浅析房产档案风险与对策

摘 要：风险意识的淡薄会在很大程度上导致房产档案管理上的盲目,只顾当前效益,缺乏前瞻性,给房产档案建设带来隐患。当突发的风险出现时,由于对房产档案管理的风险认识不够,缺乏应对突发风险的管理措施,带来的后果可能是灾难性的,损失将无法挽回。加强档案风险教育，增强房地档案的风险评估，加强房产档案的风险管理，建立档案异地备份，可以使重要的房产档案避开同一灾害对档案造成的损害，从而对档案起到保护作用。

关键词：房产；档案；风险；对策

中图分类号：F29 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2011）03-0184-02

房产档案是城市建设和管理的基础，它是确认房屋产权的重要依据。房产档案管理是一项信息量大、变动关系复杂、事务性很强的行政管理工作。房产档案是非常宝贵的历史资料, 由于受到经济水平的制约和观念的影响，房产档案的抗风险能力比较低。房产档案存在以下风险：

1.不可抗力的风险

在平常档案管理过程中，我们基本采取了防火、防潮、防虫、防盗等处理措施，一旦遇到山洪、地震、海啸、泥石流、战争等不可抗力因素时，房产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。汶川大地震其巨大的破坏作用，使很多房屋被夷为平地，造成了巨大的财产损失和人员伤亡，很多房地产所属物化为乌有，不少房产档案也毁于一旦，毁损了大量宝贵历史资料。事实上，不只是地震，其他如洪涝灾害、特大台风、雪灾、冰雹、等自然灾害，以及火灾、战争等突发事件，都有可能威胁到档案的安全和利用。

2.房地产档案信息化风险

在信息化的管理过程中，大量数字信息都储存在硬件设备中,设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘等设备，如果保管不当，就有可能发生损坏以及老化等现象，从而导致大量数据的损坏、损失。存储设备都有一定的保存年限，需要不断的拷贝和更新。如果更新不及时，也可能造成损失。

信息化的操作要求技术性比较强，一旦操作失误就有可能带来损失，比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。如果和银行、税务等部门通过互联网或内联网进行电子化的档案信息传输的时候，就会遇到传输风险。如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒、遭遇非法窃取档案信息等，如果没能很好地防范，就有可能造成严重损失。

网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础，同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、信息窃取、病毒蔓延、技术落后、措施不到位、制度不健全、管理不规范、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全，面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。

3.人才风险

档案信息化的建设和实施，需要既懂计算机网络技术又精通业务的复合型人，因为无论是系统软件的选购、研发，还是信息化的具体实施、维护，都需要这些人才的支撑。国家信息化测评中心的统计结果显示：我国信息化指数表明，信息化人才匾乏是导致档案信息化项目实施失败的主要原因之一，尤其是专业性复合型人才的缺乏，致使房产档案部门很难真正开展档案信息化建设。由于信息技术比较复杂，在应用技术的过程中会产生风险,许多房产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而造成操作不当，进而影响房产档案信息的真实性、安全性和完整性。如何挖掘和培养信息专业技术人才，留住复合型人才并充分发挥出他们的潜力，也是房产档案信息化实施过程中面临的重要风险。

房产档案风险对策。

目前，房产档案管理应对不可抗力风险意识非常差，房产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在房产管理部门领导和工作人员对房产档案的风险认识不足，缺乏应对房产档案的风险管理措施。要应对房产档案的各类风险，就必须树立正确的风险意识。

1.加强档案风险教育

由于认识上的偏见，房产部门领导对档案管理岗位需要吸引人才不够，从事档案管理的人员综合素质相对较低，档案管理人员普遍对房产档案的风险认识不够。应对档案管理人员进行教育培训，提高他们对房产档案的风险认识，对规避房产档案风险有良好的效果。房产档案管理要求的复合型技术人才，档案岗位对人才的吸引力不够。档案管理的人才风险也就时刻存，需要从政策和待遇等方面给档案管理人员以优惠，通过教育培训能够提高档案管理人员对档案风险的认识，确保房产档案建设的安全开展和顺利进行。

2.增强房产档案的风险评估

提高房产档案的抗风险能力，需要不断提高认识，这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来。风险评估就是对房产档案在使用和管理过程中可能出现的风险进行预测, 风险评估是应对风险的前提给定某一风险的概率。风险评估就是风险量化，通过比较风险的大小，来决定是否需要采取相应的应对措施。具体的风险的评估可以结合实际情况，聘请相关的评估专家来进行。

3.加强房产档案的风险管理

不同地域，不同的单位房产档案面临的风险也不一样。国家应该制定相关的法律和政策，对房产档案的资金风险、知识产权风险和技术风险进行控制。必须充分研究房产档案存在的风险,做好统筹规划，做好房产档案的风险防范。避免房产档案管理的重复投资，保证资金的合理利用，预留风险保证金，制订建设规划，防范资金风险。一定要结合本单位实际情况，根据风险评估结果，采取提前进行规划，避免档案建设重复投资，采用逐步更新、持续改进的技术措施，规避技术风险，缓解管理、人才方面的风险等，灵活运用各类应对策略及时有效降低风险。

4.增强房产档案的抗风险能力

科学技术的进步,给房产档案的管理带来了新的技术手段, 只有投入大量的人力和物力，才能使房产档案管理的信息化建设提供了可靠的保证。随着计算机技术的发展和普及，档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。一方面要对库存档案整理扫描，另一方面新入库档案资料需要进行整理扫描，办理完毕的房产档案在进行纸质档案归档的同时，也要进行电子文件归档，将该电子文件拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保，一套供查阅使用，一套异地保管。只有不断增强房产档案的抗风险能力，才能更好地发挥房产档案作用。

5.建立房产档案异地备份

针对汶川地震造成当地档案资料严重损失的情况，住房和城乡建设部2009年曾发出通知，要求各地建设主管部门开展本地重要档案的电子化、数字化载体在异地备份的相关工作，以确保档案的安全和应急利用。

由于房产档案的特殊性，异地备份可以说是目前保障档案安全的最有效方法，在备份基地的选址上一定要严格遵循上述原则。国家档案局曾对重要档案数据异地备份工作提出“选择异地备份场所，以相聚300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜”的要求，这些都为选择和建立房产档案异地备份基地的外部条件提供了参考依据，因此房产电子档案的异地备份工作应当引起各级房管部门的重视。2010年，江苏省建设厅与新疆建设厅协商，将江苏省建设档案异地备份地定为新疆地区。江苏省建设厅正在制定下发关于建立健全房产电子档案异地备份制度的意见，使不同地区档案馆之间的异地备份工作有章可循，有据可依。在此基础上，形成一套规范的操作方法，以统一思想，促进各地间的合作。

为此，我们既要有风险意识，积极宣传教育，又要有防范意识，采取有效措施，积极应对。同时拓展数字化房产档案的范围，完善房产档案管理实际业务与业务数据的存储、备份相结合。各地房管部门可以实现数据集中联网，从而达到数据异地备份的目的。尽量压缩数据，来保存更多的房产档案信息，以便于通过网络实现跨地传输。异地备份保存重要档案的范围、方法步骤、工作要求：房产档案“形成一批、鉴定一批、备份一批”。汶川地震表明，加强房地产档案的风险管理，提高房地产档案的抗风险能力已经刻不容缓。