浅析馆藏档案不断重复的原因及对策

馆藏档案重复问题是档案馆工作中普遍存在的急需解决的问题，一方面档案馆经费不断减少，另一方面档案重复占用库房、装具等，日常维护费用巨大，浪费不少资源。结合现状、成因，提出有效措施优化馆藏结构，保证合理配置管理资源。

一、馆藏档案重复的现状

根据对若干档案馆馆藏情况进行调查，可以得知平均每馆馆藏重复件占总数量的20%左右。曾经在某档案馆数据库中对重复情况进行调查，在馆藏档案文件目录中进行搜索一份政府名义制发的表彰文件，结果检索出42份分布各宗的相同文件，无意义的重复清理工作不是短时间可以完成。

二、馆藏档案不断重复的原因

造成馆藏档案不算重复的原因有两方面：

1、全宗划分与有关业务规范欠合理

国家档案局1987年颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档范围》是现在档案馆广泛沿用的，目前档案馆全宗划分是按照地方党委和政府各部、委、办、局都各为一全宗的模式，但国家档案局颁布的这两个文件除了强调全宗档案系统完整还规定了：直属或非直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的重要或一般文件材料都划为永久、长期保存，涉及本机关的表彰、处分、认识劳资、财政经费等文件也作为永久、长期保存。这样的话，发送方和接收方为不同机构，就是各为一个全宗的情况，为了保证全宗内档案的系统完整，这些文件都归档就造成了重复。国家档案局已经意识这一问题在讲话中指出要做好修订工作。

2、管理观念陈旧封闭

档案馆的管理观念还是按循旧例，没有用到现代的开放理念进行创新管理，不能很好的分析、处理馆藏重复问题，管理人员并没有意识到馆藏档案重复的弊端，在第一个原因出现的时候如果意识到可以根据馆藏实际情况采取一些方法避免的，主要原因还是由于先进的管理理念和方法。管理人员不应该盲目遵从旧例，要根据本馆的实际情况以及档案管理技术的革新来改变管理方案，坚持关注档案管理技术的发展，并且不断自我充电跟上发展的脚步，而且在工作中遇到的难题总是堆积，没有去想办法解决，管理人员自我素质没有提高等也是原因之一。

三、馆藏档案不断重复的解决对策

1、树立现代开放的观念

首先，要解决馆藏档案的重复现象需要从宏观着手，在整体上优化馆藏结构，立足于实际做出调整，真正为各项事业服务。系统论原理告诉我们，在实际工作中局部与整体是有着错综复杂的交叉关系的，如果每一个局部性能都是好的，那么整体性能也一定是好的，但是如果每一个局部系统都在争取自身的最佳效益，那么整体并不能保证得到最佳效益。在管理馆藏档案上也是如此，要顾琮整馆状况，过分强调各宗档案完整性会导致整体结构不合理，价值低。同时，管理人员还应该及时更新自己所学，掌握先进的档案管理技术，用科学的方法来解决遗忘积留的难题，跳出旧的思维模式，勇于创新，提出解决馆藏实际问题的新方案。

2、积极实施《归档文件整理规则》

根据《归档文件整理规则》，在馆内推行计算机文档一体化管理，档案整理以件为单位分门别类，然后建立起计算机数据库，将馆内各宗文件归纳整理，建立起各全宗共同的计算机文件及目录数据库。利用计算机技术实现各个文件的办理、整理、归档，将所有文件归档到数据库中，这样可以凭借计算机强大的检索功能来检索所需文档，同时对文档的管理也能更便捷。在以往手工检索时，为了确保档案的完整，有些文件交叉归档在不同全宗，使得馆藏严重重复的情况可以通过电子数据库得到解决。

档案利用者的利用行为本身是需要付出成本和“代价”的。利用者需要付出时间和精力、人力、物力和财力来真正实现与档案信息的互动。在利用者所付出的成本中，除了较为独特的“档案原件”利用要耗费较大的财力和资金，绝大部分利用活动主要花费的都是时间成本，并以同样时间内不进行档案利用而进行其他生产活动创造其他收益的“机会成本”形式存在。因此，档案部门一定要在利用活动中重点考虑档案利用的时间成本，通过各种利用方式优化、档案信息整合来尽力降低利用者的成本投入，从而提高档案的有效利用度。

定期主动档案信息。档案部门作为目前现行文件服务的重要主体，并实际参与了政府信息的管理和服务，应该加强与国内外政府信息和服务的衔接和合作，定期关系到国计民生的重大档案文件信息，降低利用者获取档案的时间成本和机会成本。比如在美国，所有的政府公开信息以及几百种政府表格都已经在网上，并提供下载服务。档案信息服务的基本形式应该是文件方式和数据库方式，以文件方式组织的档案信息主要可以由文档文件、图像文件、音频文件、视频文件等四种类型。运用数据库方式进行档案信息，主要是利用了数据模型对信息进行规范化处理，利用关系代数理论进行了数据查询的优化，从而大大提高了档案信息数据的可操作性。

3、归档应立足于本单位直接形成的文件

馆藏档案电子数据库的建立和共享，帮助馆藏管理避免了不必要的重复，立档单位只需要收集和整理本单位直接形成的，单位重大活动和有重要参考价值的资料立档。在各个行政区域内普发的文件由发送文件的单位归档，有必要留档的接收单位可归入短期归档。对于上级和本级党委、人大、政府、政协的文件由本级党委、人大、政府、政协归档。上级主管部门下发的文件则由接收部门归档。这样分别管理，避免了全宗间的档案交叉重复又能保证各工作历史面貌。

综上所述，档案馆全宗划分不合理，管理工作不能与时俱进，缺乏先进开放的创新理念，导致馆藏档案重复，造成大量档案管理资源的浪费。档案数据库的建立以及管理人员学习的先进技术将是解决馆藏档案重复问题的契机，在现代化的管理下对馆内档案文献进行整理，从馆内实际出发制定适合本馆的规章制度，跳出守旧的思维方式，树立现代管理观念，相信一定可以解决好馆藏档案重复问题。

参考文献：

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[2]蒋冠.国家综合档案馆馆藏资源建设策略探析［J］.档案学研究，2011，（05）

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