机制的进一步完善提供依据。

参考文献：

［1］杨中华.突发事件对档案的危害及应对策略.四川档案2005（2）.

［2］王娅包广明.建立档案工作应急机制初探.云南档案2008（11）.

［3］常崴鞠艳.档案应急抢救机制的建立.北京档案2005（11）.

［4］郑丽.突发事件档案管理初探.兰台世界2006（3）.

［5］北安市档案局.北安市档案馆突发事件应急预案.

注：国家档案局科技项目“档案部门突发事件应急预案体系建设研究”（批号：2011-R-13）和湖南省档案局科技项目“档案部门防治自然灾害应对策略研究”（批号：2009-H-02）阶段性研究成果。

（作者单位：湘潭大学公共管理学院）